Wie führen wir Promitea in Ihrem Unternehmen ein?

Eine der größten Sorgen bei der Einführung einer neuen Einkaufssoftware lautet: „Alles sieht gut aus, aber wie sollen wir Promitea in unserem Unternehmen einführen? Unsere Einkäufer kennen sich damit nicht aus, die IT-Abteilung ist bereits überlastet, und zusätzliches Budget bekommen wir auch nicht.“

Dabei geht es nicht nur darum, das System in Betrieb zu nehmen. Ebenso wichtig ist es, die Anwendung so einzurichten und zu optimieren, dass sie exakt zu den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens passt.

◉ Wer sagt uns, welche Funktionen wir wirklich benötigen?

◉ Wer richtet die Vorlagen ein?

◉ Wer importiert die Lieferanten?

◉ Wer unterstützt uns bei der ersten Ausschreibung?

◉ Wer hilft uns, wenn wir einmal nicht weiterwissen?

◉ Wer sorgt dafür, dass sich das System nahtlos in unsere Unternehmensumgebung einfügt?

Mit Promitea sind Sie damit niemals auf sich allein gestellt. Wir sind stolz auf unseren ausgezeichneten Kundensupport. Wir erwarten nicht, dass Sie alles selbst konfigurieren, planen und in Betrieb nehmen. Ganz im Gegenteil: Wir begleiten Sie vom ersten Setup bis hin zur fortgeschrittenen Nutzung moderner Beschaffungsmethoden.

🎯 Zunächst finden wir heraus, was Sie wirklich benötigen 🎯

Jedes Unternehmen beschafft etwas anders. Manche kaufen hauptsächlich Materialien ein, andere vor allem Dienstleistungen. In einigen Unternehmen wiederholen sich dieselben Anfragen regelmäßig, während andere komplexere Ausschreibungen mit mehreren Bewertungskriterien durchführen. Manche benötigen vor allem Transparenz über Preise, andere möchten Kontrolle, Genehmigungsprozesse und Reporting verbessern.

Deshalb führen wir niemals alle Funktionen auf einmal ein. Stattdessen beginnen wir mit einer einfachen Frage: Was benötigen Sie tatsächlich?

Wenn Sie gerade erst mit der Digitalisierung Ihrer Beschaffungsprozesse beginnen, helfen wir Ihnen dabei, die Funktionen zu identifizieren, die für Ihren Einkauf wirklich sinnvoll sind. Wir zeigen Ihnen, was Sie sofort nutzen können, was später nützlich sein wird und worüber Sie sich vorerst keine Gedanken machen müssen.

Wir richten Ihre Prozesse so ein, dass Sie sofort mit der Beschaffung starten können. Besonders bewährt hat sich die Einrichtung der wichtigsten Elemente: Listen freigegebener Lieferanten, zentrale Vorlagen für Komponenten, Dienstleistungen, Ersatzteile und Materialien, häufig verwendete Geschäftsbedingungen sowie kritische Dokumente.

🎯 Wir unterstützen Sie bei Ihren ersten Ausschreibungen 🎯

Die erste Ausschreibung in einem neuen System ist oft die größte Herausforderung. Nicht, weil sie technisch kompliziert wäre, sondern weil man sich zunächst mit allem vertraut machen muss.

Deshalb begleiten wir Sie bei Ihren ersten Vergabeverfahren:

◉ Gemeinsam besprechen wir die Anforderungen.

◉ Wir helfen bei der Festlegung geeigneter Bewertungskriterien.

◉ Wir zeigen Ihnen, wie Sie die richtigen Lieferanten auswählen.

◉ Wir erklären Ihnen, wie Sie Ergebnisse und Berichte richtig interpretieren.

🎯 Wenn Sie nicht weiterwissen, verlassen Sie sich auf unseren Kundensupport 🎯

Selbst das beste System garantiert keinen völlig störungsfreien Betrieb. Manchmal weiß ein Benutzer einfach nicht, wo er klicken muss. Manchmal möchte er sicherstellen, dass er den richtigen Prozess gewählt hat. Manchmal benötigt er während einer laufenden Ausschreibung schnelle Unterstützung. Oder es geht um Fragen zu Lieferanten, Vorlagen oder Systemeinstellungen.

