Mýtus a realita zavádění elektronických výběrových řízení v malých a středních firmách

Elektronizace výběrového řízení je obecně považována za efektivní nástroj ke zvýšení transparentnosti, férovosti, rychlosti výběrového řízení a k dosažení podstatných úspor nákladů.

Již tato věta by měla manažery a majitele malých a středních firem přesvědčit, že elektronizaci výběrových řízení neboli e-tenderingový (e-sourcingový) nástroj ve své firmě potřebují. Realita je však jiná a většina malých a středních podniků v elektronizaci firemního nákupu zaostává za všeobecně uznávanou dobrou praxí.

Navíc, mezi manažery a majiteli panuje několik mýtů a předsudků o náročnosti zavedení e-sourcingu i určitý skepticismus ohledně reálného přínosu tohoto nástroje pro firmu.

V tomto článku se pokusím uvést na pravou míru osm nejčastějších mýtů o elektronizaci výběrových řízení.

Přínosy e-sourcingu pro malé a střední firmy

Zastavme se nejdříve u klíčových benefitů pro malé a střední firmy:

- auditní stopa, archivace, transparentnost, ztížení korupčního jednání,

- přehledné a automatizované srovnání nabídek, výsledný report, automatické předání ke schválení,

- oslovení všech potenciálních dodavatelů „jedním klikem,“

- úspory administrativních nákladů, přehled kdo předložil nabídku, možnost automaticky upomenout kandidáty,

- snížení cen vhodnou kombinací konkurence, vyjednávání, e-aukce, přesně tak, jak to nákupčímu vyhovuje.

- propojení s firemním software tak, aby to firmě přinášelo užitek.

A abychom byli poctiví a objektivní, M. Overvest uvádí ve svém populárně laděném článku i několik nevýhod e-tenderingu, ke kterým jsem doplnil komentář, jak Promitea tyto nevýhody řeší:

- Standardní formát předložení nabídky limituje dodavatele ve vysvětlení přidané hodnoty své nabídky, případně nabídce alternativ. Promitea to řeší tím, že dodavatel může doplnit k nabídce komentář, který není rozsahem omezen. U standardních plnění však dodavatelé této možnosti využívají jen minimálně.

- Dodavatelé nemohou nabízet svá inovativní řešení. Promitea opět umožňuje inovace nabídnout formou přílohy k nabídce nebo komentáře. Je na nákupčím, aby zvážil, zda je inovace relevantní a zohlední ji.

- Platforma je pomalá a nestabilní. Ze zkušenosti Promitea k těmto situacím nedochází vinou software, ale nikdy není možno je 100 % vyloučit.

- Nákupčí musí věnovat čas tomu, aby se naučili pracovat s e-sourcingem. Ano, ale především u menších a středních firem je zkušenost Promitea následující: Úvodní dvouhodinové online školení, potom si nákupčí vyzkouší 2-4 sourcingy a zavolá, když potřebuje pomoci, potom společně nastavíme šablony a potom o nich neslyšíme dokud nejsou připraveni se posunout na další úroveň, kdy se cyklus opakuje.

Mýty o zavádění v malých a středních firmách

Oblasti bariér zavádění se odborná literatura věnuje již 20 let a nedochází k žádnému významnému posunu. Kazak a kolektiv (2022)[1] zkoumali bariéry zavádění e-tenderingu specificky ve stavebnictví a identifikovali osm bariér, které lze podle mého názoru aplikovat na většinu firem, které tímto nástrojem ještě nedisponují. Bohužel, reálně se jedná o tradované mýty bez reálného základu, které firmám brání radikálně, krátkodobě, snadno a levně zlepšit a zefektivnit nákup. Pojďme proto nejdříve jednotlivé mýty vyvrátit fakty.

