Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Kolik to bude stát?

Celkové náklady na elektronizaci nákupu jsou samozřejmě důležitý faktor pro každou menší společnost. V prvé řadě musíme konstatovat, že náklady se mohou značně lišit podle rozsahu a typu řešení a podle zvoleného řešení. Menší firmy tradičně volily mezi pronájmem software jako služba (subscription SaaS) nebo jednorázovou licencí + poplatkem za údržbu (on-premise). V dnešní době však převládá první model, tzn. pronájem cloudového software za měsíční/roční poplatek, což menším firmám umožňuje získat hodně muziky za relativně málo peněz.

Pokud se chceme bavit konkrétně, malé firmy mohou základní e-procurement nástroje pořídit za několik tisíc korun měsíčně, v závislosti na počtu uživatelů a funkcích. Tato částka obvykle zahrnuje licenci pro více uživatelů a podporu. Někteří dodavatelé nabízí i bezplatné verze s omezenými funkcemi či cenově velmi dostupné základní balíčky (např. pro 2-5 nákupčích). Ale pozor! Stále platí, že dostanete, za co zaplatíte, takže nešetřete na nesprávném místě. V případě opravdu malého množství transakcí zvažte i model platby podle počtu transakcí (výběrových řízení, objednávek, faktur nebo podle finančního objemu. Neočekávejte však stejnou úroveň podpory ze strany dodavatele. Navíc, zkušenost ukazuje, že sebemenší poplatek uživatele demotivuje, a místo aby software využívají, budou přemýšlet, jestli ano nebo ne a tím vlastně půjdou proti vašemu záměru elektronizovat nákup.

Vedle poplatků za licenci a podporu počítejte i s jednorázovými náklady na implementaci. U cloudových řešení sice neplatíte za infrastrukturu, ale dodavatel musí vše nastavit, provést školení, import dat a případné integrovat s vaším ERP systémem. Někteří dodavatelé zahrnují základní „onboarding“ do ceny licence, ale obvyklejší je implementaci nabídnout separátně. v ceně, jinde můžete platit konzultační služby navíc. Pro menší firmu může zavedení proběhnout vlastními silami s podporou dodavatele během pár týdnů a bez velkých nákladů.

Pozor na jakékoli skryté náklady! Preferujte dodavatele, kteří mají přehlednou nákladovou strukturu, rozumíte, za co platíte a můžete si nastavit „balíček“ dle vlastních potřeb. Současně v rámci hodnocení nezapomeňte vedle nákladů zvážit i očekávané úspory a návratnost.

Konkrétní cenová nabídka bude vždy záviset na vaší specifikaci (potřebách), tzn. počtu uživatelů, počtu modulů, objemu nákupů, požadavky na customizaci a také na cenové politice poskytovatele. Doporučujeme proto oslovit více dodavatelů a požadovat co nejpodrobnější cenovou nabídku.

Cloudové řešení SaaS má zpravidla nižší počáteční náklady (neplatíte hardware, licence databází apod.) a náklady jsou rozložené v čase formou měsíčních plateb. Tím se snižuje vstupní bariéra. On-premise systém naopak může v součtu stát méně, ale často vyžaduje vysoké vstupní náklady a navíc nepřiměřeně zatěžuje váš IT tým. I proto dnes většina menších volí SaaS model, který je flexibilnější a umožňuje snadno změnit počet uživatelů, přidat nebo ubrat moduly, a platit jen za to, co opravdu využíváte.

Když to tedy shrneme, elektronizace nákupu je dnes poměrně levná a snadno dostupná. Existují škálovatelná řešení pro každou velikost firmy. Při hodnocení nákladů se firma nesmí soustředit jen na náklady, stejně důležité je dát na druhou misku vah přínosy, tzn. jaké úspory můžete reálně získat. Pokud jsou úspory násobně vyšší, nemá smysl otálet, protože každý den, kdy systém neelektronizujete vás stojí peníze.  

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: klíčové otázky a odpovědi

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Příběh z praxe – firma se zakázkovou výrobou

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Potřebujeme vůbec elektronizaci nákupu v menší firmě?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak vybrat správný nákupní software?

Elektronizace nákupu pro úplné začátečníky: Jak probíhá implementace a provoz?