Vytvořte business case pro e-procurement ve vaší organizaci

Vytvořte business case pro e-procurement ve vaší organizaci

Top manažeři jsou racionální lidé, kteří se nenechají opít rohlíkem v podobě vzdušných zámků a nejasných přínosů, jinými slovy, žadatel musí prokázat, že e-procurement není náklad, ale investice s jasnou a vysokou návratností. V tomto článku proto sdílíme jednoduchý návod, jak prokázat přínos e-procurementu pro výsledovku organizace, tzn. peníze, které zavedení e-procurementu firmě reálně přináší.

E-procurement teorie vs realita

E-procurement slibuje celou řadu výhod – snižuje nákupní ceny díky lepší transparentnosti, přináší úspory efektivnějšími procesy (rychlejší schvalování, méně chyb, automatizace rutinních úkonů) a posiluje compliance (minimalizuje korupční rizika, zajišťuje dodržování pravidel a procesních požadavků).

Tyto benefity jsou dobře známé už minimálně 25 let, a přesto mnoho organizací stále váhá s hlubší elektronizací nákupu. Proč? Důvodem je často to, že chybí jasný způsob, jak tyto přínosy skutečně změřit, obhájit jejich hodnotu před vedením a dokázat, že e-procurement není jen další IT projekt, ale strategická změna s reálným dopadem na byznys.

Člověk by si řekl, že když tohle někdo čte, okamžitě se dostává do manažerského varu a hledá způsob, jak co nejrychleji zvednout peníze, které doslova leží na zemi. Avšak povzdech ředitele nákupu stavební společnosti nás rychle vrací do reality: Ředitel mě ani nenechal domluvil: ‚Ale my přece máme nákup kompletně v ERP máme.‘ Ano, máme, ale ERP není e-procurement. ERP pokrývá jenom některé procesy jako požadavky, schvalování, vytváření objednávek, informace o dodavatelích. Ale zbytek se dělá pořád postaru- posílání poptávek emailem a srovnání nabídek v excelu, nemáme řízené kategorie, nemáme žádný nástroj pro efektivní vyjednávání, hodnocení dodavatelů jsme si udělali na koleně a nikdo ho neaktualizuje. A to nemluvím o tom, kolik času lidé stráví manuálním přepisováním dat.

Když mu to vysvětlím, dívá se na mě skepticky: ‚A kolik tím reálně ušetříme?‘ Můžu mu dát konkrétní čísla z jiných organizací, ale on řekne, že to je jen marketing. Když argumentuji necenovými úsporami jako úspory v čase, v lepší kontrole, ve snížení chyb, řekne, že to je všechno pěkné, ale že by to potřeboval vyčíslit v penězích. A pak to zabije poslední námitka: ‚Stejně za dva roky přecházíme na nový ERP.‘ Takže máme ještě dva roky fungovat neefektivně. Na to neřekne nic, protože to pro něho nejsou reálné peníze. Nemá pocit, že bychom teď ztráceli peníze, nechybí mu.

A teď otázka, co s tím? Když nepřijdu s lepším argumentem, neposunu se dále.

Přínosy kvalitnějšího e-procurementu

Pokud má mít e-procurement naději na schválení, musíme vytvořit přesvědčivý business case, který jasně ukáže dopad na výsledovku organizace. Klíčem pro kvalitní business case je soustředit se na čtyři provázané faktory- efektivitu, účinnost, inovativnost a compliance (viz tabulka).

Faktor	Přínos	Odraz ve výsledovce
Efektivita	Stejná práce za méně času, s menším úsilím a méně chybami	Nižší personální náklady, snížení chybovosti a nákladů na jejich opravy.
Účinnost	Kvalitnější nákup, lepší ceny a podmínky	Nižší jednotkové náklady, lepší cash flow, vyšší kvalita.
Inovativnost	Více a lepších inovací díky nákupnímu know-how	Vyšší prodejní ceny, nižší náklady, vyšší obrat díky rychlejšímu uvádění inovací na trh.
Compliance	Dodržování pravidel, transparentnost a kontrola	Zvýšení obratu se zákazníky, kteří dbají na compliance dodavatelů, snížení pokut za nedodržování pravidel a zákonů, eliminace ztrát kvůli korupci, nižší úroky z úvěrů pro ESG dodržující firmy.

