Wie spart mir eine Einkaufsssoftware tatsächlich Geld?

Wie spart Software tatsächlich Geld?

Seien wir ehrlich miteinander und hören wir auf, Dinge zu versprechen, die wir nicht halten können. Keine Beschaffungssoftware wird von allein auf wundersame Weise Preise senken, die Qualität verbessern oder Lieferbedingungen optimieren.

Wenn wir uns jedoch speziell auf die Kosten konzentrieren, kann Ihnen Promitea sehr viel Geld sparen, indem es Ihnen leistungsfähigere Wettbewerbsinstrumente zur Verfügung stellt und Ihnen ermöglicht, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

◉ Sie schaffen mehr Wettbewerb unter den Lieferanten – es ist kein Problem, zwanzig oder mehr Lieferanten einzuladen, wenn dies sinnvoll ist. Promitea vergleicht deren Angebote innerhalb einer Minute.

◉ Sie nutzen historische Preisdaten besser – mit Hilfe von KI können Sie frühere Ausschreibungen analysieren und realistischere Zielpreise festlegen.

◉ Sie führen mehrstufige Vergabeverfahren einfacher durch – eine weitere Runde mit den drei besten Lieferanten zu eröffnen dauert nur eine Minute.

◉ Bei größeren Ausschreibungen können Sie elektronische Auktionen nutzen – sie haben einen deutlich schlechteren Ruf, als sie tatsächlich verdienen. Ihre Kunden nutzen sie bereits. Warum also nicht auch Sie, wenn es sinnvoll ist?

◉ Sie beziehen Lieferanten aktiv in die Suche nach Innovationen und Einsparungen ein – Promitea bietet ein eigenes Modul, mit dem Sie Ideen, Verbesserungsvorschläge und Einsparpotenziale mit Lieferanten diskutieren und die besten Ansätze in Ihre Spezifikation übernehmen können.

◉ Sie bewerten nicht nur den heutigen Einkaufspreis, sondern auch die gesamten Betriebskosten oder qualitative Kriterien.

Wichtig: Das bedeutet keineswegs, dass Sie all diese Werkzeuge nutzen müssen. Promitea bietet Ihnen eine breite Palette von Möglichkeiten – welche davon Sie einsetzen, entscheiden allein Sie.

1. Mehr Wettbewerb durch die Einbindung zusätzlicher Lieferanten

E-Mail und Excel begrenzen ganz natürlich die Anzahl der Lieferanten, die tatsächlich angefragt werden. Meist beschränkt man sich auf einige bekannte Anbieter. Nicht, weil dies die beste Lösung wäre, sondern weil niemand die Zeit hat, Dutzende von Angeboten manuell zu verwalten.

→ Sie haben die Kontakte bereits.

→ Sie wissen, wen Sie ansprechen müssen.

→ Sie müssen nicht nach weiteren Unternehmen suchen.

→ Sie möchten keine Zeit mit dem Versand und der Nachverfolgung zahlreicher Antworten verlieren.

Doch je weniger Lieferanten Sie einladen, desto geringer ist der Wettbewerb. Und weniger Wettbewerb bedeutet häufig höhere Preise – oder im schlimmsten Fall sogar Absprachen zwischen den „üblichen“ Lieferanten.

Mit Promitea können Sie problemlos zusätzliche Lieferanten einladen, weil Sie nicht mehr jedem einzelnen E-Mails senden, Antworten verfolgen und Angebote manuell vergleichen müssen. Das übernimmt das System für Sie.

So können Sie auch „Hidden Champions“ oder neue Marktteilnehmer einbeziehen und den tatsächlichen Marktpreis ermitteln – einfach indem Sie ihnen eine faire Chance geben, ihre Leistungsfähigkeit zu zeigen.

2. Bessere Entscheidungen dank historischer Daten

Es ist eine Sache, Angebote innerhalb einer Ausschreibung zu vergleichen. Noch wertvoller ist es jedoch, aktuelle Angebote mit früheren Ergebnissen vergleichen zu können.

