Jak mi nákupní software skutečně ušetří peníze?

Jak tedy software šetří peníze?

Buďme k sobě upřímní a přestaňme slibovat věci, které nemůžeme splnit. Žádný nákupní software vám sám o sobě zázračně nesníží cenu, nezvýší kvalitu a nezlepší dodací podmínky.

Ale když se zaměříme specificky na cenu, Promitea vám může ušetřit spoustu, spoustu peněz tím, že vám poskytne efektivnější soutěžní nástroje a že vám umožní dělat lepší a rychlejší rozhodnutí.

◉ Vytvoříte větší konkurenci mezi dodavateli – není problém pozvat i dvacet dodavatelů, pokud je to účelné, Promitea vám je srovná během minuty.

◉ Lépe využijete informace o historických cenách – pomocí AI si můžete srovnat předchozí tendry a stanovit si spolehlivější cílovou cenu.

◉ Snadněji povedete vícekolová výběrová řízení – trvá jen minutu otevřít další kolo, třeba s nejlepšími třemi dodavateli.

◉ U velkých tendrů můžete využít elektronické aukce – mají daleko horší pověst, než ve skutečností jsou. Vaši zákazníci je používají, tak proč ne vy v oprávněných případech?

◉ Zapojíte dodavatele do hledání inovací a úspor – Promitea má celý modul, který vám umožní diskutovat s dodavateli o inovacích, příležitostech úspor a následně ty nejlepší myšlenky zohlednit ve specifikaci.

◉ Můžete hodnotit nejen pořizovací cenu dnes, ale i celkové provozní náklady nebo dokonce zohlednit kvalitativní kritéria.

Pozor, vůbec to neznamená, že tyto nástroje použít musíte! Promitea vám dává širokou paletu nástrojů a je jen na vašem uvážení, které využijete.

1. Podpořte konkurenci oslovením více dodavatelů

Tradiční email a excel přirozeně omezuje, počet dodavatelů, které reálně poptáte. Obvykle se omezuje jen na několik známých dodavatelů. Ne proto, že by to bylo nejlepší řešení. Ale proto, že prostě není v lidských silách zpracovat desítky nabídek.

→ Máte je v kontaktech.

→ Víte, komu napsat.

→ Nemusíte hledat další firmy.

→ Nechcete ztrácet čas posíláním a sledováním mnoha odpovědí.

Jenže čím méně dodavatelů oslovíte, tím menší konkurenci vytvoříte. A menší konkurence často znamená horší cenu nedejbože kartel mezi „tradičními“ dodavateli.

V Promitea je snadné oslovit více dodavatelů, protože nemusíte každému zvlášť posílat e-mail, hlídat odpovědi a ručně porovnávat nabídky. To všechno udělá systém za vás. Bez zbytečné administrativy můžete pozvat „černé koně,“ kteří vám pomohou zjistit reálnou cenu. Protože jim dáte férovou příležitost ukázat, co umí.

2. Mějte více informací díky informacím z minulých tendrů

Jedna věc je porovnat nabídky v jednom výběrovém řízení. Ještě silnější je ale vědět, jak si aktuální nabídky stojí proti minulosti.

◉ Kolik jsme za podobnou položku platili loni?

◉ Jak se mezi koly cena snižovala v posledním tendru?

◉ Který dodavatel byl tehdy nejvýhodnější?

◉ Jaké argumenty dodavatelé používali při zdražení a je čas vrátit ceny zpět?

◉ Je nová nabídka férová, nebo máme prostor k vyjednávání?

Když jsou staré nabídky uložené v e-mailech a tabulkách, hledání těchto odpovědí bývá zdlouhavé. Často se proto rozhoduje jen podle aktuálních nabídek. Promitea vám pomáhá pracovat i s historickými daty v celé jejich šíři. Díky umělé inteligenci můžete vygenerovat report a doporučení během několika minut.

Bez dat říkáte: „Zdá se nám to drahé.“

S daty můžete říct: „U podobné zakázky jsme před šesti měsíci dostali cenu o 8 % nižší. Co se změnilo? Dokážete se na ní dostat?“ To je úplně jiná vyjednávací pozice.

3. Vyjednávejte formou vícekolových výběrových řízení

Prvními nabídkami to u větších tendrů většinou teprve začíná! Dodavatelé pošlou ceny. Vy je porovnáte. Zjistíte, kdo je opravdu konkurenceschopný. A pak chcete udělat další kolo jen s těmi nejlepšími. V e-mailu to znamená poměrně značnou práci navíc:

◉ Vybrat shortlist dodavatelů.

◉ Napsat nový e-mail.

