Co když v nákupním software udělám chybu?

Je dobré upřímně přiznat, že chyba se může stát každému. Zkušenému nákupčímu. Novému kolegovi. Manažerovi. Dodavateli.

Strach z chyby je úplně normální. Když člověk poprvé slyší o nákupním softwaru, může ho napadnout:

❓ "Co když něco špatně odešlu?“

❓ "Co když vyberu špatného dodavatele?“

❓ "Co když zapomenu přiložit dokument?“

❓ "Co když zadám špatnou cenu nebo termín?“

❓ "Co když v systému něco pokazím a nepůjde to vrátit?“

Tyto obavy nejsou hloupé, ale dobrá zpráva je, že Promitea tu není od toho, aby vás nachytala při chybě. Je tu od toho, aby vám pomohla chybám předcházet, aby vám práci zjednodušila, ne zkomplikovala. Je to systém, který vám pomáhá chyby včas najít, omezit a vyřešit.

➜ Provádí vás důležitými procesními kroky. Automaticky kontroluje spoustu činností.

➜ Provádí výpočty a simulace, ale i mnoho otravných a administrativních činností za vás.

➜ Díky AI si můžete vše nechat zkontrolovat a najít případná opomenutí, rozpory nebo faktické chyby.

Ale pokud se bojíte chyb, měli byste si dělat starosti o řízení nákupu prostřednictvím e-mailu, tabulek a manuálních činností: Zapomenete přiložit výkres nebo oslovit dodavatele. Pošlete dodavateli starší verzi specifikace. Jednomu dodavateli napíšete jiný termín než ostatním.

⚠️ Nabídka se ztratí mezi ostatními zprávami.

⚠️ Špatně přepíšete cenu do tabulky.

Když máte informace v e-mailech, přílohách, tabulkách, poznámkách a kalendáři, musíte si všechno hlídat sami. A čím více poptávek běží najednou, tím větší je riziko, že něco přehlédnete.

🎯 Promitea vás vede krok za krokem 🎯

Vezměme třeba proces vytváření poptávky. Nemusíte přemýšlet, co všechno má obsahovat. Šablona už obsahuje to nejdůležitější a formulář vás vede krok za krokem:

◉ Nejdříve vyplníte základní informace.

◉ Potom popíšete, co chcete nakoupit.

◉ Doplníte množství a jednotku.

◉ Přidáte hodnoticí kritéria, pokud jsou potřeba.

◉ Vložíte dokumenty, výkresy nebo specifikace.

◉ Vyberete potenciální dodavatele.

◉ Vše zkontrolujete a poptávku odešlete.

🎯 Promitea si pamatuje za vás 🎯

Mnoho chyb vzniká jen proto, že si člověk musí pamatovat příliš mnoho věcí najednou:

❓ "Kterému dodavateli jsem už poslal poptávku?"

❓ "Kdo odpověděl?"

❓ "Kdo ještě ne?"

❓ "Kdy končí termín?"

❓ "Jaká byla poslední cena?"

❓ "Kde mám uložený výkres?"

❓ "Která nabídka je aktuální?"

❓ "Která verze dokumentu platí?"

Díky Promitea máte všechny informace na jednom místě a systém hlídá termíny, upomíná nákupčího i dodavatele, kontroluje dokumenty, nedovolí odeslat nekompletní formuláře. AI dokonce kontroluje i rozpory mezi nabídkovou síní a přiloženou textovou nabídkou!

🎯 Nabídky se porovnávají automaticky 🎯

Jedna z nejčastějších chyb v tradičním nákupu vzniká při ručním porovnávání nabídek. Na straně dodavatelů se setkáváme se stále stejnými chybami:

Dodavatel A pošle cenu za kus místo za 10 ks, splete se v měně, zapomene přiložit certifikát.

Dodavatel B nepošle cenu za balení.

Dodavatel C doplní poznámku, že doprava není v ceně a jeho cena je tedy nesrovnatelná s ostatními nabídkami.

Na straně nákupčího zase dochází k chybám v rámci ručního přepisu dat z jednoho dokumentu do druhého:

◉ Špatně opsaná cena.

◉ Přehlédnutá poznámka.

◉ Zapomenutá položka.

◉ Chyba ve výpočtu.

V Promitea jsou nabídky přehledně srovnané v nabídkové síni. Systém hlídá typické chyby dodavatelů a raději se před odesláním zeptá, jestli dodavatel neudělal chybu v desetinné čárce, jednotce, měně, počtu měsíců …

🎯 A co když se přesto stane chyba? 🎯

I v dobře nastaveném systému se stává, že nákupčí nebo dodavatel něco zadá špatně.

Například udělá chybu v ceně, zapomene na přílohu, vybere špatný termín nebo chce pozvat ještě dalšího dodavatele.

Triviální chyby samozřejmě opraví uživatel sám. Ale u zásadních chyb, které mohou ovlivnit výsledek výběrového řízení, musí změnu udělat oprávněný administrátor, u zákazníka nebo zákaznická podpora. A stává se, že poradíme tendr zrušit a znovu otevřít, nebo chybu nechat a opravit až v dalším kole nebo je prodloužit termín a zaslat informaci všem dodavatelům.

Software chyby neskrývá. O každé opravě je v Promitea vytvořen záznam pro případný audit. Je transparentně vidět, kdo něco opravil, co přesně změnil, k čemu to vedlo. Nejde o to hledat viníka, ale mít jasnou stopu v případě pochyb o oprávněnosti postupu.