Was passiert, wenn ich in der Einkaufssoftware einen Fehler mache?

Es ist wichtig, ehrlich anzuerkennen, dass Fehler jedem passieren können – einem erfahrenen Einkäufer, einem neuen Kollegen, einer Führungskraft oder einem Lieferanten.

Die Angst vor Fehlern ist völlig normal. Wenn man zum ersten Mal von einer Beschaffungssoftware hört, kommen einem vielleicht folgende Gedanken:

❓ „Was passiert, wenn ich etwas falsch absende?“

❓ „Was passiert, wenn ich den falschen Lieferanten auswähle?“

❓ „Was passiert, wenn ich vergesse, ein Dokument anzuhängen?“

❓ „Was passiert, wenn ich einen falschen Preis oder Termin eingebe?“

❓ „Was passiert, wenn ich im System etwas falsch mache und es nicht rückgängig machen kann?“

Diese Sorgen sind keineswegs unbegründet. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Promitea nicht dazu da ist, Sie bei Fehlern zu ertappen. Promitea wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, Fehler zu vermeiden. Das System soll Ihre Arbeit vereinfachen, nicht komplizierter machen. Es unterstützt Sie dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, zu reduzieren und zu beheben.

➜ Es führt Sie durch wichtige Prozessschritte und überprüft automatisch zahlreiche Aktivitäten.

➜ Es übernimmt Berechnungen, Simulationen sowie viele lästige administrative Aufgaben.

➜ Dank KI können Sie Ihre Arbeit überprüfen lassen und mögliche Versäumnisse, Widersprüche oder sachliche Fehler erkennen.

Wenn Sie sich jedoch vor Fehlern fürchten, sollten Sie sich eher Sorgen über die Steuerung von Beschaffungsprozessen per E-Mail, Tabellenkalkulationen und manuellen Tätigkeiten machen. Man vergisst, eine Zeichnung anzuhängen oder einen Lieferanten einzuladen. Man sendet einem Lieferanten eine veraltete Version der Spezifikation. Einem Lieferanten wird ein anderer Termin mitgeteilt als den übrigen.

⚠️ Ein Angebot geht zwischen anderen Nachrichten verloren.

⚠️ Ein Preis wird falsch in eine Tabelle übertragen.

Wenn Informationen in E-Mails, Anhängen, Tabellen, Notizen und Kalendern verteilt sind, müssen Sie alles selbst im Blick behalten. Und je mehr Ausschreibungen gleichzeitig laufen, desto größer ist das Risiko, dass etwas übersehen wird.

🎯 Promitea führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess 🎯

Nehmen wir als Beispiel die Erstellung einer Anfrage. Sie müssen nicht darüber nachdenken, was alles enthalten sein muss. Die Vorlage enthält bereits die wichtigsten Informationen, und das Formular führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess:

◉ Zunächst erfassen Sie die grundlegenden Informationen.

◉ Anschließend beschreiben Sie, was beschafft werden soll.

◉ Danach ergänzen Sie Menge und Einheit.

◉ Falls erforderlich, fügen Sie Bewertungskriterien hinzu.

◉ Sie laden Dokumente, Zeichnungen oder Spezifikationen hoch.

◉ Sie wählen potenzielle Lieferanten aus.

◉ Abschließend prüfen Sie alles und versenden die Anfrage.

🎯 Promitea merkt sich Dinge für Sie 🎯

Viele Fehler entstehen nur deshalb, weil Menschen sich zu viele Dinge gleichzeitig merken müssen:

❓ „Welchem Lieferanten habe ich die Anfrage bereits geschickt?“

❓ „Wer hat bereits geantwortet?“

❓ „Wer hat noch nicht geantwortet?“

❓ „Wann endet die Frist?“

❓ „Wie hoch war der letzte Preis?“

❓ „Wo habe ich die Zeichnung gespeichert?“

❓ „Welches Angebot ist aktuell?“

❓ „Welche Dokumentenversion ist gültig?“

Mit Promitea befinden sich alle Informationen an einem Ort. Das System überwacht Fristen, erinnert Einkäufer und Lieferanten, prüft Dokumente und verhindert das Absenden unvollständiger Formulare. Die KI erkennt sogar Widersprüche zwischen den Angaben im Angebotsraum und den beigefügten Angebotsdokumenten.

🎯 Angebote werden automatisch verglichen 🎯

Einer der häufigsten Fehler in der traditionellen Beschaffung entsteht beim manuellen Vergleich von Angeboten. Auf Lieferantenseite begegnen uns immer wieder dieselben Fehler:

Lieferant A gibt einen Preis pro Stück statt für 10 Stück an, verwendet die falsche Währung oder vergisst, ein Zertifikat beizufügen.

Lieferant B gibt keinen Preis für die Verpackung an.

Lieferant C ergänzt einen Hinweis, dass die Transportkosten nicht enthalten sind, wodurch sein Angebot nicht direkt mit den anderen vergleichbar ist.

Auch auf Seiten des Einkäufers treten Fehler auf, wenn Daten manuell von einem Dokument in ein anderes übertragen werden:

◉ Falsch übertragener Preis.

◉ Übersehener Hinweis.

◉ Vergessene Position.

◉ Rechenfehler.

In Promitea werden Angebote übersichtlich im Angebotsraum dargestellt und miteinander verglichen. Das System erkennt typische Lieferantenfehler und fragt vor dem Absenden lieber noch einmal nach, ob möglicherweise ein Fehler bei Dezimalstellen, Einheiten, Währungen, Laufzeiten oder Mengen vorliegt.

🎯 Und was passiert, wenn trotzdem ein Fehler passiert? 🎯

Selbst in einem gut eingerichteten System kommt es gelegentlich vor, dass ein Einkäufer oder Lieferant eine falsche Eingabe macht.

Zum Beispiel wird ein falscher Preis eingegeben, ein Anhang vergessen, ein falscher Termin gewählt oder ein weiterer Lieferant soll nachträglich eingeladen werden.

Kleinere Fehler kann der Benutzer selbstverständlich selbst korrigieren. Bei wesentlichen Fehlern, die das Ergebnis einer Ausschreibung beeinflussen könnten, muss die Änderung jedoch von einem autorisierten Administrator auf Kundenseite oder durch den Kundensupport vorgenommen werden. In manchen Fällen empfehlen wir sogar, die Ausschreibung abzubrechen und neu zu starten, die Korrektur erst in einer weiteren Runde vorzunehmen oder die Frist zu verlängern und alle Lieferanten entsprechend zu informieren.

Die Software verbirgt Fehler nicht. Jede Änderung wird in Promitea für mögliche Audits dokumentiert. Es ist jederzeit transparent nachvollziehbar, wer eine Änderung vorgenommen hat, was genau geändert wurde und welche Auswirkungen dies hatte. Es geht nicht darum, einen Schuldigen zu finden, sondern darum, bei Fragen zur Nachvollziehbarkeit oder Fairness des Verfahrens über eine klare Audit-Trail zu verfügen.