◉ Znovu přiložit podklady.

◉ Vysvětlit, že jde o další kolo.

◉ Pohlídat termín.

◉ Znovu porovnat nové nabídky.

V Promitea je to záležitost několika kliků. V nabídkové síni zaškrtnete dodavatele, které chcete pozvat do dalšího kola (klidně můžete pozvat všechny) a jedním klikem aktivujete další kolo: „Děkujeme za nabídku. Postupujete do dalšího kola. Prosíme o finální cenu.“

4. Využijte elektronické aukce jako silný nástroj pro velké tendry

Elektronická aukce může znít trochu tvrdě. Někteří nákupčí se jí zpočátku bojí.

❓ „Není to příliš agresivní?“

❓ „Nebude to dodavatelům nepříjemné?“

❓ „Hodí se vůbec pro nás?“

Ale realita je úplně jiná: elektronické aukce patří mezi legitimní nákupní nástroje.

Vaši zákazníci je pravděpodobně proti vám používají. A ani se u toho nečervenají.

Proč? Protože prostě fungují, když se používají správně. Tak proč byste je nemohli využít i vy u velkých tendrů a v situacích, kdy hrajete jako nákupčí se silnějšími kartami?

Elektronická aukce je vlastně krátké, koncentrované a intenzivní výběrové řízení. Dodavatelé vidí v reálném čase nabídky konkurence a mají možnost upravit svou nabídku. Vše trvá 15 minut a vy získáte výrazně lepší cenu! Třeba i o 30 %!

Samozřejmě to není nástroj pro každý nákup. Nebudete dělat aukci na každou drobnou objednávku. Ale u větších tendrů, standardizovaných položek nebo nákupů, kde je více srovnatelných dodavatelů, je elektronická aukce velmi účinná.

5. Úspory můžete hledat i prostřednictvím dialogu s trhem

Ne každá úspora znamená tvrdé vyjednávání s dodavateli. Někdy dodavatel ví něco, co vy ne. Možná zná levnější materiál. Možná umí navrhnout jiné balení. Možná ví, že malá změna specifikace sníží výrobní cenu. Možná dokáže zkrátit dodací lhůtu. Možná má inovaci, která vám ušetří peníze dlouhodobě.

Promitea vám umožní zapojit dodavatele do hledání příležitostí ještě před spuštěním klasického výběrového řízení.

◉ „Vidíte v našem zadání prostor pro úsporu?“

◉ „Existuje levnější nebo efektivnější varianta?“

◉ „Doporučili byste změnu specifikace?“

◉ „Máte inovaci, která by snížila celkové náklady?“

Vůbec to není složité, ale je užitečné mít v Promitea nástroj, který vám umožní jednat současně s několika dodavateli a vybrat ty nejlepší nápady, které zohledníte ve specifikaci.

6. Nehodnotíte jen cenu, ale celkové náklady

Nejnižší cena nemusí být vždy nejlevnější ta volba. Levnější výrobek může mít kratší životnost. Levnější zařízení může mít dražší servis. Levnější dodavatel může mít delší dodací lhůtu. Levnější řešení může za dva roky stát více než kvalitnější varianta.

Proto je užitečné dívat se na celkové náklady životního cyklu. Neptáte se jen „kolik to stojí dnes?“, ale také „kolik nás to bude stát v čase?“ Servis, spotřeba energie, náhradní díly, záruka, provozní náklady, životnost.

Ale jak bez kvalitního software hodnotit objektivně na kvalitu? V Promitee si můžete několika kliky nastavit hodnocení tak, aby zohledňovalo nejen cenu, ale i kvalitu a dlouhodobé náklady. Můžete si nasimulovat cenu na jeden rok, tři roky nebo pět let. Software vám vše za minutu spočítá a díky AI i doporučí i optimální další postup,

Nemusíte použít všechno najednou

Možná si teď říkáte: „To zní dobře, ale není toho moc?“ Není! Nemusíte totiž využít všechny nástroje hned. Můžete začít jednoduše. Nejdříve oslovit více dodavatelů. Potom začít porovnávat nabídky i proti historickým cenám a indexům. Později přidáte vícekolové řízení. U větších tendrů vyzkoušíte elektronickou aukci. U strategických nákupů zapojíte dodavatele do hledání inovací. U dlouhodobých smluv hodnotíte celkové náklady životního cyklu a kvalitu.

Je jen na vás, které nástroje využijete. Nemusíte vymýšlet nákupní strategii od nuly. Můžete se inspirovat od nejlepších. Promitea má všechny nástroje připravené, včetně podrobných návodů, jak s nimi pracovat.