Mýtus 1: Nedostatečná bezpečnost dat

Všechny e-sourcingové nástroje jsou dnes nabízeny formou SAAS, tedy software as a service, kdy zákazník platí předplatné a za to získává možnost software využívat. Všechna data zákazníka jsou uchovávána na cloudu, obvykle u renomovaných poskytovatelů a zákazník má možnost si vytvářet zálohu všech dat na záložním serveru. Z hlediska zabezpečení dat jsou cloudové systémy stejně bezpečné jako vlastní servery, zvláště, pokud existuje záloha. Tento mýtus pramení především z předsudků IT pracovníků, kteří v principu považují všechna externě sdílená data za nedostatečně zabezpečená. Jak dodává ředitel nákupu, vystudovaný IT: „Opatrnosti nikdy nezbývá, ale zase není na místě být paranoidní. Nepoctivý nákupčí je pro únik dat daleko nebezpečnější než cloudová řešení.“

Mýtus 2: Vysoké náklady na implementaci

Tento mýtus má reálný základ, který však pramení z nepochopení. Nemohu sice mluvit za všechny poskytovatele, ale pokud jde o běžné organizace,  jsou náklady za zavedení základního e-sourcingového systému finančně i časově zanedbatelné, protože se jedná o cloudové systémy. Především menší firmy jsou v tomto ohledu „nekomplikované,“ a mohou začít prakticky okamžitě. Samozřejmě u velkých organizací, které chtějí e-sourcing modul plně integrovat do podnikového ERP systému už je potřeba s určitými implementačními náklady počítat, ale opět se jedná po poměrně malé částky, pokud se zrovna nerozhodnete pro „pozlacené řešení, kde platíte především za značku. To že jsme menší a o řád levnější ještě neznamená, že jsme horší,“ dodává František Bumba, jeden z duševních otců e-sourcingového modulu Promitea.

Mýtus 3: Odpor ke změně

Z naší zkušenosti mají nákupčí vždy určitou nedůvěru k novotám, které přicházejí shora a které se prezentují jako „digitální transformace nákupu,“ protože se obávají dodatečné administrativy bez reálného přínosu pro svou každodenní nákupní práci.

Na druhou stranu, slovy manažerky nákupu: „Když jsem přišla do nové firmy a zjistila, že výběrová řízení řídíme jako ve středověku, mým prvním krokem bylo zavést e-tendering v úplně osekané formě, aby si na něj lidi zvykli, a teprve potom jsem ho rozšiřovala o další funkce. E-sourcing je jako kdysi mobilní telefon. Na začátku ho nepotřebuješ, protože nevíš, jaké benefity ti přináší, ale když ho vyzkoušíš aj zvykneš si, nedokážeš si bez něj život představit.“

Jinými slovy, odpor ke změně k lepšímu lze překonat poměrně snadno, ale je potřeba být důsledný v období, než se pozitiva plně projeví a kdy je nutno vynaložit úsilí k zvládnutí nového elektronického nástroje.

Mýtus 4: Nedostatečná zákaznická podpora a nefunkční platforma

Není jasné, odkud tento mýtus pochází. Je pravda, že výjimečně dochází k problémům v e-aukčních síních, kdy dodavateli vypadne internet nebo dojde k lidské chybě v desetinné čárce, ale to je prostě reálný život. Naopak, poskytovatelé e-tenderingu velmi dbají na stabilitu systémů, takže třeba software Promitea v posledních 2 letech registruje 0 chyb typu A, tzn. neohlášený a kompletní výpadek systému.

Stejně tak jsou všechny e-sourcingové nástroje, které znám, intuitivní, uživatelsky přívětivé a poskytovatelé poskytují skvělou zákaznickou podporu. Spíše je problém v lidech, kteří neumí zvednout telefon a zeptat se.

Mýtus 5: Technické překážky zavedení

Tento mýtus se dá shrnout do jednoduchého přísloví, kdo nechce hledá důvody, kdo chce hledá způsoby. Podle technologického ředitele společnosti APITEA se zatím při zavádění nesetkali s reálnými technickými překážkami nasazení systému. Drtivá většina uváděných překážek pramení z nezkušenosti manažerů s IT prostředím, z legitimních obav, že nový systém naruší existující systémy, že to bude stát moc peněž něco změnit.

V každém případě lze manažerům doporučit kvalitní přípravu technického řešení formou konzultace s kandidáty a nechat si vše od dodavatele nacenit, aby v rámci implementace mohli říct, „ale to jste měli jako experti vědět, za to vám nezaplatím.“

Stejně tak varuji před plíživým nárůstem specifikace, kdy začnete „jednoduchým“ řešením, které je ale pro vaše potřeby nevhodné a nakonec skončíte u drahého „byzantského“ systému, který nepotřebujete.