Deshalb bieten wir einen operativen Kundensupport nach dem Prinzip eines „Freundes am Telefon“. Die Qualität und Benutzerfreundlichkeit unseres Systems zeigt sich darin, dass die Anzahl der Supportanfragen nach der Einführungsphase nahezu auf null sinkt. Selbst bei Kunden, die mehrere Tausend Ausschreibungen pro Jahr durchführen, reduziert sich der Supportbedarf praktisch auf null.

🎯 Wir schulen Sie, ohne Sie mit Informationen zu überladen 🎯

Promitea wurde so entwickelt, dass die Bedienung intuitiv ist. Das bedeutet, dass Sie die grundlegenden Funktionen bereits nach einer kurzen einstündigen Online-Schulung sicher beherrschen.

Gleichzeitig wissen wir, dass viele Anwender davon profitieren, die wichtigsten Abläufe gemeinsam durchzugehen. Deshalb sind unsere Schulungen praxisnah, verständlich und auf die Funktionen ausgerichtet, die Sie tatsächlich nutzen. Es handelt sich nicht um Schulungen nach dem Motto: „Hier ist alles, was das System kann.“

Wir zeigen Ihnen stattdessen:

◉ wie Sie eine Anfrage erstellen,

◉ wie Sie Lieferanten auswählen,

◉ wie Sie Anhänge hinzufügen,

◉ wie Sie Angebote verfolgen,

◉ wie Sie Ergebnisse auswerten,

◉ wo Sie Berichte finden,

◉ und wie Sie fortgeschrittene Funktionen nutzen, wenn die Zeit dafür gekommen ist.

🎯 Wir integrieren Promitea in Ihre bestehende Softwarelandschaft 🎯

Eine Beschaffungssoftware sollte keine isolierte Insel sein. In Ihrem Unternehmen existieren bereits andere Systeme wie ERP-Lösungen, Buchhaltungssoftware oder interne Datenbanken.

Promitea kann mit Ihrer bestehenden Unternehmenssoftware verbunden werden und zusätzliche Automatisierung ermöglichen. Dadurch müssen bestimmte Informationen nicht mehrfach erfasst werden.

Für die Anwender bedeutet das:

◉ weniger manuelle Dateneingaben,

◉ weniger Fehler,

◉ bessere Zusammenarbeit zwischen Einkauf und anderen Unternehmensbereichen.

Wir integrieren nur die Schnittstellen, die wirklich sinnvoll sind und einen messbaren Nutzen bringen. Und auch hier gilt: Sie müssen die technische Umsetzung nicht selbst übernehmen. Wir unterstützen Sie bei der Integration, testen alles gründlich und begleiten die Einführung bis zur produktiven Nutzung.

🎯 Bewährte Praktiken aus anderen Unternehmen 🎯

Promitea ist nicht nur Software – es ist auch ein Weg, bewährte Beschaffungspraktiken in Ihr Unternehmen zu bringen.

Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Manche sind jedoch bereits weiter entwickelt als andere. Moderne Beschaffungssoftware bündelt dieses Wissen und macht bewährte Vorgehensweisen nutzbar.

Sie müssen nicht alles selbst herausfinden. Profitieren Sie von Erfahrungen, die sich bereits bewährt haben:

◉ Wie lassen sich Lieferanten effektiver miteinander vergleichen?

◉ Wann sollte ein mehrstufiges Vergabeverfahren eingesetzt werden und wie wird es richtig gestaltet?

◉ Wann lohnt sich eine elektronische Auktion?

◉ Wie bewertet man nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität?

◉ Wie können Lieferanten aktiv in die Suche nach Einsparpotenzialen eingebunden werden?

◉ Wie gestaltet man eine faire und transparente Bewertung?

◉ Wie gewinnt man einen besseren Überblick über historische Preisentwicklungen?