Je dodavatel A opravdu levnější než dodavatel B?

Jana Jůzlová má více než 20 let zkušeností s firemním nákupem ve výrobních společnostech. Dnes se specializuje na poradenství v oblasti strategického nákupu a pomáhá firmám proměnit nákup a logistiku v konkurenční výhodu. Dnes jsme se zamýšleli nad největší chybou v hodnocení nabídek, která stojí firmy miliony a přitom si toho ani nemusí všimnout.

◆ Občas za mnou přišel kolega z jiného oddělení a ukazoval mi, jak nakupujeme hrozně draze, že on to sežene na internetu nebo v obchodě pro kutily sám a za lepší cenu. Jednalo se tehdy o postřikovač. Podívala jsem se na to a stačila mi chvilka, abych pochopila rozdíl v ceně. Pro něj to byla jenom cena, kterou viděl na štítku. Když pominu rozdíly za dopravu, platební podmínky, bonusy a další, tak hlavní rozdíl byl v tom, že jeho postřikovač byl mechanický a my v objednávce dle požadavku měli tlakový, což je úplně jiná liga! A dalším bodem byla záruka.

Jedna z nejčastějších chyb v nákupu je podle mě stále stejná: porovnáváme hlavně ceny, ale ne skutečné náklady. A nebo porovnáváme jiná řešení s jiným přínosem a tváříme se, že je to stejné.

◆ Můj příklad je typická situace v podniku, kdy jedna nabídka vypadala na první pohled výrazně lépe. Jenže po doplnění dopravy, balného, minimálního odběru, platebních podmínek nebo dalších příplatků se pořadí změnilo.

A právě proto mám ráda princip „jablka s jablky, hrušky s hruškami“. Nejdříve musí být jasné, co vlastně porovnáváme. Stejná specifikace, stejné množství, stejné podmínky a stejné parametry dodávky. Teprve potom má smysl porovnávat.

◆ Digitalizovaný výběrový proces mi v tom pomáhá hlavně tím, že jednotlivé nabídky dostanu do stejné struktury. Místo několika Excelů a e-mailů vidím jednotlivé parametry vedle sebe a mohu pracovat s celkovými náklady, ne jen s nákupní cenou.

To je důležité i při rozhodování managementu. Když řeknu, že dodavatel B je dražší o 3 %, ale jeho TCO je ve výsledku nižší, nikdo mě nechápe. Ale když jim ukážu tabulku s barvičkami a jasnými čísly, dokážu přesně vysvětlit proč.

◆ Digitalizace pomáhá změnit způsob srovnání a rozhodování. Nejlevnější nabídka nemusí být ten nejlevnější nákup. A právě celkové náklady nám ukážou rozdíl, který samotná cena schová a vede k prodělku.

Také si zvolíte kritéria, která jsou pro vás důležitá: cena, dodací podmínky, záruka, balení, cena vstupního materiálu, servis. Software vám potom automaticky porovná jednotlivé nabídky a doporučí tu nejlepší podle vašich kritérií. A v případech, kdy se rozhodujete nejen podle celkové ceny, ale i podle provozních nákladů si v Promitea jednoduše nasimulujete nejlepší nabídku na rok, 3 roky a třeba 5 let provozu. A často zjistíte, že nejlepší nabídka je při přepočtu na 3 roky vlastně nejhorší, protože dodavatel má vysoké ceny servisu a náhradních dílů.