Elektronizace nákupu: vzpomínky dinosaura

Když se dnes, v roce 2025, ohlédnu zpět, připadám si trochu jako dinosaurus, který zažil nástup elektronizace nákupu z první řady, ale kterého tento neuvěřitelný nástroj na zlepšení vlastně minul.

1996: Nákup telefonem a faxem

Moje kariéra v nákupu začala v roce 1996, v době, kdy byly telefony a faxy základním pracovním nástrojem a excelová tabulka byla považována za vrchol efektivity. Poptávky se posílaly dlouhé minuty po telefonních linkách a museli jste si pohlídat, že fax v pořádku prošel. Nabídky dodavatelů se hromadily na stole a často i pod stolem v podobě papírových listů. Přesto to tehdy působilo jako moderní způsob práce, rychlejší než klasická pošta nebo dohody na kousku papíru a potvrzené podáním ruky.

1998: Email jako game changer

O dva roky později, v roce 1998, přišla do naší firmy skutečná revoluce: masivní přechod na emailový nákup. Dostali jsme laptopy a posílali poptávky během několika sekund. Vzpomínám, jak mnozí dodavatelé poprvé slyšeli slovo „email“ a učili se s ním zacházet. Pravda, neobešlo se to bez problémů a často docházelo k technickým potížím – především přílohy ve formě velkých výkresů „neprocházely.“ Také jsme zažívali kouzelné momenty, kdy jsme dávali všechny potenciální dodavatele do jednoho emailu a oni podávali nabídky „Odpovědět všem.“ Druhou přirozeností nákupčích se potom stal excel. Dodavatelé v nich posílali cenové rozklady, vytvářeli jsme si šablony s automatickými kalkulacemi. Vzpomínám, jak jsme pročítali nabídky dodavatelů, metodou copy-paste přenášeli ty nejdůležitější informace do excelu a potom vybírali tu nejlepší nabídku. A také vzpomínám na všechny chyby v kalkulačním vzorci, kdy se něco nepřičetlo protože to nebylo v číselném formátu, nebo jsme udělali špatně závorku, … Své kouzlo měly i chyby v měnových jednotkách (překvapivě vyhrála nabídka v librách, kterou nepozorný kolega překopíroval do tabulky v eurech bez měnového přepočtu).

2004: první e-aukce a sourcingové softwary

Od roku 1998 do roku 2004 se toho v mém nákupním životě v zásadě příliš nezměnilo. Povýšil jsem do firem, které měly fantastické nákupní know-how, ale procesy na úrovni mladší doby počítačové, kdy většina nákupčích stále žila v trojúhelníku e-mail–excel–word. Vrcholem sofistikovanosti byly elektronické žádanky o objednávku, kontingenční tabulky a první e-aukce. V některých firmách, například u velkých hráčů v automobilovém průmyslu, začaly e-aukce přinášet první milionové úspory, ale zbytek se na ně díval s určitou nedůvěrou. Vzpomínám, jak jsem v roce 2004 byl na pohovoru u jednoho z největších hráčů kolejového průmyslu, a ředitel globálního nákupu se mě plat „jestli jsem už slyšel o e-aukcích, protože oni s nimi do dvou tří let počítají! Asi. První e-aukce jsem zažil v roce 2002 a první sourcingový software v roce 2004 – a byl to vlastně pokus z vlastní zahrádky. Náš management usoudil, že nákupní software je vrchol sofistikovanosti nákupu a musí se vyrobit na míru. A protože jsme měli bezedné kapsy, naprogramovali jsme si ho sami. Upřímně, byl hrozný a každý nákupčí se musel psychicky připravit na hodinku denně, kdy se systémem pracoval. Neohrabaný, složitý, neintuitivní. Ale byl to začátek cesty, který vedl k přiznání vlastní chyby a nákupu pořádného software (protože nákupčí s tím původním prostě odmítali pracovat). Zatímco my jsme experimentovali, firmy jako Procter & Gamble nebo Unilever už v té době začínaly plošně využívat profesionální e-sourcingové platformy a dosahovaly díky nim nejen úspor, ale také transparentnosti a dokonce řízení dodavatelů, o kterém jsme ve firmě zatím jen vášnivě diskutovali.

