Ich bin kein technischer Typ und habe ehrlich gesagt ein bisschen Angst vor Einkaufssoftware.

Das ist eine völlig berechtigte Sorge. Sie sind Einkäufer und haben schon jetzt alle Hände voll zu tun – und dann sollen Sie sich auch noch um irgendeine Einkaufssoftware kümmern?

„Ich bin kein technischer Typ.“

„Ich möchte nichts konfigurieren oder Probleme lösen müssen.“

„Ich möchte nicht lernen, wie man Dinge in einem komplizierten System erledigt.“

„Was ist, wenn ich etwas falsch mache?“

Bei Promitea sind wir der Meinung, dass Einkäufer einkaufen sollten – mit Lieferanten kommunizieren, Preise, Termine und Qualität im Blick behalten. Sie sind weder IT-Spezialisten noch Software-Administratoren. Deshalb ist bei uns von Anfang an alles so eingerichtet, dass Sie sofort loslegen, die Software nutzen und einkaufen können.

Ein Einkäufer ist kein IT-Experte. Seine Aufgabe ist es, möglichst effizient einzukaufen.

99 % toho, co pro nákup potřebujete, už Promitea umí. Vše je nastaveno podle osvědčených standardů, které využívají tisíce nákupčích v malých firmách i nadnárodních koncernech. A pokud něco chybí nebo je potřeba přizpůsobit vašim procesům, postaráme se o to my. Připravíme vše tak, abyste mohli začít pracovat přesně tak, jak jste zvyklí.

Od vás neočekáváme žádné technické znalosti. Potřebujeme jen vědět například:

• Welche Standardgeschäftsbedingungen sollen in der Vorlage hinterlegt werden?
• Wie soll der Bericht aussehen?
• Wie lange soll die E-Auktion dauern?

99 % der Funktionen sind bereits standardmäßig eingerichtet und entsprechen Ihrem bestehenden Beschaffungsprozess.

Sie müssen nichts konfigurieren. Sie arbeiten einfach.

Promitea wurde so entwickelt, dass Sie sich nicht mit technischen Details beschäftigen müssen.

Standardanfragen richten wir für Sie ein. Angebote werden automatisch verglichen. Die Ergebnisse sehen Sie übersichtlich im Angebotsraum. Berichte werden automatisch im gewünschten Umfang und Format erstellt. Fristen und Verzögerungen überwacht das System für Sie.

So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Einkauf. Auf die Kommunikation mit Lieferanten. Auf die Auswahl des besten Angebots. Auf Kosteneinsparungen. Auf die wichtigen Entscheidungen.

Für wiederkehrende Ausschreibungen richten wir Vorlagen für Sie ein

Stellen Sie sich vor, Sie beschaffen regelmäßig ähnliche Produkte oder Dienstleistungen – beispielsweise Büromöbel, Fertigungsteile, Serviceleistungen, Verpackungsmaterial oder Transportdienstleistungen.

Es wäre doch unsinnig, dieselbe Ausschreibung immer wieder neu aufzusetzen.

Deshalb richten wir in Promitea standardisierte Ausschreibungsvorlagen für Sie ein. Die Grundstruktur der Ausschreibung ist bereits vorbereitet. Sie aktivieren die Vorlage mit einem Klick und ergänzen nur noch die konkreten Angaben.

Bei einer Ausschreibung für Büromöbel möchten Sie beispielsweise immer dieselben Kriterien vergleichen:

• Preis
• Garantiedauer
• Lieferzeit
• Informationen zu Service und Montage

99 % der Einstellungen sind bereits standardmäßig vorhanden und entsprechen Ihrem bestehenden Beschaffungsprozess. Sie müssen lediglich die konkreten Daten der jeweiligen Ausschreibung ergänzen.

Wir richten für Sie eine Vorlage ein, mit der sich die Vorbereitung wiederkehrender Ausschreibungen auf wenige Minuten verkürzt.

Diese Angaben sind bereits vordefiniert. Lieferanten müssen sie ausfüllen, andernfalls können sie ihr Angebot nicht absenden.

Anschließend erhalten Sie automatisch eine Vergleichstabelle, die alle Angebote gegenüberstellt und Ihnen aufzeigt, welcher Lieferant die besten Ergebnisse erzielt.

Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie Angebote bewertet oder verglichen werden sollen. Sie müssen keine eigenen Tabellen oder Berechnungen in Excel erstellen. Promitea übernimmt das für Sie.

Der Lieferant muss in seinem Angebot genau die Informationen angeben, die Sie von ihm verlangen. Zusätzliche Besonderheiten oder individuelle Hinweise kann er in den Bemerkungen ergänzen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil: Der Lieferant kann nichts vergessen und Sie auch nicht durch Einschränkungen oder versteckte Hinweise im Kleingedruckten in die Irre führen.

Wenn Sie in den Ausschreibungsbedingungen beispielsweise eine Garantie verlangen, dann ist genau definiert, was unter dieser Garantie zu verstehen ist. Der Lieferant gibt lediglich deren Dauer an. Er kann die Bedingungen nicht nachträglich durch Formulierungen in Fußnoten oder Bemerkungen verändern.

Diese scheinbar einfache Funktion spart unseren Kunden jedes Jahr Millionenbeträge und verhindert zahlreiche Streitigkeiten mit Lieferanten darüber, was mit einem Angebot angeblich gemeint war oder wie bestimmte Formulierungen auszulegen sind. Klar definierte Anforderungen sorgen für klare und vergleichbare Angebote.

Der Lieferant kann nicht „taktieren“, indem er unklare Vorbehalte formuliert oder bestimmte Informationen bewusst aus seinem Angebot weglässt.