Efektivita: Stejná práce za méně času, s menším úsilím a méně chybami

E-procurement zvyšuje efektivitu tím, že digitalizuje, standardizuje a automatizuje úkoly, které jinak vyžadují manuální zpracování a přepisování již vytvořených dat. Například schvalování požadavků, zasílání a porovnávání nabídek, vytváření objednávek, sledování smluvních podmínek, hodnocení dodavatelů – to vše probíhá rychleji a bez chyb.

Dopad na nákup: více práce za méně času, nižší administrativní náklady, méně pracovních hodin věnovaných operativním úkonům a uvolnění kapacit nákupního týmu na strategickou práci.

Dopad na výsledovku: nižší personální náklady, snížení chybovosti a nákladů na jejich opravy.

Účinnost: Kvalitnější nákup, lepší ceny a podmínky

E-procurement znamená systematické řízení kategorií, lepší data pro vyjednávání a rozhodnutí, přísnější kontrolu nad dodavateli a nákupními procesy. Firmy s pokročilými nákupními systémy dosahují lepších cen a podmínek díky analytickým nástrojům, automatizovanému vyjednávání a vyšší konkurenci mezi dodavateli.

Dopad na nákup: lepší procesy a poklady pro práci, možnost dělat více činností a s vyšší přidanou hodnotou, vyšší kontrola nad činnostmi nákupu.

Dopad na výsledovku: nižší jednotkové náklady, lepší cash flow, vyšší kvalita.

Inovativnost: Více a lepších inovací díky nákupnímu know-how

Pokročilé e-procurement nástroje umožňují snadnější zapojení interních zákazníků a dodavatelů do nákupního procesu nákupu. Díky kvalitnějším datům můžeme snadněji identifikovat oblasti s vysokým inovačním potenciálem, nové technologie, efektivnější materiály, výrobky a procesy,

Dopad na nákup: rychleji, levněji, lépe, tzn. více inovací, více úspor, vyšší hodnota za stejné peníze.

Dopad na výsledovku: vyšší prodejní ceny, nižší náklady, vyšší obrat díky rychlejšímu uvádění inovací na trh.

Compliance: Dodržování pravidel, transparentnost a kontrola

E-procurement garantuje, že procesy probíhají v souladu s firemními pravidly i regulačními požadavky, snižuje se riziko podvodů a korupce, neautorizované nákupy, vynucování dodržování smluvních podmínek, zvyšuje se kontrola a transparentnost nákupu.

Dopad na nákup: standardizace, dodržování požadavků compliance, transparentnost a auditovatelnost.

Dopad na výsledovku: zvýšení obratu se zákazníky, kteří dbají na compliance dodavatelů, snížení pokut za nedodržování pravidel a zákonů, eliminace ztrát kvůli korupci, nižší úroky z úvěrů pro ESG dodržující firmy.

Business case pro prohloubení e-procurementu

V námi zkoumané organizaci vytvořil manažer nákupu následující business case pro top management:

Je čas posunout e-procurement na vyšší úroveň! Provedené testy na reálných výběrových řízeních jasně ukazují, že digitalizace nákupu není jen kosmetickým zlepšením pro dobrý pocit, ale zásadním přínosem pro hospodářský výsledek firmy. Automatizace katalogového nákupu a poptávkového řízení nám ušetří stovky hodin ročně, které mohou být využity na strategické úkoly. Promyšlené řízení výběrových řízení díky katalogům kritérií a e-aukce nám přinášejí hmatatelné úspory oproti současnému vyjednávání s dodavateli a riziku, že něco v nabídce přehlédneme. Cílená spolupráce s dodavateli na inovacích znamená snížení nákladů v řádech milionů! V současnosti nemáme nástroj, jak na inovacích s dodavateli systematicky pracovat. Zároveň díky software garantujeme vyšší míru compliance, hlídáme si únik informací a eliminujeme zbytečné finanční ztráty spojené s nedůsledným řízením smluv a výkonosti dodavatelů. Celkový přínos 2,85 milionu Kč ročně jen na provedených tendrech není číslo, které bychom si mohli dovolit ignorovat.

