Mit Promitea verpassen Sie keine Fristen mehr

Für überlastete Einkäufer ist es leicht, den Überblick über Fristen zu verlieren.

Eine Ausschreibung endet heute, und das System meldet, dass bereits alle geantwortet haben.

Eine weitere endet morgen Vormittag, und es fehlen noch zwei Angebote. Das System sendet den Lieferanten automatisch eine letzte Erinnerung.

Bei einer dritten Ausschreibung wartet man noch auf die Antwort des letzten Lieferanten. Er hat um eine Fristverlängerung gebeten. Möchten Sie diese genehmigen?

Bei einer vierten wartet jemand auf Ihre Antwort auf eine technische Frage.

Die meisten Einkäufer verfolgen solche Termine in ihrem Kalender, in Notizen oder in Excel-Tabellen. Doch ehrlich gesagt ist es kaum möglich, dass eine einzelne Person jederzeit den Überblick über alles behält. Insbesondere bei der Bestätigung des Interesses von Lieferanten und beim Versenden von Erinnerungen gibt es oft Verbesserungspotenzial. Und so kommt es einfach vor, dass etwas übersehen wird.

Laufende Ausschreibungen

Promitea unterstützt Sie dabei automatisch. Bei jeder Anmeldung sehen Sie alle wichtigen Ereignisse und den aktuellen Status der einzelnen Ausschreibungen. Mit nur einem Klick gelangen Sie direkt zu der Ausschreibung, die Sie interessiert, und können einem Lieferanten eine Erinnerung senden oder die Frist verkürzen, weil bereits alle Angebote eingegangen sind.

Außerdem sehen Sie eventuelle Rückfragen der Lieferanten und können entscheiden, ob Sie nur einem einzelnen Lieferanten antworten oder ob die Frage so wichtig ist, dass die Antwort automatisch an alle versendet werden soll.

Dank dieser Funktion müssen Sie nicht ständig Ihren Posteingang kontrollieren und überlegen, ob bereits jemand geantwortet hat oder ob sich eine Frist nähert.

Behält alle Fristen und den Status der Angebote in laufenden Ausschreibungen im Blick. Die Informationen stehen Ihnen bei jeder Anmeldung automatisch zur Verfügung.

Dokumente und Zertifikate

Aber Promitea geht noch einen Schritt weiter. Mit dem Dokumentenmanagement können Sie von Lieferanten beliebige Dokumente anfordern – Zertifikate, Bescheinigungen, Verträge und vieles mehr. Das System überwacht anschließend automatisch deren Gültigkeit, erinnert die Lieferanten rechtzeitig daran, aktualisierte Versionen hochzuladen, und informiert den Einkäufer, wenn ein wichtiges Dokument überfällig ist oder bereits abgelaufen ist.

Behält alle Dokumente im Blick: Wurden sie vom Lieferanten hochgeladen? Sind sie noch gültig? Und welche Informationen enthalten sie?

Sie können für jeden Lieferanten festlegen, welche Dokumente eingereicht werden müssen – und den gesamten Verwaltungsaufwand anschließend Promitea überlassen.

Wenn Sie schnell Informationen benötigen, haben Sie alles an einem Ort, können Daten einfach filtern und mit Hilfe von KI analysieren.

Bei Bedarf können Sie sich alle ISO-Zertifikate anzeigen lassen oder direkt in Ihren Verträgen recherchieren.

Stellen Sie sich vor, die Rohstoffpreise steigen plötzlich stark an. Sie möchten sofort wissen, welche Verträge Festpreise enthalten, wo Preisanpassungsklauseln vereinbart wurden und welche Verträge Regelungen für außergewöhnliche Preissteigerungen vorsehen. Ein Klick auf die KI-Funktion genügt – und innerhalb weniger Minuten erhalten Sie einen vollständigen Überblick inklusive konkreter Handlungsempfehlungen für die aktuelle Situation.

Niemand beschäftigt sich gerne mit Dokumentenverwaltung. Und niemand möchte Hunderte von Verträgen durchsuchen, um anschließend manuelle Auswertungen und Analysen zu erstellen. Promitea übernimmt diese Arbeit für Sie. So erhalten Sie jederzeit genau die Informationen, die Sie benötigen – schnell, übersichtlich und auf Knopfdruck.