Teil 2 - E-Sourcing

Artikelserie zur Digitalisierung des Einkaufs:

Zu E-Sourcing zählen wir die elektronischen Anfragen, Ausschreibungen und Auktionen. Mit diesen Methoden werden typischerweise die sog. Hebelprodukte für den direkten Bedarf eingekauft. Für diese Produkte existiert ein Markt mit mehreren, alternativen Lieferanten, die aus der Sicht des Einkaufes austauschbar sind und im Wettbewerb untereinander stehen.

Traditionell besteht ein Sourcing Projekt aus den folgenden Schritten:

Generierung einer  Anfrage (RFI, Request for Information), die an ausgewählte und zugelassene Lieferanten gerichtet wird. Sie besteht aus

  • Organisatorischen Daten (Adressen, Kommunikationsparametern, Ansprechpartnern) 
  • Beschreibung der angefragten Produkte und ihren Mengen, 
  • Lieferkonditionen, Zeitangaben u.a.

Die Anfragen werden an die ausgewählten Lieferanten per E-Mail versendet.

Die Lieferanten reagieren mit ihren Angeboten. Da ihre Antworten nicht einheitlich formatiert sind, ist ihre manuelle Auswertung aufwändig.

In Promitea wird der Anlageaufwand einer Anfrage wie folgt optimiert:

  • Übernahme der Daten von schon durchgeführten Anfragen
  • Erstellung der Anfragen anhand existierender Vorlagen
  • Übertragung der Produktbeschreibungen aus dem ERP-System in Promitea.

Ähnlich geht man bei der Auswahl der Lieferanten und Steuerung des elektronischen Anfrageversandes.

Die Lieferanten verbinden sich nach dem Erhalt der Anfrage mit Ihrem Browser mit Promitea. Sie beschränken ihre Angebote auf die Angabe des Preises pro Position. Damit wird der Aufwand mit der Abarbeitung der Anfrage sowohl auf der Seite des Einkaufes als auch des Lieferanten minimiert und liegt i.d.R. im Minutenbereich.

Die eingehenden Angebote wertet Promitea für den Einkauf automatisch aus.

In einfach gelagerten Fällen kann der Zuschlag auf der Grundlage des besten Angebotes direkt erteilt werden. Sonst lohnt es sich, auf der Anfrageauswertung eine elektronische Ausschreibung folgen zu lassen (RFQ, Request for Quotation). Für den Einkauf beschränken sich diese Schritte auf folgende Ergänzungen, ausgehend von den Daten der Anfrage:

  • Übernahme der besten Lieferanten in eine engere Auswahl
  • Ggf. Ergänzung der nichtmonetären Kriterien (Lieferzeiten, Zahlungsziele, Qualitätskriterien) für multikriteriale Auswertung des Angebotes
  • Ergänzung weiterer Dokumente, die der Lieferant bereitstellen soll
  • Festlegung der Einkaufsstrategie (Cherry-Picking vs. komplettes Angebot, versiegelte Angebote, multi-kriteriale Bewertung der Angebote, Bewertung nur nach dem Preis)

Der geringe Mehraufwand für die Ausschreibung lohnt sich in Lichte der Erfahrungen, dass die elektronische Ausschreibung die besten Anfragen um ca. 10% verbessert. Für die Auswertung gilt das gleiche, wie für die Anfrage: kein Aufwand mit der Auswertung der eingehenden Angebote. Auch der Aufwand auf der Lieferantenseite wird minimiert.

Anmerkung: Es ist möglich, gleich mit der Ausschreibung zu starten und die Anfrage-Phase zu überspringen.

Je nach Situation endet das Projekt mit der Ausschreibung. Es ist allerdings ratsam, noch die elektronische Auktion folgen zu lassen. Das Verfahren wird nur geringfügig erweitert.

  • Die Anzahl der Lieferanten kann weiter eingeengt werden
  • Zusätzliche Kriterien für die Bewertung der Angebote können eingefügt werden
  • Weitere Funktionen werden hinzugefügt (Cost Break Down, TCO)

Die Lieferanten werden zur Auktion eingeladen. Für den Start der Auktion wird ein fester Zeitpunkt vorgegeben.

Die Lieferanten haben die Möglichkeit, ihr Angebot im Laufe der Auktion online zu verbessern. Hierbei sehen Sie – natürlich ohne Nennung des Lieferanten – die Parameter des bisher besten Angebotes. Dies gibt den Lieferanten die Chance, sein eigenes Angebot zu überbieten und den Auftrag zu erhalten. 

Die Dauer der Online-Auktion ist typischerweise auf 30 Minuten gesetzt mit der Möglichkeit, sie zu verlängern.

Der typische Verlauf der Auktion ist in folgender Maske wiedergegeben:

 

Die bisherige Beschreibung bezieht sich auf die so genannte ERA (English Reverse Auktion). Neben dieser meistverbreitesten Methode bietet Promitea zwei weitere sogenannte „Ticker“ Auktionsverfahren:

  • DRA (Dutch Reverse Auction)
  • JRA (Japan Reverse Auction).

Sprechen Sie uns an, wenn Sie weitere Details wünschen oder sich für eine Beratung zu den strategisch besten Kombinationen der unterschiedlichen Auktionsformen interessieren.

Die Auktion bringt zusätzlich zu den Einsparungen durch die elektronische Ausschreibung weitere circa 5 % Preisverbesserungen.

Promitea bietet neben der bisher beschriebenen Prozessen noch weitere Funktionen:

  • Modular aufgebautes System unterschiedlicher Reports
  • Komplettes Monitoring aller Schritte (Log), die durch alle Benutzer im Laufe des Projektes im System initiiert und ausgeführt wurden, so dass Sie einen kompletten Compliance-Nachweis erhalten.

Fazit:

E-Sourcing ist die wirksamste Methode für die Senkung der Einstandspreise bei starker Verringerung des Einkaufsaufwandes. Nach einem Tag Training sind ihre Einkäufer in der Lage, vollinhaltlich mit dem System zu arbeiten und somit in Kürze das ROI von mehreren 100 % erreichen.

Dr. František Bumba