◉ Wie viel haben wir im letzten Jahr für einen vergleichbaren Artikel bezahlt?

◉ Wie stark sind die Preise in früheren Ausschreibungsrunden gesunken?

◉ Welcher Lieferant war damals am wettbewerbsfähigsten?

◉ Welche Argumente wurden für Preiserhöhungen angeführt – und ist es inzwischen Zeit, die Preise wieder zu senken?

◉ Ist das aktuelle Angebot fair oder gibt es noch Verhandlungsspielraum?

Wenn alte Angebote in E-Mails und Tabellen verstreut sind, ist die Suche nach diesen Antworten mühsam. Deshalb werden Entscheidungen oft ausschließlich auf Basis aktueller Angebote getroffen.

Promitea ermöglicht Ihnen den Zugriff auf historische Daten in ihrer gesamten Breite. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz können Sie innerhalb weniger Minuten Berichte und Handlungsempfehlungen erstellen.

Ohne Daten sagen Sie:

„Das erscheint uns zu teuer.“

Mit Daten können Sie sagen:

„Bei einem vergleichbaren Auftrag vor sechs Monaten lag der Preis 8 % niedriger. Was hat sich geändert? Können Sie diesen Preis wieder erreichen?“

Das ist eine völlig andere Verhandlungsposition.

3. Verhandeln Sie mit mehrstufigen Ausschreibungen

Bei größeren Ausschreibungen beginnt die eigentliche Arbeit oft erst nach der ersten Angebotsrunde.

Die Lieferanten reichen ihre Preise ein. Sie vergleichen die Angebote. Sie erkennen, wer wirklich wettbewerbsfähig ist. Anschließend möchten Sie mit den besten Anbietern in eine weitere Runde gehen.

Per E-Mail bedeutet das:

◉ Eine Shortlist erstellen.

◉ Neue E-Mails verfassen.

◉ Unterlagen erneut versenden.

◉ Erklären, dass es sich um eine weitere Runde handelt.

◉ Fristen überwachen.

◉ Die neuen Angebote erneut vergleichen.

In Promitea sind dafür nur wenige Klicks erforderlich. Im Angebotsraum markieren Sie die Lieferanten, die Sie in die nächste Runde einladen möchten – oder auch alle – und aktivieren mit einem Klick die nächste Runde:

„Vielen Dank für Ihr Angebot. Sie haben die nächste Runde erreicht. Bitte senden Sie uns Ihren finalen Preis.“

4. Nutzen Sie elektronische Auktionen bei großen Ausschreibungen

Elektronische Auktionen klingen auf den ersten Blick vielleicht etwas hart.

❓ „Ist das nicht zu aggressiv?“

❓ „Werden unsere Lieferanten das nicht negativ sehen?“

❓ „Ist das überhaupt für uns geeignet?“

Die Realität sieht anders aus: Elektronische Auktionen sind ein völlig legitimes Beschaffungsinstrument.

Ihre Kunden setzen sie wahrscheinlich bereits Ihnen gegenüber ein – und zwar ganz selbstverständlich.

Warum? Weil sie funktionieren, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Warum sollten Sie sie also nicht ebenfalls bei größeren Ausschreibungen nutzen, insbesondere dann, wenn Sie als Einkäufer die stärkere Verhandlungsposition haben?

Eine elektronische Auktion ist im Grunde ein kurzes, konzentriertes und intensives Vergabeverfahren. Die Lieferanten sehen die Wettbewerbssituation in Echtzeit und können ihre Angebote anpassen.

Der gesamte Prozess dauert vielleicht 15 Minuten – und kann erhebliche Einsparungen ermöglichen. Mitunter sogar bis zu 30 %.

Natürlich ist dies kein Werkzeug für jede Bestellung. Niemand führt für jede Kleinbestellung eine Auktion durch. Bei größeren Ausschreibungen, standardisierten Produkten oder Märkten mit mehreren vergleichbaren Lieferanten kann sie jedoch äußerst wirkungsvoll sein.

