Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Wie wählt man die richtige Beschaffungssoftware aus?

Sobald Sie entschieden haben, dass E-Procurement sinnvoll ist, steht die Wahl der passenden Software an. Am Markt gibt es viele Lösungen – für Ausschreibungen finden Sie etwa einfache Tools für E-Auktionen, aber auch umfassende Pakete wie Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM). Für ein Unternehmen, das gerade beginnt, ist es entscheidend, systematisch vorzugehen. Nachfolgend finden Sie eine einfache Anleitung.

👉 Es gilt nicht, dass das Einfachste und Billigste automatisch das Beste ist. Ebenso wenig gilt, dass Teures und Hochkomplexes alle Bedürfnisse am besten abdeckt.

🗺️ Klären Sie Ihren Bedarf und Ihre Ziele: Kartieren Sie intern zunächst, wo der Schuh am meisten drückt. Listen Sie die Hauptprobleme und Lücken im aktuellen Prozess auf – z. B. unkontrollierte Ausgaben außerhalb des Einkaufs, langwierige Genehmigungen von Bedarfen, häufige Bestellfehler, schwache Ausgabenanalysen usw. Diese ehrliche Bestandsaufnahme zeigt kritische Punkte, die die Software lösen sollte. Legen Sie zugleich strategische Ziele fest, die Sie erreichen wollen: typischerweise prozentuale Kostensenkungen, die Verkürzung der Zeit vom Bedarf bis zur Bestellung, die Einführung einer Lieferantenbewertung usw. Klare Erwartungen helfen bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs.

👉 Klären Sie, wo es im Einkaufsprozess hakt – und welche strategischen Ziele erfüllt werden müssen.

🧍 Binden Sie Schlüsselpersonen ein: Am Einkaufsprozess sind mehrere Bereiche beteiligt – Finanzen, Buchhaltung, Produktion/Operations, Geschäftsführung. Stellen Sie ein Team der zentralen Stakeholder aus den relevanten Einheiten zusammen und beziehen Sie diese von Anfang an in die Auswahl ein. Ihre Unterstützung und ihr Feedback stellen sicher, dass die gewählte Lösung zur gesamten Organisation passt und erleichtern sowohl die Budgetfreigabe als auch die Nutzerakzeptanz. Binden Sie insbesondere die IT bei technischen Anforderungen ein, auch wenn heutige Lösungen häufig Cloud-basiert sind und die IT weniger stark belasten.

👉 Beziehen Sie die wichtigsten Stakeholder in die Softwareauswahl ein. Ihre Unterstützung ist entscheidend für Finanzierung und Akzeptanz.

🔖 Entscheiden Sie über Umfang und Typ der Lösung: Bestimmen Sie auf Basis Ihrer Bedarfe, welche Einkaufsbereiche Sie zuerst digitalisieren wollen. Manche starten mit dem Modul für Ausschreibungen (E-Sourcing), andere priorisieren die Digitalisierung von Bestellungen und Rechnungen (Procure-to-Pay). Viele Einsteiger beginnen mit Source-to-Contract, also Ausschreibungen und Verträgen, weil dort kurzfristig das meiste Einsparpotenzial liegt. Ebenfalls sinnvoll ist Order-to-Pay (von der Bestellung bis zur Zahlung), um gleich zu Beginn Struktur in Bestellungen und Ausgaben zu bringen. In jedem Fall müssen Sie nicht alles auf einmal implementieren. Ideal ist eine modulare Lösung, die später um weitere Funktionen erweitert werden kann. Mit anderen Worten: Die gewählte Software sollte Ihre wichtigsten Prozesse abdecken und zugleich skalierbar sein.

👉 Führen Sie das System schrittweise ein – im Sinne von Punkt 1. Bestehen Sie auf einer modularen Lösung, um später ausbauen zu können.

📊 Budget und ROI-Anforderungen festlegen: Die Softwareauswahl ist nicht nur eine technische, sondern auch eine finanzielle Entscheidung. Klären Sie, wie viel Sie investieren können und wollen – nicht nur in Lizenzen, sondern auch in Implementierung, Integration und Betrieb. Stellen Sie dies den erwarteten Vorteilen gegenüber. Wenn Sie z. B. schätzen, dass die Digitalisierung die Arbeit von 1 Person einspart und 5 % der Einkaufspreise reduziert, und die jährlichen Softwarekosten X nicht überschreiten, bleibt es vorteilhaft. Idealerweise sollte sich die Investition innerhalb von 12–18 Monaten amortisieren – das ist bei den meisten modernen E-Procurement-Werkzeugen realistisch.

👉 Suchen Sie nach Lösungen mit klarer Amortisation. Das motiviert und unterstützt die Weiterentwicklung.

