Umění zbytečných nákupních reportů

Jak poznáte zbytečný nákupní report?

Tak, že:

• "neshrnuje úplně, věrně, srozumitelně a bez prodlení plnění klíčových úkolů nákupu." (klíčových z hlediska strategie, vedení a interních zákazníků),
• "adresát s informacemi obsaženými v reportu nic konkrétního nedělá." (nevyjede vám alespoň pět konkrétních akcí, které v minutách, maximálně hodinách po obdržení reportu podnikl).

Na operativní úrovni jsem velkým příznivcem situačních nákupních reportů, které jedním pohledem shrnují to nejdůležitější a uživatel reportu okamžité ví, co je důležité, co je očekávaná výkonost, kde konkrétně je problém a co se má udělat. Takový report by měl být automatizovaný a nákupčímu se ukázat vždy, když se naloguje do systému. Dobrý manažer nákupu strávil jeho vymýšlením dny a neustále jej zlepšuje, aby svému týmu poskytl vodítko a současně viděl, kde se zadělává na problém a mohl proaktivně zasáhnout.

Na úrovni nákupního oddělení je potom klíčem k úspěchu report zaměřený na procesy: jak jsou efektivní, jak jsou naplňovány, zda vedou k očekávané výkonosti. Procesní reporty jsou obvykle směsí tvrdých a měkkých dat a jejich příprava a následná interpretace se nedá zcela automatizovat. Dobrý manažer nákupu věnuje 10 % výsledkům a 90 % procesu, kterým byly dosaženy, protože manažer nákupu tu není od toho, aby dělal práci nákupčího, ale aby svému týmu umožnil dělat jejich práci co nejefektivněji a současně měl kontrolu, že výsledky dosahují správným procesem.

Zbytečné reporty mě frustrovaly natolik, že jsem vystudovat MSc. v řízení firemní výkonosti. Po deseti letech zkoumání nákupních reportů konstatuji, že většina nákupních reportů je tak špatná, že je nejlepší je zahodit a začít od začátku, u menšiny stačí proškrtat a doplnit, a u několika málo stačí zapracovat na obsahu a formě pro různé typy uživatelů.

Věřím, že zlepšení nákupních reportů přinese rychlé a hmatatelné zlepšení výkonosti nákupu a jasný akční plán pro nákupčí, manažery nákupu, interní audit i vrcholné vedení.