Jak poznáte zbytečný nákupní report?

Příjemce musí listovat několikastránkovým dokumentem plným nesrozumitelných a z jeho pohledu zbytečných informací.

Dalším velkým varovným signálem je přemíra textu a čísel i absence přehledného a vizuálního shrnutí, které ukazuje současný stav a vybízí ke konkrétní akci.

Neshrnuje klíčové úkoly nákupu.

Pokud se v reportu neuvádějí klíčové úkoly včetně strategických aspektů, vedení a potřeb interních zákazníků, je to signál, že není zacílen na to, co je skutečně důležité.

Adresát s informacemi v reportu nic nedělá. Pokud po obdržení reportu adresát nepodnikne žádné konkrétní akce, je otázka, proč nákup report vůbec vytváří a proč ho vlastně dělá.

Na operativní úrovni se osvědčují situační nákupní reporty, které jednoduše a přehledně shrnují důležité informace a okamžitě identifikují problémy a vyzývají ke konkrétní akci. Tyto reporty by měly být automatizované a dostupné nákupčímu vždy, když se přihlásí do systému.

Pro manažery nákupu je klíčové soustředit se na procesní reporty, které hodnotí efektivitu procesů a dosažení očekávané úrovně výkonosti.

Důkladná analýza procesů může poskytnout cenné poznatky a identifikovat oblasti potřebující zlepšení. Tyto reporty by měly vznikat pravidelně na měsíční bázi.

Ředitelé nákupu by potom měli vytvářet tzv. strategické reporty, kde jasně a srozumitelně ukazují výkonost nákupu v implementaci klíčových strategických iniciativ.

Tyto reporty lze jen obtížně automatizovat a je potřeba je doplnit o analýzy a akční plány, proto je nákup vytváří čtvrtletně až půlročně.

Zlepšení kvality a automatizace nákupních reportů může přinést rychlé a hmatatelné zlepšení výkonosti nákupu v každodenních činnostech, pomoci identifikovat jasný akční plán pro zlepšení procesů, a přehledně shrnout stav implementace strategických nákupních cílů. 
Současně je důležité zdůraznit, že manažer nákupu by se neměl utopit ve vytváření reportů, ale měl by se aktivně podílet na procesu zlepšování výkonosti nákupu a poskytování vodítek svému týmu, kolegům i vedení společnosti. Nákupní software Promitea obsahuje celou řadu standardních reportů, které lze snadno přizpůsobit potřebám zákazníků. Velký důraz klademe na vizuální stránku a srozumitelnost "jedním pohledem."