Tabulka shrnuje čtyři zásadní přínosy e-procurementu a náš odhad úspor, pokud začneme software systematicky používat. Pozor! Software je jenom chytrý pomocník a rádce, úspory si musíme jako firma odpracovat.

Faktor	Popis	Roční finanční přínos dle testu (Kč)	Odhadovaný potenciál dle stejné logiky (Kč)
Efektivita	Automatizace katalogového nákupu a rychlost poptávkového řízení – úspora 76 % času, celkem 30 hodin měsíčně po 600 Kč za hodinu.	216.000	600.000
Účinnost	Využití demo-verze a provedení vícekolegového výběrového řízení a e-aukce, úspora oproti standardu 160 000 Kč na jednom výběrovém řízení.	160.000	8.500.000
Inovativnost	Alternativní materiál a optimalizace dopravy v rámci konzultace s dodavatelem – úspora 200 000 Kč měsíčně.	2.400.000	32.000.000
Compliance	Audit smluvních podmínek odhalil špatné platební podmínky – úspora cca 70 000 Kč na úrocích.	70.000	4.000.000
Celkem	Celkový roční přínos	2.846.000	45.100.000

Následující odstavce popisují jednotlivé testy detailně. Vybrali jsme příklady, které odpovídají našim běžným tendrům a činnostem. Ještě poznamenáváme, že nákupní compliance je v současnosti v tristním stavu a musíme se rychle dostat na požadavky interního auditu a především zákazníků.

📌 Efektivita: Automatizace a rychlost procesů

Na základě dema a testovacího výběrového řízení díky automatizaci katalogového nákupu a zrychlení poptávkového řízení ušetříme 76 % času, který nákupní tým měsíčně tráví nad těmito úkoly. Místo pracného hledání dodavatelů, manuálního zadávání objednávek a ručního porovnávání nabídek se procesy digitalizovaly, což ušetřilo 30 hodin měsíčně. Při interní sazbě 600 Kč za hodinu to znamená roční úsporu 216 000 Kč. Očekáváme další významné procesní úspory i u interních zákazníků, až software rozšíříme na všechny.

📌 Účinnost: Lepší výběrová řízení a úspory na nákladech

Demo-verze e-procurementového nástroje umožnila provést vícekolové výběrové řízení a e-aukci, která přineslo výrazně lepší výsledky než standardní postup. Díky transparentnější soutěži, vyššímu tlaku na cenu a lepší konkurenci mezi dodavateli se podařilo dosáhnout úspory 160 000 Kč na jednom výběrovém řízení. Myslíme si, že podobný výsledek dosáhneme u všech ostatních výběrových řízení, a současně očekáváme, že se absolutní úspora bude časem rychle snižovat. V prvních letech očekáváme, že přesoutěžení přinese velké úspory.

📌 Inovativnost: Alternativní materiály a efektivnější doprava

Test spolupráce s vybranými dodavateli na optimalizaci materiálových vstupů a logistiky prostřednictvím modulu „Rozvoj dodavatele“ a „Funkční specifikace“ přinesl významné přínosy. Identifikací alternativních materiálů s lepším poměrem cena/výkon a optimalizací dopravy se podařilo snížit měsíční náklady o 200 000 Kč. Ročně to znamená přínos ve výši 2 400 000 Kč, což se přímo promítá do snížení celkových provozních nákladů firmy. Stejný přístup bychom měli zaujmout ke všem dalším dodavatelům a pokusit se optimalizovat kategorie na které jinak nemáme čas.

📌 Compliance: Audit smluvních podmínek a snížení finančních rizik

Podrobná revize smluv a audit platebních podmínek prostřednictvím modulu „Řízení smluv“ odhalil špatné nastavení splatností faktur oproti smlouvě. Úpravou těchto podmínek a lepší kontrolou platebních toků se podařilo snížit úrokové náklady o 70 000 Kč ročně. Díky e-procurementu bychom mohli provést hloubkový audit dodavatelů a smluv a odhalit další plýtvání i rizika.

