Nákup prostě není téma pro ředitele

Když se dnes jako ředitel středně velké výrobní firmy ohlížím zpátky, kladu si jednoduchou otázku: stálo zavedení nákupního softwaru Promitea opravdu za to? Nebyla to naše největší priorita.

Výroba běžela, zakázky jsme plnili, lidé si nějak poradili a nákup, jak se u nás dlouho říkalo, „nějak fungoval.“

Jenže právě to „nějak“ mě začalo časem zneklidňovat a stejného názoru byli i majitelé, auditoři i naši koneční zákazníci. Čím víc naše firma rostla, tím víc bylo patrné, že nákup zaostává za reálnými potřebami naší společnosti. Místo automatizace spousta ruční práce, dohledávání, improvizace, místo profesionálních tendrů spousta zbytečných telefonátů a drobných chyb, které samy o sobě nevypadaly dramaticky, ale dohromady nám braly čas, peníze i klid.

Již po několika měsících provozu Promitea mohu poctivě odpovědět, že jsme zavedli systém, který nákup posunul na úplně nový level.

Nemá smysl mou zkušenost shrnovat do nějakého uceleného formátu. Pro všechny ředitele, kteří stojí před výzvou, co s nákupem, bude daleko užitečnější, když popíšu, jak jsme dospěli k rozhodnutí a co nám Promitea v praxi přinesla.

Nákup je jednou z největších nákladových položek. Vždyť jen základní suroviny představují několik set milionů korun ročně! Nákup ovlivňuje finance, výrobu, sklad, účetnictví, kvalitu i vztahy s dodavateli. Když je v něm nepořádek, nebolí to jen nákupčí. Bolí to celou firmu, jen se ta bolest rozlévá tak pomalu, že si na ni zvyknete, a přestanete se pokoušet s tím něco dělat. Přesně to byla situace i v mé firmě.

Kdyby se mě někdo ještě před dvěma lety zeptal, jakou prioritu má v naší firmě oddělení nákupu, potažmo nějaký nákupní software, asi bych řekl něco mezi „nízkou“ a „prosím vás, teď máme na práci milion důležitějších věcí.“

Ředitel firmy má vždycky plný stůl. Obchod. Výroba. Lidé. Marže. Energie. Banka. Zákazníci. Reklamace. Nové zakázky. Staré zakázky. A někde úplně dole, pod hromadou jiných témat, leží nákup. Ne proto, že by nebyl důležitý. Ale proto, že to „nějak funguje.“ Ideálně o nákupu vůbec neslyším.

Jenže je v tom velká zrada! „Nějak to funguje“ znamená, že žadatelé dostanou, co chtějí. Nestojí výroba. Funguje schvalovací proces. Daří se plnit rozpočet. Faktura se nakonec dostane do účetnictví. Když něco hoří, zavolá se dodavateli. Když něco chybí, rychle se to vyřeší.

Problémy v nákupu jsou prostě provozní nepříjemnost. Ne strategické téma. Jasně, chtěli bychom nakupovat levněji. Chtěli bychom mít méně problémů s dodávkami. Proces by mohl fungovat rychleji. Ale suma sumárum, vždycky máme důležitější problémy.

Prostě, „není to téma pro ředitele.“