✅ Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrem Bedarf passt: Lassen Sie sich bei der Bewertung konkreter Produkte nicht von endlosen Feature-Listen blenden. Für ein kleineres Unternehmen hat es oft keinen Sinn, einen „Ferrari“ zu kaufen, wenn Sie eigentlich Fahrrad fahren müssen. Fokussieren Sie auf die Anpassbarkeit der Software an Ihre Bedürfnisse. Ein gutes E-Procurement-Tool sollte sich auf Ihre Prozesse konfigurieren lassen. Bedenken Sie aber auch, dass Software auf Best Practices vieler Unternehmen basiert – überlegen Sie also stets, ob sich die Software an Sie anpassen sollte oder Sie sich an die Software. Die Erfahrung zeigt, dass ein optimales Verhältnis bei 90 % Standardkonfiguration und 10 % Customizing liegt.

👉 Für den Start gilt: Weniger ist mehr. Prüfen Sie die Adaptierbarkeit an Ihre Prozesse – aber übertreiben Sie es nicht!

🔒 Zuverlässigkeit und Cybersicherheit: Gute Software und ein guter Anbieter sind die Basis. Bewerten Sie die Stabilität und Vertrauenswürdigkeit des Anbieters – Zahl der Kunden, Branchenreferenzen, Update-Frequenz, Reaktionsfähigkeit des Supports. Die Software muss sicher und stabil sein, idealerweise in der Cloud betrieben. Cloud-Lösungen ersparen Ihnen Aufwand für eigene Server und Wartung; zudem gelten sie heute als sehr sicher – 65 % der IT-Experten sind der Meinung, dass Cloud-Dienste sicherer und komfortabler sind als On-Premise-Systeme. Daten werden bei seriösen Anbietern verschlüsselt und gesichert, sodass das Risiko von Verlust oder unbefugtem Zugriff geringer ist, als wenn alles auf einem veralteten Server im eigenen Rechenraum läuft.

👉 Prüfen Sie Zuverlässigkeit und Cybersicherheit. Cloud-Lösungen sind heute Standard und oft sicherer als eigene Server.

🔗 Integration mit Unternehmenssoftware: Stellen Sie sicher, dass sich die gewählte Software mit Ihren bestehenden Systemen integrieren lässt, insbesondere mit der Unternehmenssoftware (ERP). So vermeiden Sie doppelte Datenerfassung. Idealerweise übernimmt das neue Einkaufssystem Artikel-, Lieferanten- und Bestelldaten automatisch aus Ihrem ERP und spielt umgekehrt Informationen zu durchgeführten Ausschreibungen, Einkäufen und Rechnungen zurück. Überstürzen Sie jedoch nichts: Testen Sie vorab und integrieren Sie nur, was wirklich Mehrwert bringt.

👉 Durchdachte Integration spart viel Administration. Starten Sie schlank und integrieren Sie schrittweise.

👩‍💻 Benutzerfreundlichkeit für interne und externe Nutzer: Denken Sie daran, dass das System sowohl Mitarbeitende als auch Lieferanten nutzen werden. Fordern Sie ein einfaches, übersichtliches Interface. Lieferanten sollten sich leicht registrieren, an E-Auktionen teilnehmen und Angebote einreichen können. Auch für interne Nutzer – Anfordernde und Genehmigende – sollte die Arbeit im System intuitiv sein. Je einfacher die Bedienung, desto schneller erfolgt die Adoption und desto geringer ist der Widerstand gegen Veränderungen. Fordern Sie ein Demo oder eine Testversion an.

👉 Nutzen Sie eine Demo und bevorzugen Sie ein simples, übersichtliches Interface – für interne wie externe Nutzer.

💬 Kundensupport: Als letztes Kriterium zählt der Support des Anbieters. Klären Sie, welche Supportformen angeboten werden (Hotline, E-Mail, telefonische Beratung), in welcher Sprache und zu welchen Zeiten und wie schnell Probleme gelöst werden. Für Einsteiger ist verlässlicher Support Gold wert. Verlassen Sie sich nicht nur auf Papier – fragen Sie nach Erfahrungen von Unternehmen ähnlicher Größe oder Branche. Ideal ist der direkte Austausch mit bestehenden Nutzern des Systems und deren ehrliche Einschätzung.

👉 Überzeugen Sie sich selbst von der Supportqualität.

Aus dem Vorstehenden wird klar: Die Auswahl der richtigen Software braucht Zeit und sorgfältige Recherche. Die Entscheidung prägt Ihre Prozesse über Jahre, unterschätzen Sie diese Phase daher nicht. Wenn Sie unsere Anleitung befolgen, minimieren Sie Fehler und wählen eine qualitativ hochwertige, preislich angemessene und benutzerfreundliche Lösung mit reibungsloser Implementierung, die es Ihnen ermöglicht, die erwarteten Vorteile schnell zu erreichen.

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