Teil 3 - Katalog-Einkauf

Artikelserie zur Digitalisierung des Einkaufs:

Unter dem Namen „Katalog-Einkauf“ (Procure to Pay /P2P) wird ein Einkaufsprozess verstanden, der Katalogdaten nutzt. Bisher füllt der Bedarfsträger (Fachabteilung) eine Bedarfsanforderung aus (bis heute noch zum Teil auf einem Papierformular!) und diese wandert in den Einkauf, wo aus der Anforderung eine Bestellung generiert wird. Wir zeigen Ihnen, wie die Digitalisierung den Katalog-Einkauf drastisch vereinfacht.

Diese Vorgehensweise führt dazu, dass

die Einkaufsabteilung mit Vorgängen belastet wird, die nicht unbedingt das Know-how des Einkaufs erfordern.
der Prozessaufwand ist wesentlich höher als die erreichbare Einsparung.
der Prozess zu lange dauert, was zu Unzufriedenheit der Bedarfsträger führt.

Genau hier setzt der Katalog-Einkauf an und verlagert den Bestellvorgang im größtmöglichen Umfang in die Fachabteilungen. Die Mitarbeiter sind es aus ihrem privaten Bereich gewohnt katalogbasierte eShops zu nutzen. Diese Vorgehensweise kann in die Unternehmenswelt übertragen werden, wenn sie um die in der Geschäftswelt üblichen Regeln erweitert wird. Der Prozess wird schematisch wie folgt dargestellt:

Den Ausgangspunkt bilden die Kataloge, aus denen die Bedarfsträger "eShop-artig" die benötigten Artikel auswählen und einzeln oder zusammengefasst in Warenkörben zur Bestellung vorbereiten.

Die Wahl der geeigneten Kataloge bleibt jedoch in der Verantwortung des Einkaufs:

Pro Warengruppe bzw. Kategorie wird/werden ein oder mehrere „zugelassene Kataloge“ ausgewählt, aus denen die Bedarfsträger bestellen dürfen. Es handelt sich um Kataloge mit verhandelten Konditionen und Preisen bzw. Rabatten.
Die zugelassenen Kataloge werden im Wettbewerb bestimmt, zum Beispiel mit Hilfe von E-Sourcing.
Mit den Katalog-Lieferanten werden Verträge abgeschlossen. Sie beschreiben die Art der Katalogpflege, Formate der Katalogdaten, und wie sie in Promitea hochgeladen werden.
Jeder Bedarfsträger erhält Zugriffsrechte für die Kataloge, aus denen er bestellen darf.

Eine zusätzliche Alternative: Stellen Sie für ausgewählte Warengruppen unternehmenseigene Kataloge entsprechend Ihrem Bedarf zusammen. Sie bestehen aus Artikeln, die das vorhandene ERP- System pflegt oder vom Einkauf aus anderen Quellen ergänzt werden.

Es ist ebenfalls möglich, auf fremde Kataloge direkt zuzugreifen. Die Zugriffe bedienen sich Standard-Schnittstellen und -Verfahren wie OCI und Punch Out.

Für den seltenen Bedarf an C-Artikel - „long tail“ genannt - hält Promitea den Zugriff auf Marktplätze wie Mercateo und Amazon Business bereit.

Nachdem der Bedarfsträger die benötigten Artikel ausgewählt hat, wird sein Warenkorb dem Genehmigungs-Workflow unterworfen. Der Workflow ist mehrstufig und verfolgt beispielsweise folgende Regeln:

Einkaufwert bis 50 €: wird vom System automatisch genehmigt
Einkaufwert bis 200 €: wird vom Genehmiger 1.Stufe genehmigt (z. B. Vorgesetzter)
Einkaufwert > 200 €: wird vom Genehmiger 2.Stufe genehmigt
usw.

Für jeden Bedarfsträger oder seine Abteilung wird ein Budget definiert, der in einer bestimmten Planperiode nicht überschritten werden darf. Bei jeder Genehmigung wird angezeigt, zu welchem Grad das Budget ausgeschöpft worden ist. Für die Steuerung dieser Workflows bietet Promitea ein komplexes System für die Einstellungen, die der Einkauf bestimmt, an.

Diese Systemanordnung erlaubt final folgende Arbeitsweise:

Der Bedarfsträger bestellt wie in einem eShop.
Der Warenkorb wird in einem elektronischen Workflow genehmigt und auf Budget- Verfügbarkeit geprüft.
Der gesamte Prozess belastet den Einkauf nicht und wird drastisch verkürzt.
Die Daten des Warenkorbes werden automatisch nach der Genehmigung zu Bestellung(en) umgewandelt.

Mit den Bestellungen wird der Fulfilment-Prozess (Order to Pay, O2P) angestoßen. Diese Prozesse kann in ERP ausgeführt werden, falls das zwischen dem einkaufenden Unternehmen und den Lieferanten vereinbart worden ist.

Ist das nicht der Fall, bietet Promitea einen eigenen elektronischen O2P Prozess auf Basis eines WebEDI an. Seine Funktionsweise ist hier schematisch dargestellt:

O2P auf WebEDI-Basis eignet sich insbesondere für kleinere Lieferanten, die ein EDI-Prozess mit den einkaufenden Unternehmen noch nicht etabliert haben.

Welche Effekte können mit Katalog-Einkauf erreicht werden?

Der unternehmensweite Einsatz von verhandelten und für die Bedarfsträger verbindlichen Katalogen führen zu Einsparungen in den Warenkosten in einer Größenordnung von 10 %. Dies wird dadurch erreicht, dass sämtliche Bestellungen des Unternehmens nur verhandelte Artikel sind. Damit erhöhen sich die Einkaufsvolumina, die bessere Konditionen erlauben. Zusätzliche Kostensenkungen werden z.B. in der Logistik und niedrigeren Wartungskosten erreicht, falls sie für Artikel wie PC, Drucker etc. anfallen (TCO).

Prozentual gesehen viel höhere Einsparungen werden in den Prozesskosten erreicht. Sie bewegen sich in der Größenordnung von 50-80%. Ein weiterer Effekt besteht darin, dass die freigewordenen Kapazitäten der Einkaufsabteilung auf die strategischen Aufgaben des Einkaufes verlagert werden können.

Zusammenfassung:

Mit dem Einsatz von Promitea in diesen drei Kernbereichen des Einkaufes werden schnell und sehr wirtschaftlich sowie risikolos wesentliche Einsparungseffekte erreicht.

Ist so die Basis für digitale Transformation des Einkaufes gelegt, ergibt sich Raum für weitere Optimierung des Einkaufes. Die durch den Einsatz der oben genannten Methoden gewonnenen Daten dienen der Verfeinerung der Einkaufsinstrumente, um auch die letzten Verbesserungspotentiale auszuschöpfen und die Rolle des Einkaufs im Unternehmen weiter zu stärken.