Alle relevanten Angaben müssen in den dafür vorgesehenen Feldern erfasst werden. Dadurch erhalten Sie transparente und vergleichbare Angebote, ohne versteckte Einschränkungen oder Interpretationsspielräume.*

Der Angebotsraum vergleicht die Angebote automatisch für Sie

Eine übersichtliche Gegenüberstellung – genau in dem Format, das Sie benötigen. Auf einen Blick.

Sobald die Lieferanten ihre Angebote eingereicht haben, sorgt Promitea dafür, dass alle von Ihnen geforderten Informationen vollständig vorliegen. Gleichzeitig haben die Lieferanten die Möglichkeit, zusätzliche Hinweise oder ergänzende Informationen anzugeben.

Anschließend werden alle Angebote übersichtlich im sogenannten Angebotsraum dargestellt.

Anstatt sich mit Fragen wie „Wo ist welches Angebot?“ oder „Welche Version ist aktuell?“ zu beschäftigen, können Sie sich sofort auf das Wesentliche konzentrieren:

• Welcher Lieferant hat das beste Angebot abgegeben?
• Wo bestehen noch Verhandlungsspielräume?
• Welche Unterschiede sind für die Entscheidung relevant?

Alle Angebote werden in einer einheitlichen Struktur dargestellt und lassen sich auf einen Blick vergleichen. So treffen Sie schneller fundierte Entscheidungen und erkennen sofort, wo das größte Einsparungs- oder Optimierungspotenzial liegt.

Der Angebotsraum – alle Angebote auf einen Blick

Der Angebotsraum erinnert ein wenig an eine perfekt aufbereitete Excel-Tabelle – nur deutlich komfortabler und ohne manuellen Aufwand.

Statt einzelne E-Mails zu durchsuchen, Anhänge nacheinander zu öffnen oder Daten mühsam in eigene Tabellen zu übertragen, sehen Sie alle Angebote übersichtlich nebeneinander.

Die Lieferanten werden in Spalten dargestellt, die Bewertungskriterien in Zeilen. So erkennen Sie sofort, welcher Lieferant welchen Preis angeboten hat, welche Garantiedauer gilt, welche Lieferzeit zugesagt wurde und welche zusätzlichen Hinweise im Angebot enthalten sind.

Für eine bessere Übersicht verwendet das System einfache visuelle Hervorhebungen. Die besten oder wirtschaftlichsten Werte werden grün markiert. Das insgesamt beste Angebot erscheint automatisch in der ersten Spalte.

Viele Einkäufer nutzen diese Übersicht, um zunächst mit dem bestplatzierten Lieferanten in die Verhandlung zu gehen. Anschließend konzentrieren sie sich gezielt auf die Kriterien, bei denen dieser Anbieter noch nicht die beste Bewertung erzielt hat – beispielsweise auf eine längere Garantiedauer oder einen kürzeren Liefertermin.

So erkennen Sie innerhalb weniger Sekunden, wo die beste Gesamtlösung liegt und an welchen Stellen sich zusätzliche Verbesserungen erzielen lassen.

Nutzen Sie Künstliche Intelligenz zur Analyse Ihrer Ausschreibung

Nicht immer haben Sie die Zeit oder das Fachwissen, um eine Ausschreibung bis ins Detail auszuwerten und auch die kleinen Unterschiede zu erkennen, die für die Auswahl des richtigen Lieferanten entscheidend sein können.

Deshalb haben wir die Funktion „Künstliche Intelligenz“ entwickelt.

Mit nur einem Klick erhalten Sie Unterstützung durch einen erfahrenen Einkäufer, der Ihnen jederzeit zur Seite steht. Die KI analysiert die eingegangenen Angebote, vergleicht die einzelnen Positionen und macht auf wichtige Unterschiede, Risiken und Chancen aufmerksam.

Sie erkennt Auffälligkeiten in den Angeboten, weist auf ungewöhnliche Abweichungen hin und hilft Ihnen dabei, relevante Details zu identifizieren, die im hektischen Arbeitsalltag leicht übersehen werden können.

Die Entscheidung treffen selbstverständlich weiterhin Sie. Die KI sorgt lediglich dafür, dass Sie schneller zu den richtigen Informationen gelangen und fundiertere Entscheidungen treffen können.

So erhalten Sie die Erfahrung eines zusätzlichen Einkäufers im Team – jederzeit verfügbar und direkt per Knopfdruck.

Künstliche Intelligenz wie ein erfahrener Einkäufer am Telefon – sie unterstützt Sie genau so, wie Sie es gerade brauchen.

Sie benötigen keinerlei Kenntnisse im Bereich Künstliche Intelligenz. Beschreiben Sie einfach, wobei Sie Unterstützung benötigen – den Rest übernimmt die Software.

Möchten Sie eine technische Spezifikation prüfen lassen? Benötigen Sie Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Bewertungskriterien aus dem Katalog? Wünschen Sie eine unabhängige Analyse der Ausschreibung mit Empfehlungen für die nächsten Schritte? Oder benötigen Sie eine Management-Zusammenfassung für die Geschäftsleitung?

Schreiben Sie einfach, was Sie benötigen, und die KI erstellt die gewünschte Auswertung, Analyse oder Zusammenfassung.

Dabei behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle. Sie entscheiden selbst, ob Sie die Vorschläge übernehmen, weitere Fragen stellen oder sich auf Ihre eigene Einschätzung verlassen.

Und selbstverständlich gilt: Ihre Daten bleiben vertraulich. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben und verlassen nicht den geschützten Rahmen Ihrer Beschaffungsprozesse.