Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: klíčové otázky a odpovědi
pro začátečníky

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: klíčové otázky a odpovědi

Jan Vašek - Chief innovation officer Promitea
Jan Vašek
Chief innovation officer
Publikováno dne

Tento článek je určen nákupčím v menších a středních firmách, kteří s elektronizací teprve začínají a dosud neměli možnost pracovat s nákupním software a vlastně nevědí, jak s elektronizací nákupu začít, aby jim přinesla maximální benefit s vynaložením co nejmenšího úsilí.

Na úvod připomeňme, že elektronizace nákupu (e-procurement) znamená přechod od emailu a excelu k digitálním nástrojům řízení nákupu. Dnes je těch digitálních nákupních nástrojů tolik, že se v nich ztrácí i zkušený matador, natož firma, která začíná od nuly a neví, kterým nástrojem začít a jak jej zavést do praxe.

Začátečníci si musí ještě před zahájením elektronizace nákupu položit čtyři základní otázky:

📌 Potřebujeme vůbec elektronizaci? A vyplatí se investovat do nákupního software? A co konkrétně nám přinese oproti současnému stavu?

📌 Jak vybrat správný software? Vždyť nabídka softwarů je široká a každá firma má jiné potřeby.

📌 Kolik to bude stát? A jaké náklady jsou spojeny s pořízením a provozem e-procurement řešení? Jak odhadnout návratnost investice?

📌 Jak probíhá implementace a provoz? Co nás tedy čeká při zavádění systému (časový harmonogram, integrace, školení) a jak bude vypadat každodenní používání a údržba?

V následující tabulce uvádíme stručnou odpověď na jednotlivé otázky. Podrobnou odpověď naleznete v navazujících článcích.

OtázkaStručná odpověď
Potřebujeme vůbec elektronizaci nákupu?Ano. E-procurement přináší úspory nákladů (nižší nákupní ceny, méně chyb a oprav), zrychlení procesů (schvalování, objednávání), vyšší produktivitu týmu a lepší kontrolu nad výdaji (transparentnost, automatické hlídání pravidel). Získáte konkurenční výhodu – ušetříte čas i peníze a vaše nákupní oddělení se může více věnovat strategii místo papírování. Investice do elektronizace se navíc obvykle rychle vrátí díky hmatatelným úsporám.
Jak vybrat správný software?Definujte si nejprve své potřeby a cíle (co chcete zlepšit), zapojte všechny důležité oddělení (nákup, finance, IT atd.) a stanovte rozpočet. Při výběru řešení se zaměřte na to, aby šlo software přizpůsobit vašim potřebám, volte uživatelsky přívětivý systém. Ověřte si spolehlivost dodavatele a bezpečnost řešení. Důležité je také, aby šlo systém integrovat s vaším ERP a byl snadno použitelný i pro dodavatele. Nezapomeňte zohlednit kvalitu zákaznické podpory a reference. Ideální software lze v budoucnu rozšířit.
Kolik to bude stát?Náklady závisí na zvoleném řešení, velikosti firmy a cenové politice dodavatele. Menším firmám se nabízí cloudový nákupní systéme za jednotky tisíc korun měsíčně. Kromě licencí a podporou počítejte s náklady na implementaci (nastavení, školení, integrace). Dobře nasazený a využívaný e-procurement nástroj si sám na sebe vydělá – díky úsporám a efektivitě se investice typicky vrací do 1–2 let.
Jak probíhá implementace a provoz?Implementace obnáší analýzu vašich stávajících procesů, získání podpory vedení, vytvoření implementačního týmu a detailní plán. Poté následuje konfigurace systému na míru, integrace s dalšími systémy a pilotní provoz. Klíčové je proškolení uživatelů. Po ostrém startu sledujte zlepšení výkonosti a dolaďujte procesy. V běžném provozu systém vyžaduje administraci (správa uživatelů, dat) a komunikaci s dodavatelem. Důraz klaďte na průběžné zlepšování, plné využití funkcí a rozvoj systému. Jenom tak bude e-procurement nástroj dlouhodobě fungovat k vaší spokojenosti a přinášet slíbené benefity.

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Příběh z praxe – firma se zakázkovou výrobou

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Potřebujeme vůbec elektronizaci nákupu v menší firmě?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak vybrat správný nákupní software?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Kolik to bude stát?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak probíhá implementace a provoz?

Publikováno dne
Jan Vašek - Chief innovation officer Promitea
Jan Vašek
Chief innovation officer
Doporučené články
Elektronizace nákupu: vzpomínky dinosaura

Když se dnes, v roce 2025, ohlédnu zpět, připadám si trochu jako dinosaurus, který zažil nástup elektronizace nákupu z první řady, ale kterého tento neuvěřitelný nástroj na zlepšení vlastně minul.

Kolik skutečně uspoří kvalitní nákupní proces?

Klíčovým přínosem digitální transformace nákupu je optimalizace přesně v těch oblastech, kde v nákupním procesu utíkají peníze.

AI nakupuje za vás... a občas trošku moc kreativně

V několika firmách se testovalo automatické objednávání prostřednictvím AI, jejíž úkolem bylo samostatně vyhodnocovat potřeby a operativně objednávat další dodávky a držet optimální úroveň skladů. Výsledek mnohdy překonal očekávání, bohužel v negativním smyslu.

Vyzkoušejte Promitea zdarma

Návratnost investice již v prvním roce po zavedení projektu.*

*Odhad návratnosti vychází z reálných dat získaných od našich klientů a jejich úspěšně dokončených projektů.

Přidejte se k Promitea.
Náš tým je tu pro vás.

Kontaktujte nás