5. Einsparungen durch den Dialog mit dem Markt

Nicht jede Einsparung entsteht durch harte Preisverhandlungen.

Manchmal weiß der Lieferant etwas, das Sie nicht wissen.

Vielleicht kennt er ein günstigeres Material.

Vielleicht kann er eine andere Verpackungslösung empfehlen.

Vielleicht weiß er, wie eine kleine Änderung der Spezifikation die Produktionskosten senkt.

Vielleicht kann er die Lieferzeit verkürzen.

Oder er verfügt über eine Innovation, die langfristig Kosten spart.

Promitea ermöglicht es Ihnen, Lieferanten bereits vor der eigentlichen Ausschreibung in die Suche nach Verbesserungen einzubeziehen.

◉ „Sehen Sie Einsparpotenziale in unserer Spezifikation?“

◉ „Gibt es eine günstigere oder effizientere Alternative?“

◉ „Würden Sie Änderungen an der Spezifikation empfehlen?“

◉ „Kennen Sie Innovationen, die unsere Gesamtkosten senken könnten?“

Der Ansatz ist einfach. Dennoch ist es hilfreich, ein Werkzeug zu haben, mit dem Sie gleichzeitig mit mehreren Lieferanten kommunizieren und die besten Ideen direkt in Ihre Spezifikation übernehmen können.

6. Bewerten Sie nicht nur den Preis, sondern die Gesamtkosten

Der niedrigste Preis ist nicht immer die wirtschaftlichste Lösung.

Ein günstigeres Produkt kann eine kürzere Lebensdauer haben.

Eine günstigere Maschine kann höhere Servicekosten verursachen.

Ein günstigerer Lieferant kann längere Lieferzeiten haben.

Eine scheinbar günstige Lösung kann über mehrere Jahre betrachtet teurer sein als eine hochwertigere Alternative.

Deshalb ist es sinnvoll, die gesamten Lebenszykluskosten zu betrachten.

Die Frage lautet nicht nur:

„Was kostet es heute?“

Sondern auch:

„Was kostet es uns über die gesamte Nutzungsdauer?“

Servicekosten, Energieverbrauch, Ersatzteile, Garantie, Betriebskosten und Lebensdauer spielen dabei eine wichtige Rolle.

Mit Promitea können Sie die Bewertung mit wenigen Klicks so konfigurieren, dass neben dem Preis auch Qualität und langfristige Kosten berücksichtigt werden.

Sie können Kosten für ein Jahr, drei Jahre oder fünf Jahre simulieren.

Die Software berechnet alles innerhalb einer Minute und liefert mit Unterstützung von KI sogar Empfehlungen für das weitere Vorgehen.

Sie müssen nicht alles auf einmal nutzen

Vielleicht denken Sie jetzt:

„Das klingt gut, aber ist das nicht zu viel auf einmal?“

Nein.

Sie müssen nicht alle Werkzeuge sofort einsetzen.

Beginnen Sie einfach:

◉ Laden Sie zunächst mehr Lieferanten ein.

◉ Vergleichen Sie anschließend Angebote mit historischen Preisen und Marktindizes.

◉ Nutzen Sie später mehrstufige Ausschreibungen.

◉ Testen Sie bei größeren Vergaben elektronische Auktionen.

◉ Beziehen Sie bei strategischen Beschaffungen Lieferanten in Innovationsprozesse ein.

◉ Bewerten Sie bei langfristigen Verträgen Lebenszykluskosten und Qualität.

Welche Werkzeuge Sie einsetzen, entscheiden allein Sie.

Sie müssen Ihre Beschaffungsstrategie nicht von Grund auf neu entwickeln. Lernen Sie von bewährten Vorgehensweisen. Promitea stellt Ihnen alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung – einschließlich ausführlicher Anleitungen für deren optimale Nutzung.