Sourcing

K Sourcingu řadíme elektronické poptávky, výběrová řízení a aukce. Pomocí těchto metod jsou nejčastěji nakupovány tzv. klíčové položky. Pro tyto položky existuje trh s více alternativními dodavateli, kteří jsou z pohledu nákupu zaměnitelní a v soutěži jsou na podobné úrovni.

Tradičně se sourcingový projekt skládá z následujících kroků:

Vygenerování poptávky (RFI, Request for Information), která je směrována na vybrané, schválené dodavatele.

Skládá se z:

• údajů nákupní organizace (kontaktní údaje a osoby)
• popisu poptávaných položek a jejich množství
• dodacích podmínek, časových údajů atd.

Poptávky jsou poslány vybraným dodavatelům e-mailem.

Dodavatelé reagují nabídkami. Jejich odpovědi nejsou jednotně formátovány, proto musí být vyhodnocení prováděno manuálně, a to je časově náročné.

Při generování nové poptávky v systému Promitea lze uspořit čas:

• data lze převzít z již provedených poptávek
• poptávka je vyhotovena na základě existujících předloh
• popisy položek jsou přeneseny z ERP do systému Promitea

Podobně se postupuje při výběru dodavatele a při nastavení elektronického zasílání poptávek.

Po obdržení poptávky zadají dodavatelé ve svém prohlížeči v systému Promitea svoji nabídku – ta je omezena na zadání ceny za položku.

Tím je čas potřebný ke zpracování poptávky na straně nákupu a i na straně dodavatele minimální, jde jenom o pár minut.

Obdržené nabídky vyhodnotí Promitea automaticky.

V jednoduchých případech může být zakázka zadána na základě nejlepší nabídky. Jinak se vyplatí, když na základě vyhodnocení poptávky následuje elektronické výběrové řízení (RFQ, Request for Quotation).

RFQ-nákup musí provést následující kroky:

• převést nejlepší dodavatele do užšího výběru
• popř. doplnit nepeněžní kritéria (dodací dobu, splatnost, kritéria kvality) pro multikriteriální vyhodnocení nabídky
• doplnit další dokumenty požadované od dodavatele
• stanovit nákupní strategii (cherry-picking vs. kompletní nabídka, zapečetěná nabídka, multikriteriální hodnocení nabídek, hodnocení pouze podle ceny)

Ze zkušeností víme, že se dodatečné náklady na elektronické výběrové řízení pomoci RFQ vyplatí, protože vylepší nejlepší nabídky až o cca 10 %. U vyhodnocení platí to stejné, jako u poptávek. 

Poznámka: Fázi poptávky je možné přeskočit a uskutečnit přímo pouze výběrové řízení.

Projekt může být ukončen výběrovým řízením. Doporučujeme však přechod do elektronické aukce.

Zde jsou další možnosti nastavení:

• další zúžení počtu dodavatelů
• připojení dodatečných kritérií pro hodnocení nabídek
• využití dalších funkcí (Cost Break Down, TCO)

Dodavatelé jsou do aukce pozváni. Pro zahájení aukce je daný pevný časový bod. Dodavatelé mají možnost vylepšovat svoji nabídku online. Rovněž vidí parametry dosud nejlepší nabídky. Tím mají šanci podat zajímavější nabídku a zakázku získat.

Trvání online aukce je stanoveno zpravidla na 30 minut s možností prodloužení.

Typický průběh aukce je znázorněn na následující obrazovce:

Tento popis se vztahuje k tzv. anglické reverzní aukci ERA (English Reverse Auction). Vedle této nejrozšířenější metody nabízí Promitea ještě dva další postupy tzv. ticker aukce.

• DRA (Dutch Reverse Auction)
• JRA (Japan Reverse Auction).

Oslovte nás prosím, pokud se zajímáte o podrobnosti nebo o radu, jak strategicky nejlépe zkombinovat různé formy aukcí.

Aukce přináší dodatečně k úsporám pomocí elektronických výběrových řízení další cenové zlepšení cca 5 %.

Promitea nabízí vedle popsaných procesů ještě další funkce:

• reporty
• kompletní monitorování všech kroků (log), které byly provedeny všemi uživateli, pomocí kterého lze ověřit, zda vše proběhlo podle podnikových pravidel nákupu

Souhrn:

Sourcing je nejúčinnější metoda k zajištění poklesu cen, a to při významném snížení nákladů. Po jednom dni zaškolení jsou nákupčí schopni plně ovládat systém a za krátkou dobu dosáhnout ROI více než 100 %.