Ausschreibung in Promitea: Ohne Schulung – in wenigen Minuten erstellt.

Wenn jemand „Einkaufssoftware“ hört, denkt er oft an ein komplexes System, lange Schulungen, Handbücher, neue Regeln und zusätzlichen Aufwand. Doch genau das brauchen Sie bei Promitea nicht. Schauen wir uns das am Beispiel einer einfachen Ausschreibung an.

Reine Bearbeitungszeit des Einkäufers für Ausschreibung, Vergleich und Lieferantenauswahl: Promitea: 8 Minuten E-Mail + Excel: 45 minut

Eine Standardausschreibung ist in weniger als fünf Minuten erstellt!

Von Standardausschreibungen erstellen Sie oft zehn oder mehr pro Tag. Und in den meisten Fällen sind sie nicht besonders komplex. Sie müssen lediglich festhalten, was und in welcher Menge Sie einkaufen möchten, welche Lieferanten Sie ansprechen wollen, relevante Zeichnungen oder Spezifikationen anhängen und eine Frist für die Angebotsabgabe festlegen.

Genau nach diesem Prinzip funktioniert die Schnell-Ausschreibung in Promitea. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, wie eine Ausschreibung aufgebaut sein soll oder welche Informationen enthalten sein müssen. Das System führt Sie durch die einzelnen Bereiche, die Sie einfach ausfüllen. Ein übersichtliches Formular begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Sie geben nur sieben Angaben ein und versenden die Ausschreibung direkt an Ihre Lieferanten. In der Regel dauert der gesamte Vorgang weniger als fünf Minuten.

Eine Ausschreibung erstellen Sie in höchstens 5 Minuten!

Sobald Sie die Ausschreibung versenden, übernimmt Promitea den Rest: Das System überwacht, ob die Lieferanten ihr Interesse an der Ausschreibung bestätigt haben, behält die Angebotsfristen im Blick und versendet bei Bedarf automatische Erinnerungen.

0 Minuten für Bestätigungen und Angebotserinnerungen!

Sobald ein Lieferant sein Angebot abgibt, erscheint es übersichtlich in der Angebotsübersicht. Promitea vergleicht die Angebote automatisch nach Preis sowie weiteren Kriterien wie Garantie oder Lieferzeit. Falls erforderlich, können Sie den ausgewählten Vorschlag direkt zur Genehmigung weiterleiten.

3 Minuten für die Auswahl des besten Angebots – inklusive Bericht für die Führungskraft!

Natürlich spricht nichts dagegen, weiterhin zum Telefon zu greifen und mit Ihren Lieferanten zu verhandeln. Das vereinbarte Ergebnis können Sie anschließend offiziell in Promitea bestätigen lassen – so bleibt die Vereinbarung nicht nur auf Papier oder in einem E-Mail-Postfach, sondern ist zentral dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar.

0 Minuten Verwaltungsaufwand bei den finalen Preisverhandlungen!

Falls später einmal ein Problem auftritt, geben Sie einfach den Namen des Auftrags oder die Artikelnummer ein und haben sofort die komplette Historie an einem Ort verfügbar. Kein Suchen mehr in E-Mails.

1 Minute für das Auffinden einer Ausschreibung im Archiv!

Ausschreibung per E-Mail?

Nehmen wir an, Sie möchten ein Bauteil anhand einer technischen Zeichnung ausschreiben und haben drei Lieferanten, an die Sie die Anfrage senden möchten. Traditionell läuft das meist so ab:

• Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm.
• Sie formulieren einen Betreff.
• Sie schreiben die Anfrage (bei wiederkehrenden Anfragen oft in einer Excel-Vorlage).
• Sie suchen die technische Zeichnung heraus und fügen die Datei als Anhang hinzu.
• Sie prüfen, ob Menge, Termin und alle wichtigen Informationen enthalten sind.
• Sie suchen die Lieferanten in Ihren Kontakten.
• Sie setzen sie in Blindkopie oder schreiben jeden einzeln an.
• Sie versenden die E-Mail.

