Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Potřebujeme vůbec elektronizaci nákupu v menší firmě?
Praxe ukazuje, že zavedení e-procurement systému dává smysl prakticky pro každou firmu, která realizuje větší objem nákupů. Digitální nákup umožňuje zvládnout stejnou práci za kratší čas, s menším úsilím a s lepšími výsledky. V tabulce jsme přínosy seřadili z pohledu menší firmy, která s elektronizací teprve začíná.
V následující tabulce uvádíme stručnou odpověď na jednotlivé otázky. Podrobnou odpověď naleznete v navazujících článcích.
| Přínos | Hmatatelný přínos pro nákupčí v malé firmě | Vysvětlení |
|---|---|---|
| Vyšší efektivita a rychlost | Výběrové řízení pomocí několika kliků. Automatické srovnání nabídek. Předcházení chybám. | Elektronizace umožňuje zvládnout stejnou práci za kratší čas, s menším úsilím a bez chyb – procesy běží automaticky podle nastavených pravidel. |
| Úspory (snížení ceny a nákladů) | Hmatatelné snížení cen. Možnost zohlednit celkové náklady na vlastnictví. | Díky konkurenci dodavatelů, vícekolovým výběrovým řízením, elektronickým aukcím a automatickým analýzám dosahujete nižších cen a lepších podmínek. |
| Nižší administrativní náklady | Obrovská úspora administrativy. | Cena zpracování jednoho nákupního případu klesá na třetinu původních nákladů. |
| Transparentnost a compliance | Vidíme pod ruce interním zákazníkům i dodavatelům. | Všechny činnosti probíhají dle nastavených pravidel, proces je auditovatelný a snižuje se riziko podvodů či korupce. |
| Rychlá návratnost investice (ROI) | Investice se zaplatí často už u prvního výběrového řízení. | Firmy dosahují až 10násobné návratnosti investice, i „slabší“ výsledky přinášejí 4–5násobek vložených nákladů už během prvního roku. |
| Přímé i nepřímé úspory | Měřitelné úspory oproti současnému stavu. Více času na podstatné činnosti. | Přímé: nižší ceny, konsolidace objednávek, hlídání slev. Nepřímé: úspora času, méně ruční práce, méně chyb a reklamací. |
| Konkurenční výhoda | Náskok před konkurencí na straně nákladů. | Bez elektronizace firma přichází o „peníze ležící na zemi“, ztrácí potenciální úspory a zaostává za konkurencí, která už moderní nástroje nasadila. |
| Splnění požadavků zákazníků a ESG | Příprava na požadavky zákazníků a regulaci. | Digitalizovaný nákup usnadňuje plnit požadavky velkých klientů, legislativy a trendů v oblasti udržitelnosti. |
Je fakt, že firmy, které už e-procurementové nástroje využívají, dosahují úspory díky konkurenci dodavatelů, vícekolovému výběrovému řízení, automatickým analýzám, které dělá software za nákupčího i elektronickým aukcím.
Druhým konkrétním přínosem e-procurementu je dramatické snížení administrativních výdajů na jednu objednávku. Zkušenost ukazuje, že průměrná cena zpracování nákupního případu klesá ze 107€ u organizací s ručním procesem na pouhých 32€ u firem využívajících elektronizované výběrové řízení. To je téměř třetinový náklad oproti původnímu stavu!
Konečně, elektronizace také zvyšuje transparentnost a compliance (dodržování nákupních pravidel). Všechny činnosti probíhají podle nastavených pravidel, snižuje se riziko podvodů či korupce a nákup lze snadno auditovat.
Když to tedy shrneme, díky elektronizaci dosahují nákupčí návratnosti investice (ROI) až 10násobku a u těch „slabších“ je to 4–5násobek investované částky již v prvním roce !! Úspory jsou jednak přímé (nižší nákupní ceny, konsolidace objednávek, automatické hlídání slev za včasnou platbu), tak nepřímé (úspora času, méně ruční práce, méně chyb a reklamací).
A co se stane, když elektronizaci neprovedeme? Rizikem je pokračování neefektivního „business as usual“. Odborníci upozorňují, že firma, která digitalizaci nákupu odkládá, doslova přichází o peníze ležící na zemi – rok co rok ztrácí potenciální úspory a zároveň zaostává za konkurencí, která už moderní nástroje nasadila. Navíc může mít problém udržitelně splňovat požadavky velkých zákazníků, typicky v oblasti compliance, ESG a specifických požadavků na dodavatele.
Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: klíčové otázky a odpovědi
Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Příběh z praxe – firma se zakázkovou výrobou
Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak vybrat správný nákupní software?
Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Kolik to bude stát?
Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak probíhá implementace a provoz?
Jedna z největších obav při zavádění nového nákupního softwaru zní: „Všechno to vypadá dobře, ale jak Promiteu zavedeme u nás ve firmě? Nákupčí to neumí, ajťáci jsou přepracovaní, žádné peníze nedostaneme.“
Buďme k sobě upřímní a přestaňme slibovat věci, které nemůžeme splnit. Žádný nákupní software vám sám o sobě zázračně nesníží cenu, nezvýší kvalitu a nezlepší dodací podmínky.
Je dobré upřímně přiznat, že chyba se může stát každému. Zkušenému nákupčímu. Novému kolegovi. Manažerovi. Dodavateli.
Kolik organizací dnes stále považuje cenu za největší riziko v nákupu – a přitom jim pod nosem unikají mnohem dražší problémy?
Návratnost investice již v prvním roce po zavedení projektu.*
*Odhad návratnosti vychází z reálných dat získaných od našich klientů a jejich úspěšně dokončených projektů.
Přidejte se k Promitea.
Náš tým je tu pro vás.