Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Was wird es kosten?

Die Gesamtkosten der Elektronisierung des Einkaufs sind selbstverständlich ein wichtiger Faktor für jedes kleinere Unternehmen. Zunächst muss festgestellt werden, dass die Kosten je nach Umfang, Art und gewählter Lösung stark variieren können. Kleinere Firmen entschieden sich traditionell zwischen Miete der Software als Service (Subscription SaaS) oder Einmallizenz + Wartungsgebühr (On-Premise). Heutzutage dominiert jedoch das erste Modell, d. h. die Miete von Cloud-Software gegen eine monatliche/jährliche Gebühr, was es kleineren Unternehmen ermöglicht, viel Leistung für vergleichsweise wenig Geld zu erhalten.

Konkret können kleine Unternehmen grundlegende E-Procurement-Tools bereits für einige Tausend Kronen pro Monat erwerben – abhängig von der Anzahl der Nutzer und der Funktionen. Dieser Betrag umfasst in der Regel Mehrbenutzer-Lizenzen und Support. Manche Anbieter bieten auch kostenlose Versionen mit eingeschränkten Funktionen oder sehr günstige Einstiegspakete (z. B. für 2–5 Einkäufer) an. Aber Vorsicht! Es gilt weiterhin: Man bekommt, wofür man bezahlt – also nicht am falschen Ende sparen. Bei wirklich geringen Transaktionsmengen kann auch ein Modell nach Anzahl der Transaktionen (Ausschreibungen, Bestellungen, Rechnungen) oder nach finanziellem Volumen sinnvoll sein. Erwarten Sie jedoch nicht denselben Support durch den Anbieter. Außerdem zeigt die Erfahrung: Schon die kleinste Gebühr kann Nutzer demotivieren – anstatt die Software konsequent zu verwenden, überlegen sie, ob sie sie nutzen sollen oder nicht, und konterkarieren damit Ihr Ziel der Einkaufsdigitalisierung.

Neben Lizenz- und Supportgebühren müssen Sie auch mit einmaligen Implementierungskosten rechnen. Bei Cloud-Lösungen zahlen Sie zwar keine Infrastruktur, doch der Anbieter muss das System konfigurieren, Schulungen durchführen, Daten importieren und ggf. mit Ihrem ERP integrieren. Manche Anbieter inkludieren ein grundlegendes „Onboarding“ im Lizenzpreis, üblicher ist aber eine gesonderte Abrechnung der Implementierung oder zusätzlicher Beratungsleistungen. Für kleinere Firmen kann die Einführung mit Unterstützung des Anbieters in wenigen Wochen und ohne große Kosten erfolgen.

Achten Sie auf mögliche versteckte Kosten! Bevorzugen Sie Anbieter mit transparenter Kostenstruktur, bei denen klar ist, wofür Sie zahlen, und bei denen Sie Ihr „Paket“ nach Bedarf konfigurieren können. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung neben den Kosten auch die erwarteten Einsparungen und die Rentabilität (ROI).

Ein konkretes Angebot hängt immer von Ihrer Spezifikation ab – also der Nutzeranzahl, der Modulanzahl, dem Einkaufsvolumen, dem Bedarf an Customizing sowie der Preispolitik des Anbieters. Daher empfiehlt es sich, mehrere Anbieter anzusprechen und möglichst detaillierte Angebote einzuholen.

Cloud-basierte SaaS-Lösungen haben in der Regel niedrigere Einstiegskosten (keine Hardware, keine Datenbank-Lizenzen usw.) und verteilen die Kosten über die Zeit in Form monatlicher Zahlungen. Das senkt die Eintrittsbarriere. On-Premise-Systeme können in der Gesamtsumme zwar günstiger sein, erfordern jedoch oft hohe Anfangsinvestitionen und belasten zusätzlich Ihr IT-Team erheblich. Deshalb entscheiden sich heute die meisten kleinen Unternehmen für das SaaS-Modell, das flexibler ist und die einfache Anpassung von Nutzeranzahl und Modulen ermöglicht – Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich nutzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Elektronisierung des Einkaufs ist heute relativ günstig und leicht zugänglich. Es gibt skalierbare Lösungen für jede Unternehmensgröße. Bei der Kostenbewertung darf sich ein Unternehmen nicht allein auf die Ausgaben konzentrieren – genauso wichtig sind die Vorteile und Einsparungen. Wenn diese ein Vielfaches höher sind, gibt es keinen Grund zu zögern – denn jeder Tag ohne Elektronisierung kostet bares Geld.

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