Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Eine Praxisgeschichte – ein Unternehmen mit Auftragsfertigung

Ein kleines Familienunternehmen mit Auftragsfertigung wickelte den gesamten Einkauf über viele Jahre hinweg ausschließlich per E-Mail und Excel-Tabellen ab. Für die Mitarbeiter bedeutete das eine Menge Handarbeit – das Ausschreiben von Ausschreibungen per E-Mail, das Versenden von Anhängen an Lieferanten und die Preisprüfung, das Übertragen von Daten aus Tabellen in das Firmensystem und in Bestellungen sowie eine aufwendige Nachverfolgung im Problemfall. Trotz aller Bemühungen kam es immer wieder zu ungenutzten Chancen, Fehlern und Verzögerungen.

Eines Tages beschloss der Einkaufsleiter, dass es so nicht weitergehen konnte. Das Unternehmen begann mit der Elektronisierung des Einkaufs und führte die Software Promitea ein, die „nur“ die Module Ausschreibungen, Einkaufskatalog und Lieferantendokumenten-Management enthielt. Nach einer sehr einfachen Implementierung, die im Wesentlichen aus dem Import der Lieferanten, einer eintägigen Schulung und der Einrichtung der gängigsten Ausschreibungen bestand – damit die Einkäufer diese „mit einem Klick“ ausschreiben konnten – sowie dem Hochladen der Kataloge ins System oder deren Verknüpfung mit den Lieferanten, starteten die Einkäufer sofort in den Echtbetrieb. Und schon ab dem ersten Tag kam es zu einer radikalen Verbesserung.

🔖 Standardkomponenten – Katalog statt endloser Bestellungen

Früher mussten die Mitarbeiter immer wieder E-Mails mit Anfragen zu Schrauben, Lagern und anderen gängigen Teilen schreiben. Jetzt gibt es im System einen zentralen Katalog. Mit nur wenigen Klicks werden die Komponenten automatisch beim freigegebenen Lieferanten zum vereinbarten Preis bestellt. Das Ergebnis? Keine überflüssigen E-Mails, keine Tippfehler in den Bestellungen – und die Ware ist immer rechtzeitig da.

🔖 Sonderkomponenten – schnelle Ausschreibung

Wenn ein spezielles Teil für einen bestimmten Auftrag benötigt wird, verbringt niemand mehr Stunden mit der Vorbereitung einer Excel-Tabelle für die Anfrage. Eine Vorlage in der Software ermöglicht es, innerhalb weniger Minuten eine komplette Ausschreibung zu starten. Die Angebote der Lieferanten sammelt das System und vergleicht sie automatisch. Dank integrierter künstlicher Intelligenz erhält der Einkäufer Empfehlungen: Wer bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, wo liegen die Risikopunkte und welchen nächsten Schritt sollte er wählen. Der Einkäufer muss nur noch den besten Lieferanten auswählen.

🔖 Wiederholte Einkäufe – Ausschreibung mit einem Klick

Einige Komponenten werden regelmäßig nachgefragt. Früher bedeutete das immer wieder neue Mails zu verschicken und Angebote zu vergleichen. Heute genügt dem Einkäufer ein einziger Klick – das System startet automatisch eine neue Ausschreibungsrunde, kontaktiert die voreingestellten Firmen und wertet die Ergebnisse aus. Die Software schlägt zudem den Einsatz spezieller Tools wie der elektronischen Auktion vor, damit das Unternehmen maximale Einsparungen erzielt.

👉 Ergebnis

Dank der Elektronisierung des Einkaufs hat sich das kleine Produktionsunternehmen vom Chaos in E-Mails und Tabellen befreit und Geschwindigkeit, Überblick und Einsparungen gewonnen.

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