Přínosy efektivního nákupního procesu

Přínosy efektivního nákupního procesu

Manažeři už jsou doslova alergičtí na nabubřelá marketingová sdělení, která slibují zázraky na počkání, nemožné do tří dnů a dokonalé zvládnutý firemní nákup nejpozději do týdne, který se okamžitě projeví úsporami W% v nákupní ceně, X% v administrativních nákladech, Y% v ušetřeném času, Z% v zlepšení kvality, a na další abrakadabra už mi chybí písmenka.

Rozhodli jsme se proto prozkoumat reálné zkušenosti uživatelů nákupního software Promitea. Pro pořádek uvádíme i kontext v jakém bylo výsledku dosaženo:

Výrobce kosmetiky dosáhl 45% snížení procesních nákladů výběrového řízení díky přednastaveným šablonám (vše se nakonfiguruje a potom nákupčí klikne na "využít existující šablonu"), e-aukci a softwarovému srovnání nabídek dodavatelů (nákupčí si může vybrat, jestli vybere globálně nejlepší nabídku nebo bude vybírat po řádcích) a elektronizovanému schválení výběru dodavatele a komunikaci s dodavateli. Dalším krokem bude propojení Promitea s podnikovým software, aby se požadavky na nákup a výsledky automaticky propsaly a nákupčím se ušetřila další administrativní práce.

Vhodný kontext: vždy, když vytváříte velké množství opakovaných nebo typově podobných zadávacích řízení (např. různé typy etiket). Naopak úspora je zanedbatelná u velkých, strategických tendrů, kde administrativa tvoři jen zanedbatelnou část činností nákupčího (v porovnání s průzkumem trhu, laděním specifikace, inovacemi, vyjednáváním, realizační fází). 

Potravinářský holding odhaduje dlouhodobé cenové úspory na 5 až 12%, v závislosti na komoditě, přičemž úspory měří od reálných tržních cen. Úspory pramení z dobrého nákupního marketingu (všechna připravovaná výběrová řízení jsou zveřejněna na nákupním portálu a noví dodavatelé se mohou registrovat), z promyšlené e-aukce, která využívá konkurenčního boje mezi dodavateli, z promyšlené strategie výběrového řízení, které může mít několik kol a může být multikriteriální (tzn. nesoutěžíme pouze pořizovací cenu, ale i provozní náklady, platební podmínky atd.) a z eliminace "nestandardního chování" (prostřednictvím logu manažer vidí, kdo, kdy a jaké změny v nabídkách učinil a může tedy včas zareagovat).

Vhodný kontext: nákupní kategorie ještě není optimalizovaná, došlo ke změně na trhu (cenový pohyb, nový dodavatel), kategorie je vhodná k agresivnímu cenovému vyjednávání. Obzvláště dobré výsledky bývají u služeb. Naopak u dlouhodobě nakupovaných a vyladěných kategorií je finanční úspora minimální (ať si dodavatelé software říkají, co chtějí) a musíte si ji odpracovat postupným zlepšováním, inovacemi.

Průmyslová společnost odhaduje, že plně elektronizovaný sourcing šetří 60% času nákupčích. Původní proces výběrového řízení vypadal takto: obdržet žádost o nákup, nahrát si technickou dokumentaci, poslat všem dodavatelům zadávací dokumentaci a poptávku emailem, hlídat si termín nabídek, obvolat dodavatele a popohnat je k nabídce, srovnat nabídky v excelu, obvolat dodavatele a vyjednat cenu, poslat šéfovi ke schválení, popohnat šéfa.

Nový proces s Promitea: obdržet žádost o nákup, vybrat šablonu výběrového řízení, připojit dokumentaci, systém sám hlídá termíny a upomíná dodavatele, systém srovná nabídky, nákupčí udělá závěrečné vyjednávání nebo aktivuje e-aukci, automaticky doporučení předá šéfovi, který odklikne.

Vhodný kontext: vždy. Neexistuje argument, proč plýtvat časem nákupčích na administrativní aktivity. Využijte jejich čas k činnostem, které přidávají hodnotu firmě. A jestli to neumí, není to jejich chyba, protože na to nikdy neměli čas - vyškolte je a ukažte jim, kde jsou v nákupu skutečně peníze. 

Z předcházejících příkladů je patrné, že elektronizace nákupního procesu přináší velké úspory. Kolik úspora bude závisí na stavu vašeho současného nákupního procesu. Zákazník nikdy nekupuje nákupní software, ale řešení konkrétního nákupního problému, které se musí projevit hmatatelnou úsporou. Zavolejte a pobavme se, jestli Promitea je to správné řešení pro váš firemní nákup.