Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak vybrat správný nákupní software?

Jakmile se rozhodnete, že e-procurement dává smysl, čeká vás volba vhodného software. Na trhu existuje mnoho řešení, třeba pro výběrová řízení naleznete jednoduché nástroje pro e-aukce, ale i komplexní balíky typu Řízení vztahů s dodavateli. Pro začínající firmu je klíčové postupovat systematicky. Níže uvádíme jednoduchý návod k použití.

👉 Neplatí, že jednodušší a nejlevnější je nejlepší. Ale stejně tak neplatí, že drahý a sofistikovaný nejlépe pokryje všechny naše potřeby.

🗺️ Ujasněte si své potřeby a cíle: Nejprve si interně zmapujte, kde vás nejvíce tlačí bota. Sepište hlavní problémy a mezery současného procesu – např. nekontrolované utrácení mimo nákupní oddělení, zdlouhavé schvalování požadavků, časté chyby v objednávkách, slabá analýza výdajů apod. Toto upřímné zhodnocení odhalí kritická místa, která by měl software řešit. Zároveň si stanovte strategické cíle, kterých chcete dosáhnout. Typicky je to úspora nákladů v %; zkrácení doby od požadavku k objednávce; zavést hodnocení dodavatelů, apod. Jasná očekávání vám pomohou při výběru správného nástroje.

👉 Ujasněte si, kde vás v nákupním procesu tlačí bota a jaké strategické cíle potřebujete naplnit.

🧍 Zapojte klíčové lidi: Do procesu nákupu zasahuje více oddělení – finance, účetní, výrobu či provoz, vedení firmy. Vytvořte tým klíčových stakeholderů z relevantních útvarů a zahrňte je do procesu výběru už od začátku. Jejich podpora a připomínky zajistí, že zvolené řešení bude vyhovovat celé organizaci a usnadní vám i schválení rozpočtu i přijetí uživateli. Zejména oddělení IT je dobré přizvat ke konzultaci technických požadavků, i když dnešní řešení jsou často cloudová a na IT nekladou tak velké nároky.

👉 Do výběru software zapojte klíčové stakeholdery. Jejich podpora je klíčová pro zajištění financí i přijetí uživateli.

🔖 Rozhodněte o rozsahu a typu řešení: Podle zjištěných potřeb se rozhodněte, které oblasti nákupu chcete digitalizovat jako první. Někdo začne modulem pro výběrová řízení (e-sourcing), jiný dá přednost digitalizaci objednávek a fakturace (procure-to-pay). Mnoho začátečníků začíná source-to-contract neboli tendry a smlouvy, protože tam je krátkodobě schováno nejvíce peněz. Od věci ale není ani order-to-pay, tedy od objednávky po platbu, aby hned na začátku zavedli pořádek v objednávání a výdajích. V každém případě, nemusíte implementovat vše najednou. Ideální je modulární řešení, kde můžete později přidat další funkce. Jinými slovy, je důležité, aby zvolený software uměl pokrýt nejdůležitější procesy pro vás a zároveň umožnil rozšíření v budoucnu.

👉 Zavádějte systém postupně, v souladu s bodem jedna. Trvejte na modulárním řešení, abyste mohli časem rozšiřovat.

📊 Stanovte rozpočet a požadavky na ROI: Výběr software není jen technické, ale i finanční rozhodnutí. Ujasněte si, kolik jste ochotni a schopni investovat – nejen do licence software, ale i do implementace, integrace a provozu. Zvažte přitom očekávané přínosy. Například pokud odhadnete, že digitalizací ušetříte práci 1 člověka a 5 % z nákupních cen, když roční náklady za software nepřesáhnout X, bude to stále výhodné. Ideálně trvejte na tom, aby se investice zaplatila za 12-18 měsíců, což je realistické u většiny moderních elektronických nástrojů.

👉 Hledejte řešení s jasnou návratností. Bude vás motivovat a pomůže vám při dalším rozvoji.

✅ Hledejte řešení přizpůsobené vašim potřebám: Při posuzování konkrétních produktů se nenechte oslnit nekonečným seznamem funkcí. Pro menší firmu často nemá smysl kupovat „Ferrari“, když potřebujete jezdit na kole. Zaměřte pozornost na přizpůsobení software vašim potřebám. Dobrý e-procurement nástroj by měl jít nastavit na vaše procesy. Na druhou stranu, pamatujte, že software je nastaven na dobrou praxi mnoha firem, takže se vždy zamyslete, jestli se má software přizpůsobit vám nebo vy jemu. Zkušenost ukazuje, že optimální poměr je 90 % standardní nastavení a 10 % customizace.

