Mějte přehled o aktivitách v průběhu výběrového řízení, zamezte manipulaci a získejte auditní stopu

Každý nákupní software, který znám obsahuje informaci o aktivitě, kterou si může manažer snadno otevřít a zkontrolovat. Tyto activity logs neboli záznamy o změnách sledují: kdo si výběrové řízení otevřel, kdy přesně, co přesně a co změnil.

Často se jedná o přirozené a naprosto legitimní činnosti:

• opravit lidskou chybu,
• upřesnit informaci,
• zkontrolovat stav nabídek a upozornit dodavatele na chybu,
• změnit nějaký podstatný požadavek a prodloužit výběrové řízení.

Jsou však i případy, kdy aktivita může působit podezřele. Ze své vlastní praxe vybírám:

• interní zákazník se "podíval" do nabídkové síně a potom "pošeptal" svému oblíbenému dodavateli, jak na tom jsou ostatní. A za hodinu už byl dodavatel nejlepší!
• nákupčí přidal kritérium (které dodavatelé neviděli) a které výsledek nasměrovalo k jednomu dodavateli.
• dodavatelé koordinovali své nabídky tak nešikovně, že vložili nabídky vždy s 15 minutovým odstupem, od nejdražší po nejlevnější ... ...

Dobrý manažer by měl vědět, na které nesrovnalosti se zaměřit a jak je interpretovat. Třeba to má nevinné vysvětlení, ale třeba taky ne.

Když ukážete internímu auditu analýzu activity logs, určitě vás za tuto auditní stopu pochválí.

Promitea je jednoduchá a intuitivní nákupní platforma srovnatelná s řádově dražšími konkurenty. A navíc získáte přístup k našemu know-how. O skutečném procurementu, který vám přinese přidanou hodnotu, se musíme bavit mezi čtyřma očima.