📌 Další kroky

Abychom tyto výhody realizovali, není na co čekat. Žádáme proto vedení o schválení rozpočtu, abychom mohli začít software okamžitě používat. Hlubší integraci s ERP, která umožní využít všechny výhody můžeme odložit na druhou a třetí fázi.

Obecná pravidla pro přípravu e-procurement business case

Na závěr ještě připomeňme několik zlatých pravidel pro přípravu jakéhokoli investičního návrhu pro top management. Nejedná se o žádnou raketovou vědu, ale mnoho manažerů nákupu si zbytečně komplikuje situaci tím, že tato pravidla nedodržuje.

📌 Mluv jazykem, kterému manažeři rozumí

Top management se nezajímá ani o komfort zaměstnanců ani o technické detaily, ale o dopady na podnikání a hlavně výsledovku. Proto musí být business case založen na konkrétních číslech: jaké hmatatelné úspory přinese, jaký bude dopad na EBITDA a jaká je návratnost investice. Svá tvrzení podložte relevantními daty a trošku je nafoukněte. Ostatní dělají totéž, tak ať nejste v nevýhodě.

📌 Zdůrazni strategický přínos

Mnoho business case se soustředí výhradně na přínosy a zapomene návrh provázat se strategickými prioritami společnostmi. Pokud například firma hodlá digitalizovat, máme dveře otevřené. Stejně tak v době krize firma uslyší na úspory. A v období růstu zase na procesní efektivitu a flexibilitu. Pokud se vaše argumentace zaměří pouze na náklady, budou ji vnímat jako operativní, nikoliv strategickou.

📌 Použij konkrétní příklady a srovnání

Obecná tvrzení vyvolají nedůvěru a odpor. Daleko lépe funguje srovnání dnes a zítra: „Ruční zpracování nabídek trvá v průměru 70 minut. Díky e-procurementu to za nás udělá software a dokonce nám zvýrazní, který dodavatel je na kterém řádku nejlepší, což využijeme při závěrečném vyjednávání.

📌 Zdůrazni nebezpečí „business as usual“

Jedním z nejlepších způsobů, jak management vystrašit (a přesvědčit), je ukázat, jak bude vypadat firma, pokud se změna neprovede: „Bez e-procurementu ročně proděláme minimálně X milionu Kč a ještě budeme zaostávat za konkurencí, který už e-procurement aplikovala. Navíc se vystavujeme riziku u auditu našich zákazníků, kteří po dodavatelích vyžadují propracovaný ESG systém.“

📌 Nezapomeň na rychlé výhry (quick wins)

Management miluje projekty, které vedle dlouhodobých benefitů přinášejí okamžité a viditelné výsledky. Například: „Okamžitě můžeme digitalizovat katalogový nákup, což přinese 200 hodin úspor za první čtvrtletí a minimalizaci nákupů na kartu, se kterými již roky marně bojujeme.“

📌 Najdi interní spojence

Nákupní oddělení nemusí být jediným podporovatelem e-procurementu. Když se v návrhu chytře zaštítíme podporou finančního ředitele (kvůli úsporám), interního auditu (kvůli lepší compliance) nebo dokonce IT (snadná integrace díky cloudu), řádově zvyšujeme šance na schválení projektu.

📌 Navrhni SLP plán implementace

SLP je zkratka tří slov, které u implementace milují všichni manažeři: Snadný, Levný, Populární. Neotravujte s detaily jako přesný plán testování, školení, implementace. Raději je uklidněte, že všechno dobře proběhne a kdy se mohou těšit na první výsledky.

Přeji Vám hodně zdaru při prohlubování e-procurementu. A když se rozhodnete pro Promiteu, získáte partnera, který má skvělý produkt, dokáže ho skvěle implementovat a díky spolupráci se skvělými uživateli na straně zákazníků i dodavatelů získal unikátní know-how v oblasti nákupu.