👉 Pokud začínáte, pamatujte, že méně je více. Chtějte vidět, jak je systém adaptabilní na vaše potřeby a procesy. Ale nepřehánějte to!

🔒 Spolehlivost a kyberbezpečnost: Kvalitní software i dodavatel jsou základ. Při výběru posuzujte stabilitu a důvěryhodnost dodavatele – kolik má zákazníků, jaké má reference v oboru, jak často vydává aktualizace, jak reaguje podpora. Software musí být také bezpečný a stabilní, ideálně provozovaný v cloudu. Cloudové řešení vám totiž ušetří starosti s vlastním serverem a údržbou; navíc je dnes považováno za velmi bezpečné- 65 % IT expertů, že cloudové služby jsou bezpečnější a pohodlnější než interní systémy. Data jsou u seriózního poskytovatele šifrována a zálohována, takže hrozí menší riziko jejich ztráty či neoprávněného přístupu, než kdyby vše běželo na vašem zastaralém serveru v serverovně.

👉 Prověřte si spolehlivost a kyberbezpečnost. Cloudová řešení jsou dnes standard a bezpečnější než vaše vlastní servery.

🔗 Integrace s podnikovým software: Ujistěte se, že vámi vybraný software lze propojit s vašimi stávajícími systémy, zejména s podnikovým software. Tím zamezíte duplicitnímu zadávání dat. Ideálně by nový nákupní systém měl automaticky přebírat údaje o položkách, dodavatelích, objednávkách apod. z vašeho ERP a naopak do něj vracet informace o uskutečněných výběrových řízeních, nákupech a fakturách. Ale neuspěchejte a nepřehánějte to! Než začněte integrovat, vše si vyzkoušejte a integrujte jen to, co opravdu přidává hodnotu.

👉 Promyšlená integrace ušetří spoustu administrativy. Začněte skromně a teprve časem systémy integrujte.

👩‍💻 Uživatelská přívětivost pro uživatele: Nezapomínejte, že systém budou používat vaši zaměstnanci i dodavatelé. Vyžadujte, aby řešení mělo jednoduché a přehledné rozhraní. Dodavatelé by se měli snadno zaregistrovat, účastnit e-aukcí či vkládat nabídky. Také pro interní uživatele (žadatele o nákup, schvalovatele) by měla být práce v systému intuitivní. Čím jednodušší ovládání, tím rychleji si ho tým osvojí a tím méně odporu proti změně pocítíte. Vyžádejte si demo nebo zkušební verzi.

👉 Využijte demo verzi a preferujte jednoduché a přehledné rozhraní pro interní i externí uživatele.

💬 Zákaznická podpora: Posledním kritériem je zákaznická podpora dodavatele. Zjistěte, jaké formy podpory nabízí (hotline, e-mail, konzultant na telefonu), v jakém jazyce a čase, a jak rychle problémy řeší. Pro začátečníky je spolehlivá podpora k nezaplacení. Nevěřte papíru, ptejte se na zkušenosti jiných firem podobné velikosti nebo ve stejném odvětví. Ideálně se spojte se stávajícím uživatelem daného systému a zeptejte se na jeho upřímné hodnocení.

👉 Ověřte si kvalitu zákaznické podpory na vlastní oči.

Z předchozích řádků je zřejmé, že výběr správného software si vyžádá určitý čas a pečlivý průzkum. Rozhodnutí ovlivní vaše procesy na roky dopředu, takže tuto fázi rozhodně nepodceňujte. Když se budete držet našeho návodu, minimalizujete chyby a zvolíte kvalitní, cenově dostupné a uživatelsky přijatelně řešení s hladkou implementací, které vám umožní rychle dosáhnout očekávaných přínosů.

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: klíčové otázky a odpovědi

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Příběh z praxe – firma se zakázkovou výrobou

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Potřebujeme vůbec elektronizaci nákupu v menší firmě?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Kolik to bude stát?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak probíhá implementace a provoz?