Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Brauchen wir überhaupt eine Elektronisierung des Einkaufs in einem kleineren Unternehmen?
Die Praxis zeigt, dass die Einführung eines E-Procurement-Systems praktisch für jedes Unternehmen sinnvoll ist, das ein höheres Einkaufsvolumen abwickelt. Digitaler Einkauf ermöglicht es, die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit, mit weniger Aufwand und besseren Ergebnissen zu erledigen. In der Tabelle haben wir die Vorteile aus der Sicht eines kleineren Unternehmens zusammengestellt, das gerade erst mit der Elektronisierung beginnt.
In der folgenden Tabelle geben wir eine kurze Antwort auf die einzelnen Fragen. Eine ausführliche Antwort finden Sie in den weiterführenden Artikeln.
| Nutzen | Greifbarer Nutzen für Einkäufer in einem kleinen Unternehmen | Erläuterung |
|---|---|---|
| Höhere Effizienz und Geschwindigkeit | Ausschreibung mit wenigen Klicks. Automatischer Angebotsvergleich. Fehlervermeidung. | Die Elektronisierung ermöglicht es, die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit, mit weniger Aufwand und ohne Fehler zu erledigen – die Prozesse laufen automatisch nach den festgelegten Regeln ab. |
| Einsparungen (Preis- und Kostenreduzierung) | Spürbare Senkung der Preise. Möglichkeit, die Gesamtkosten des Eigentums (TCO) zu berücksichtigen. | Dank des Wettbewerbs zwischen den Lieferanten, mehrstufigen Ausschreibungen, elektronischen Auktionen und automatischen Analysen erzielen Sie niedrigere Preise und bessere Konditionen. |
| Niedrigere Verwaltungskosten | Enorme Einsparung bei der Administration. | Die Kosten für die Abwicklung eines einzelnen Einkaufsfalls sinken auf ein Drittel der ursprünglichen Ausgaben. |
| Transparenz und Compliance | Wir haben Einblick in die Arbeit der internen Kunden wie auch der Lieferanten. | Alle Tätigkeiten erfolgen nach den festgelegten Regeln, der Prozess ist auditierbar und das Risiko von Betrug oder Korruption wird reduziert. |
| Schnelle Amortisation der Investition (ROI) | Die Investition amortisiert sich oft bereits bei der ersten Ausschreibung. | Unternehmen erzielen bis zum 10-fachen Return on Investment, selbst „schwächere“ Ergebnisse bringen bereits im ersten Jahr das 4- bis 5-Fache der eingesetzten Kosten zurück. |
| Direkte und indirekte Einsparungen | Messbare Einsparungen im Vergleich zum aktuellen Zustand. Mehr Zeit für wesentliche Tätigkeiten. | Direkt: niedrigere Preise, Konsolidierung der Bestellungen, Nutzung von Rabatten. Indirekt: Zeitersparnis, weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und Reklamationen. |
| Wettbewerbsvorteil | Kostenvorsprung gegenüber der Konkurrenz. | Ohne Elektronisierung entgeht dem Unternehmen das „auf der Straße liegende Geld“, es verliert potenzielle Einsparungen und bleibt hinter der Konkurrenz zurück, die bereits moderne Werkzeuge eingeführt hat. |
| Erfüllung der Kundenanforderungen und ESG | Vorbereitung auf Kundenanforderungen und Regulierung. | Der digitalisierte Einkauf erleichtert die Erfüllung der Anforderungen großer Kunden, gesetzlicher Vorgaben und Nachhaltigkeitstrends. |
Es ist eine Tatsache, dass Unternehmen, die bereits E-Procurement-Tools einsetzen, Einsparungen erzielen – dank des Wettbewerbs unter den Lieferanten, mehrstufiger Ausschreibungen, automatischer Analysen, die die Software für den Einkäufer übernimmt, sowie elektronischer Auktionen.
Ein weiterer konkreter Vorteil von E-Procurement ist die drastische Senkung der administrativen Kosten pro Bestellung. Die Erfahrung zeigt, dass die durchschnittlichen Kosten für die Abwicklung eines Einkaufsfalls bei Organisationen mit manuellen Prozessen bei 107 € liegen, während sie bei Unternehmen mit elektronisierten Ausschreibungen nur 32 € betragen. Das entspricht nahezu einem Drittel der ursprünglichen Kosten!
Darüber hinaus erhöht die Elektronisierung auch die Transparenz und Compliance (Einhaltung der Beschaffungsregeln). Alle Tätigkeiten erfolgen nach festgelegten Regeln, das Risiko von Betrug oder Korruption sinkt und der Einkauf ist problemlos auditierbar.
Zusammengefasst erzielen Einkäufer dank der Elektronisierung eine Investitionsrendite (ROI) von bis zum 10-Fachen, und selbst die „schwächeren“ Ergebnisse liegen bereits im ersten Jahr beim 4- bis 5-Fachen des eingesetzten Kapitals!! Die Einsparungen sind sowohl direkt (niedrigere Einkaufspreise, Konsolidierung der Bestellungen, automatische Nutzung von Skonti für fristgerechte Zahlungen) als auch indirekt (Zeitersparnis, weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und Reklamationen).
Und was passiert, wenn keine Elektronisierung durchgeführt wird? Das Risiko besteht darin, dass das ineffiziente „Business as usual“ fortgeführt wird. Experten weisen darauf hin, dass ein Unternehmen, das die Digitalisierung des Einkaufs hinauszögert, im wahrsten Sinne des Wortes Geld liegen lässt – Jahr für Jahr werden potenzielle Einsparungen verpasst, während es gleichzeitig hinter der Konkurrenz zurückbleibt, die bereits moderne Werkzeuge eingeführt hat. Zudem kann es Schwierigkeiten haben, dauerhaft die Anforderungen großer Kunden zu erfüllen – typischerweise in den Bereichen Compliance, ESG und bei spezifischen Anforderungen an Lieferanten.
Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Schlüsselfragen und Antworten
Elektronisierung des Einkaufs für absolute Anfänger: Was wird es kosten?
Nur wenige Eigentümer und Geschäftsführer verfügen über wirklich tiefgehende Erfahrungen im Einkauf – und schon gar nicht mit modernen elektronischen Werkzeugen, die heute in Unternehmen, die den Einkauf wirklich professionell betreiben, zum Standard gehören.
Wenn ich mich heute, im Jahr 2025, zurückblicke, komme ich mir ein wenig vor wie ein Dinosaurier, der den Beginn der elektronischen Beschaffung aus der ersten Reihe miterlebt hat – den dieses unglaubliche Verbesserungswerkzeug aber im Grunde genommen verpasst hat.
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
In mehreren Unternehmen wurde das automatische Bestellen über AI getestet. Ihre Aufgabe war es, eigenständig den Bedarf zu bewerten, operative Nachbestellungen auszulösen und ein optimales Lagerniveau zu halten. Das Ergebnis übertraf oft die Erwartungen – leider im negativen Sinne.
Rentabilität der Investition im ersten Jahr nach der Durchführung des Projekts.*
*Die geschätzten Renditen basieren auf realen Daten, die von unseren Kunden und ihren erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt wurden.
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