Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Schlüsselfragen und Antworten
Dieser Artikel richtet sich an Einkäufer in kleinen und mittleren Unternehmen, die gerade erst mit der Elektronisierung beginnen und bisher keine Gelegenheit hatten, mit Beschaffungssoftware zu arbeiten. Sie wissen oft nicht, wie sie mit der Digitalisierung des Einkaufs starten sollen, um mit möglichst geringem Aufwand den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
Zu Beginn sei daran erinnert, dass die Elektronisierung des Einkaufs (E-Procurement) den Übergang von E-Mail und Excel zu digitalen Beschaffungswerkzeugen bedeutet. Heute gibt es so viele digitale Einkaufstools, dass selbst erfahrene Praktiker leicht den Überblick verlieren – geschweige denn ein Unternehmen, das bei null anfängt und nicht weiß, mit welchem Tool es beginnen und wie es dieses in der Praxis einführen soll.
Anfänger sollten sich noch vor Beginn der Elektronisierung des Einkaufs vier grundlegende Fragen stellen:
📌 Brauchen wir überhaupt eine Elektronisierung? Lohnt es sich, in Beschaffungssoftware zu investieren? Und welchen konkreten Mehrwert bringt sie im Vergleich zum aktuellen Zustand?
📌 Wie wählt man die richtige Software aus? Schließlich ist das Angebot an Lösungen groß und jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse.
📌 Was wird es kosten? Und welche Ausgaben sind mit der Anschaffung und dem Betrieb einer E-Procurement-Lösung verbunden? Wie lässt sich die Rentabilität der Investition abschätzen?
📌 Wie läuft die Implementierung und der Betrieb ab? Was erwartet uns also bei der Einführung des Systems (Zeitplan, Integration, Schulung) und wie gestaltet sich die tägliche Nutzung und Wartung?
In der folgenden Tabelle geben wir eine kurze Antwort auf jede dieser Fragen. Eine detaillierte Antwort finden Sie in den weiterführenden Artikeln.
| Frage | Kurze Antwort |
|---|---|
| Brauchen wir überhaupt eine Elektronisierung des Einkaufs? | Ja. E-Procurement bringt Kosteneinsparungen (niedrigere Einkaufspreise, weniger Fehler und Nacharbeiten), beschleunigt Prozesse (Genehmigungen, Bestellungen), steigert die Produktivität des Teams und sorgt für bessere Ausgabenkontrolle (Transparenz, automatische Regelüberwachung). Sie gewinnen einen Wettbewerbsvorteil – sparen Zeit und Geld, und Ihre Einkaufsabteilung kann sich stärker auf die Strategie statt auf Papierkram konzentrieren. Die Investition in die Elektronisierung amortisiert sich zudem in der Regel schnell durch spürbare Einsparungen. |
| Wie wählt man die richtige Software aus? | Definieren Sie zunächst Ihre Bedürfnisse und Ziele (was Sie verbessern möchten), beziehen Sie alle wichtigen Abteilungen (Einkauf, Finanzen, IT usw.) ein und legen Sie ein Budget fest. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass sich die Software an Ihre Anforderungen anpassen lässt, und wählen Sie ein benutzerfreundliches System. Prüfen Sie die Zuverlässigkeit des Anbieters und die Sicherheit der Lösung. Wichtig ist auch, dass sich das System in Ihr ERP integrieren lässt und für Lieferanten einfach zu bedienen ist. Berücksichtigen Sie die Qualität des Kundensupports und die Referenzen. Ideale Software ist zudem zukunftssicher erweiterbar. |
| Was wird es kosten? | Die Kosten hängen von der gewählten Lösung, der Unternehmensgröße und der Preisgestaltung des Anbieters ab. Kleineren Firmen stehen cloudbasierte Einkaufssysteme schon ab wenigen Tausend Kronen pro Monat zur Verfügung. Neben Lizenzen und Support müssen Sie auch mit Implementierungskosten (Einrichtung, Schulung, Integration) rechnen. Ein gut eingeführtes und genutztes E-Procurement-Tool amortisiert sich von selbst – dank Einsparungen und Effizienzgewinnen zahlt sich die Investition typischerweise innerhalb von 1–2 Jahren aus. |
| Wie läuft die Implementierung und der Betrieb ab? | Die Implementierung umfasst die Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, die Unterstützung der Geschäftsleitung, die Bildung eines Implementierungsteams und einen detaillierten Plan. Danach folgt die Systemkonfiguration, die Integration mit anderen Systemen und ein Pilotbetrieb. Schulung der Nutzer ist entscheidend. Nach dem Go-Live sollten Sie Leistungsverbesserungen überwachen und Prozesse optimieren. Im regulären Betrieb erfordert das System Administration (Benutzer- und Datenverwaltung) und Kommunikation mit dem Anbieter. Legen Sie Wert auf kontinuierliche Verbesserung, volle Nutzung der Funktionen und Weiterentwicklung des Systems. Nur so wird das E-Procurement-Tool langfristig erfolgreich arbeiten und die versprochenen Vorteile bringen. |
Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Was wird es kosten?
Nur wenige Eigentümer und Geschäftsführer verfügen über wirklich tiefgehende Erfahrungen im Einkauf – und schon gar nicht mit modernen elektronischen Werkzeugen, die heute in Unternehmen, die den Einkauf wirklich professionell betreiben, zum Standard gehören.
Wenn ich mich heute, im Jahr 2025, zurückblicke, komme ich mir ein wenig vor wie ein Dinosaurier, der den Beginn der elektronischen Beschaffung aus der ersten Reihe miterlebt hat – den dieses unglaubliche Verbesserungswerkzeug aber im Grunde genommen verpasst hat.
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
In mehreren Unternehmen wurde das automatische Bestellen über AI getestet. Ihre Aufgabe war es, eigenständig den Bedarf zu bewerten, operative Nachbestellungen auszulösen und ein optimales Lagerniveau zu halten. Das Ergebnis übertraf oft die Erwartungen – leider im negativen Sinne.
Rentabilität der Investition im ersten Jahr nach der Durchführung des Projekts.*
*Die geschätzten Renditen basieren auf realen Daten, die von unseren Kunden und ihren erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt wurden.
Treten Sie Promitea bei.
Unser Team ist für Sie da.