2005: Strategický nákup a „návrat k tužce“

Paradoxně, jak jsem povyšoval směrem ke „super“ strategickému nákupu, zase jsem se vrátil zpět k excelu, tužce a papíru. V kruzích strategických nákupčí panovalo přesvědčení, že strategický nákup ve formě sofistikovaných strategií, jednání s klíčovými dodavateli a složité smlouvy nebo partnerský rozvoj dodavatelů jsou příliš důležité a komplikované, než aby je „dělal software.“ Ještě tak občas nějaká e-aukce nebo nástroj na řízení modifikací, ale jinak byly vrcholem práce sjetiny z ERP, složité kontingenční tabulky a různé šablony. Naopak v operativním nákupu se technologie rychle prosazovaly. Zaváděly se katalogy, interní poptávkové systémy a první workflow pro schvalování. Naopak my jsme vytvářeli „návrh výběru dodavatele“ pro manažerskou komisi. Jinými slovy, byla to doba, kdy se začaly dělit cesty: strategický nákup zůstával u excelu, zatímco operativa se posouvala do digitalizovaného prostředí.

2009 – 2015: promarněná příležitost

Když se dnes ohlédnu za digitální transformací nákupu, nejvíce mě mrzí období let 2009–2015. To jsem totiž stál v první řadě a mohl jsem elektronizovat procesy tak, jak bych chtěl. S odstupem vím, že jsem mohl ušetřit miliardy, fakt nepřeháním. Vždyť Siemens od roku 2010 plošně zavedl e-sourcing a díky centralizaci a automatizaci procesů reportoval úspory v řádu stovek milionů eur. Podobně Škoda Auto začala v tomto období systematicky používat e-aukce a elektronické katalogy a dokázala díky tomu nejen snížit ceny, ale i zrychlit cyklus výběrových řízení o desítky procent. Zatímco ti nejlepší horečně elektronizovali a ujížděli nám každý rok o parník, my ostatní jsme se na to dívali z povzdálí, protože jsme ani netušili kde a jak začít, a taky jsme se na to mnohdy dívali s nedůvěrou. Ale zpátky k mé osobní zkušenosti. Není žádná omluva proto, že jsem své oddělení digitálně netransformoval. Mohl jsem zavést robustní procesy, které by zjednodušily nákup sériových komponentů i náhradních dílů, minimalizovaly únik informací přes interní zákazníky, odstranily zbytečné administrativní činnosti, které mé oddělení doslova paralyzovaly, a přesunuly nákupčí na realizaci skutečných úspor a strategické práce. Jenže já jsem v té době netušil, jaký potenciál elektronizace skrývá, a i kdybych to věděl, neuměl bych elektronizaci do praxe zavést, protože jsem ji na vlastní kůži nezažil a neprošel jsem si ji z pohledu „běžného uživatele a člena implementačního týmu.“ Část viny přičítám i dodavatelům softwaru. V té době jsem nejezdil na žádné nákupní konference, protože mi připadaly jako vychloubání narcistních manažerů nákupů nebo marketingové přednášky firem, které si to zaplatily. A za ty roky mě nikdo mě aktivně neoslovil, nikdo mi nenabídl pomocnou ruku s implementací. A já sám jsem necítil naléhavou potřebu, protože „jsem nevěděl, že nevím.“ To byla chyba, kterou si musím vyčítat.

2025: druhá šance

Pokud bych byl dnes, v roce 2025, ve stejné situaci v jaké jsem byl já v roce 2009, považoval bych elektronizaci nákupu za jedinečnou příležitost přesunout se jedním krokem o světelné roky dopředu. Dnes už není třeba dlouze vysvětlovat, proč elektronizace nákupu dává smysl – existují stovky příkladů a referencí z firem všech velikostí. Kvalitní nákupní software je dostupný, jeho implementace je zvládnutelná během několika týdnů a dodavatelé dnes nabízejí nejen technologii, ale také metodiku a podporu. Samozřejmě, nejlepší čas na elektronizaci nákupu byl před dvaceti lety. Ale druhý nejlepší čas je dnes. Pokud váháte, položte si jednoduchou otázku: co si budete za deset let vyčítat, že jste neudělali a udělat měli? Zkušenost říká, že nejvíce litujeme věcí, které jsme neudělali, a udělat měli.

Závěr?

Obávám se, že žádný závěr nás ještě dlouho nečeká. Přichází další revoluce digitální transformace nákupu, tentokrát ve formě umělé inteligence. A pravděpodobně se opět bude opakovat situace, kdy se ty nejlepší firmy naučí tuto technologii smysluplně využívat (a nebude to jednoduché, protože cesta povede přes mnoho pokusů a omylů) a získají konkurenční výhodu. Naopak opozdilci budou ještě více zaostávat a hrozí jim, že je vývoj smete. Přeji vám, abyste příležitost chytili za pačesy a využili současný stav elektronizace, který vám umožní radikálně zlepšit současnou situaci, a současně včas naskočili na vlak umělé inteligence, protože to je příležitost, jak mít pevně v rukou vlastní budoucnost.