Mýtus 6: Nejasný právní rámec

Firmy mají obavy zda jsou elektronické nástroje etické, v souladu se zákony, právně závazné, robustní při řešení sporů. Zde je potřeba říci, že jsou to falešné problémy, protože firmy i veřejné instituce všech typů a velikostí tyto nástroje využívají již minimálně dvě desetiletí a kdyby byl právní problém, už by se to vědělo a firmy by od e-tenderů odcházely. Nic takového se však v praxi neděje.

Stejně platí u elektronických nákupních nástrojů totéž co u všech ostatních: pokud jej bude chtít někdo zneužít, udělá to a ani se nezačervená. Především u e-aukcí by měli dodavatelé zpozornět, pokud se na známém trhu najednou v aukční aréně objeví neznámý agresivní dodavatel, který tlačí cenu dolů. Naštěstí mají solidní firmy transparentní procedury, jak tomuto neetickému chování zamezit.

Mýtus 7: Nedostatečná IT infrastruktura podniku

Tento mýtus dnes prakticky nemá  v evropském prostředí opodstatnění, protože  celý systém běží na cloudu a nákupčí se mohou do systému připojit prakticky odkudkoli. Samozřejmě je nutno dodržovat základní bezpečnostní opatření jako nepřipojovat se z nezabezpečených internetových hotspotů, neukazovat citlivá data sousedovi ve vlaku, nenechávat otevřený systém bez dozoru.

Mýtus 8: Nedostatečné znalosti a dovednosti nákupčích

Tento mýtus má mimořádně tuhý kořínek, přestože pro obsluhu e-sourcingu nejsou potřeba žádné specifické IT znalosti a dovednosti. Pokud nákupčí umí otevřít aplikaci, nahrát soubor, vybrat email adresáta, stanovit datum nabídek a označit v tabulce nejvýhodnějšího kandidáta, je znalostně připraven pro e-sourcing. Promitea dokonce nabízí přednastavené šablony pro opakovaná plnění, kde stačí jen zkontrolovat platnost parametrů a výběrové řízení odeslat. Samozřejmě, že e-sourcingové moduly nabízejí celou řadu další funkcionalit, kde je potřeba minimální proškolení, ale k těm je možno se postupně dopracovat s rostoucí zkušeností nákupčích. A čistě pragmaticky, u mnoha nákupčích bude vždy postačovat jen základní úroveň s přednastavenými šablonami.

Nákupčí z automobilového sektoru dodává: „Poprvé jsem se setkal s e-tendrem v roce 2001, kdy to na nás s velkým úspěchem „zkoušeli“ naši zákazníci. Náš management okamžitě usoudil, že to musíme mít taky. Do té doby jsem pracoval jen v SAPu, který byl víceméně statický. Z hlediska nastavení jsem už třetí aukci dokázal nastavit sám a v mladické nerozvážnosti jsem si myslel, že aukce jsou řešením na všechno. Ale pak e-aukce dopadla katastrofálně, protože mi nikdo neřekl, že ji nesmím použít na oligopolním trhu a my jsme se začali učit, kdy e-aukce používat.“

Závěr

Elektronizace výběrových řízení dnes patří mezi základní nástroje nákupu a jsou všeobecně uznávanou dobrou praxi. Například e-sourcing Promitea firmy APITEA Technologies úspěšně používají všechny typy firem tzn. nákupčí velkých sérií, nákupčí komodit, nákupčí speciálních kusů a kusovek, nákupčí zdravotnického materiálu, nákupčí balení a spotřebního materiálu, projektově řízené firmy. Stejně tak jej využívají firmy s jedním nákupčím a diverzifikované holdingy se stovkami nákupčích. Pokud vaše firma e-sourcing nepoužívá, měla by pro to mít opravdu pádný důvod. Věříme, že se tímto článkem podařilo rozptýlit některé mýty a přesvědčit manažery a majitelé středních i menších podniků, že elektronizace výběrových řízení je nezbytným nástrojem efektivního firemního nákupu.

[1] Článek je k dispozici zde