Das Erstellen und Versenden einer Ausschreibung per E-Mail dauert in der Regel etwa 15 Minuten.

Sie behalten Fristen und Rückmeldungen im Blick.

10 Minuten für Bestätigungen und Angebotserinnerungen!

Die Angebote erhalten Sie per E-Mail und müssen sie anschließend manuell aufbereiten. Ein Angebot kommt als PDF, das zweite steht direkt im E-Mail-Text und das dritte in einer Excel-Datei. Irgendetwas fehlt fast immer oder liegt nicht in dem Format vor, das Sie für einen Vergleich benötigen.

Sie übertragen die Preise in eine Tabelle, erstellen Formeln für den Vergleich und überlegen, wie Sie Garantie, Zahlungsbedingungen oder Lieferzeiten berücksichtigen. Wenn Sie anschließend noch nachverhandeln, beginnt der Aufwand oft von vorn und Sie erstellen eine zweite Vergleichstabelle.

20 Minuten für die Auswertung der Angebote und die Lieferantenauswahl. (+ 10 Minuten für den Bericht an die Führungskraft!)

Außerdem müssen Sie die E-Mails archivieren, falls es später zu Unstimmigkeiten oder Reklamationen kommt. Die komplette Historie wiederzufinden, wird dann schnell zur Geduldsprobe: Sie müssen das richtige E-Mail-Thread suchen, verschiedene Angebotsversionen vergleichen und nachvollziehen, was wann vereinbart wurde. Oft sind die relevanten Informationen auf mehrere Nachrichten und Anhänge verteilt.

15 Minuten für die Recherche von Informationen bei Reklamationen, Streitfällen oder anderen Problemen.

Wie lange dauert die Einarbeitung?

Die Schnell-Ausschreibung ist so konzipiert, dass sie auch von Personen genutzt werden kann, die noch nie mit einer Beschaffungssoftware gearbeitet haben. Im Grunde ist es nicht komplizierter als das Ausfüllen eines einfachen Online-Formulars.

Sie benötigen:

• keine technischen Kenntnisse,
• keine Schulung,
• keine speziellen Prozesskenntnisse.

Sie gehen einfach Schritt für Schritt durch das Formular:

• Titel der Ausschreibung eingeben,
• beschreiben, was Sie einkaufen möchten, Liefertermin und besondere Anforderungen angeben,
• Zeichnungen oder Dokumente hochladen,
• die Lieferanten auswählen, die Sie anfragen möchten,
• Ausschreibung versenden.

Mehr ist nicht nötig.

Sie müssen überhaupt nichts lernen! Wenn Sie ein Online-Formular ausfüllen können, können Sie auch eine Ausschreibung in Promitea erstellen. Wenn Sie Angebote in Excel vergleichen können, wird Ihnen Promitea gefallen. Das System bereitet den Vergleich automatisch vor – ohne Formeln, ohne Tabellen und ohne manuellen Aufwand.

Was ist, wenn ich eine ähnliche Ausschreibung regelmäßig versende?

Das macht den Prozess noch einfacher. Wir erstellen für Sie Vorlagen – zum Beispiel „Gussteile“ oder „Aluminium“. In diesen Vorlagen sind bereits alle erforderlichen Einstellungen hinterlegt.

Sie vergeben nur noch einen Namen für die spätere Suche, beispielsweise „Aluminium März 20XX“, aktualisieren die Angebotsfrist, prüfen die Angaben und versenden die Ausschreibung.

Der gesamte Vorgang dauert weniger als eine Minute.

Bei wiederkehrenden Beschaffungen werden auf diese Weise bis zu 99 % aller Ausschreibungen erstellt.

Sie müssen nichts einrichten! Für wiederkehrende Ausschreibungen (identische oder sehr ähnliche Anfragen) erstellen wir für Sie eine Vorlage. Diese prüfen Sie kurz, passen bei Bedarf einzelne Angaben an und versenden die Ausschreibung innerhalb weniger Minuten an Ihre Lieferanten.