Inteligentní e-aukce není jen o ceně

📘 Případová studie: Aby e-aukce přinesla více než jen finanční úsporu

Elektronická aukce není samospásné tlačítko na úspory. Ale když je správně nastavena a zařazena jako jedno kolo výběrového řízení, může být velmi silným nástrojem.

Ilustrujme si to na příkladu výběru dodavatele úklidových služeb pro rozsáhlý areál. Zadavatel si specifikaci odpracoval a jednak využit současná data, jednak nápady dodavatelů v rámci předběžné tržní konzultace. Aby dosáhlo co největšího efektu e-aukce zadavatel definoval čtyři hodnoticí kritéria:

Jednotková cena za jednotlivé typy úklidu, stabilita ceny (v letech), platební podmínky (ve dnech), použití ekologicky šetrných čisticích přípravků (potvrzeno nebo odmítnuto).

Všechna tři necenová kritéria byla transparentně převedena na peněžní hodnotu, takže dodavatelé věděl, že například prodloužení fixace ceny o jeden rok znamená prémii 5 000 €. Podobně platba 30 dnů je základ, a za každé prodloužení o 30 dnů získává dodavatel prémii X €.

💻 V aukční síni software přepočítával systém v reálném čase během e-aukce, takže uchazeči přesně viděli, jak se změny podmínek promítají do jejich celkové nabídky.

🏁 Průběh soutěže krok za krokem

Předběžné fáze se zúčastnilo 6 dodavatelů, kteří si přišli prohlédnout areál, seznámili se s požadavky a nabídli možná zlepšení, z nichž některá zadavatel vložil do zadávací dokumentace. Do první fáze výběru postoupilo 5 uchazečů, kteří předložili úvodní nabídky v požadované struktuře. Tři nejlepší byli vybráni do dalšího kola, které probíhalo formou elektronické aukce. Zadavatel dodavatelů umožnit zúčastnit se „zkušební aukce,“ aby si vyzkoušeli, kam co napsat, jak se změny projeví. Současně zadavatel velmi transparentně vysvětlil, proč pořádá e-aukci, jak zaručí její férovost a transparentnost, jak bude s výsledkem nakládat, proč zvolil daná kritéria. Startovní cena pro každého uchazeče odpovídala jeho nabídce z předchozího kola. Aukce trvala 15 minut, s automatickým prodloužením o 2 minuty, pokud někdo přihodil v poslední minutě. Účastníci viděli nejlepší nabídku na jednotlivé položky a své celkové pořadí v aukci.

🧠 Taktika jednotlivých hráčů:

Každý z finalistů zvolil jinou taktiku:

Současný dodavatel začal relativně vysoko a vyčkával. Na konkurenci reagoval pozdě, ale agresivně. Bylo zřejmé, že má stanovenou minimální cenu, pod kterou nepůjde, protože v jednu chvíli se zastavil a již svou nabídku nezlepšil. Bývalý dodavatel začal se standardní nabídkou a potom reagoval na kroky konkurentů. Jeho strategie byla nejdříve snižovat cenu a teprve potom využít necenová kritéria. Jeho záměrem pravděpodobně bylo vyhrát zakázku za „každou cenu.“ Nový hráč okamžitě tlačil na cenu a neustále byl v čele, aby vytvořil psychologický tlak. I on měl ale stanovenou minimální cenu a ve chvíli, kdy ji dosáhl, již v aukci nepokračoval.

📉 Výsledek:

Cena klesla o 27 % oproti nejlepší prvotní nabídce a podařilo se maximalizovat necenová kritéria. Vítězná cena byla o 13 % nižší než interní odhad „férové ceny“ zadavatele.

🔍 Přínos pro praxi:

Soutěžte nejen na cenu – když dodavatelé ví, že ekologické přípravky nebo lepší platební podmínky se promítají do celkové hodnoty nabídky, budou hledat cesty, jak nabídku zlepšit komplexně. Dejte dodavatelům příležitost si e-aukci vyzkoušet a seznámit se s přesným výpočtem jednotlivých kritérií. Nastavte do systému pojistky, které brání zadat špatnou cenu. Preferujte kvalitu uchazečů nad kvantitou – tři motivovaní dodavatelé jsou lepší než deset pasivních „do počtu“. Pokud tam budete mít „střelce,“ kteří ale nedokáží plnění uskutečnit, ztrácíte kredibilitu. Poznejte komoditu a trh – musíte si odpracovat specifikaci a motivaci dodavatelů a závěrečné vyjednávání můžete ponechat tržnímu mechanismu. Zkoušejte nové přístupy – vyhněte se rutině a nebuďte v rámci zadání e-aukce předvídatelní. Kombinujte různé typy aukcí, kombinace kritérií, uvažujte i o rozdělení objemu zakázky mezi více dodavatelů, abyste udrželi konkurenci v dodavatelském panelu. Počítejte s klesajícím výkonem opakovaných e-aukcí.

🔗 Proč Promitea?

Promitea není jen e-aukční software. Je to kompletní sourcingová platforma, která umožňuje:

kombinovat více kol výběrových řízení (včetně předběžné konzultace, kvalifikace, vyjednávání i e-aukce), vytvářet šablony, takže si nastavíte kritéria jenom jednou a potom už je spouštíte aukci „jedním klikem,“ disponujeme rozsáhlou knihovnou cenových i necenových kritérií, díky kterým můžete optimalizovat soutěž a vyhnout se zbytečným chybám, sami si můžete nastavit vzorce pro přepočet kvalitativních parametrů na body nebo na peníze, nebo vás s nimi Promitea tým pomůže, pracovat v jednom prostředí, integrované do vašeho ERP systému, s jasnou strukturou a bez nutnosti přecházet mezi různými nákupními nástroji.