News in Version 3.10: DMS (Document Management System)

Vollständige Liste der Neuigkeiten in Version 3.10

DMS kooperiert mit allen Promitea-Modulen. So werden hier beispielsweise Dokumente gespeichert, die aus der Lieferantenqualifikation während des Registrierungsprozesses stammen.

Wenn der Einkäufer beispielsweise von seinen Lieferanten ein ISO 9001-Zertifikat benötigt, erstellt er zunächst einen Dokumenttyp. Hier wird festgelegt, ob die Gültigkeit dieses Dokuments überprüft werden muss. In diesem Fall sendet Promitea automatisch Erinnerungen vor dem Ablaufdatum - im folgenden Fall 14, 5 und 2 Tage vor Ablauf des Zertifikats. Es ist auch möglich, einen Genehmiger (Benutzer der Einkaufsorganisation) zuzuweisen, der das Dokument nach dem Einfügen überprüft. Für den Austausch von Dokumenten zwischen dem Einkäufer und dem Lieferanten wird die Verfügbarkeit auf "Öffentlich" gesetzt.

In DMS können Sie auch Dokumente mit der Verfügbarkeit "Privat" verarbeiten. Diese stehen dann nur Benutzern Ihrer Organisation zur Verfügung.

Wenn Sie im Formular das Kontrollkästchen "Einziges Dokument per Organisation" aktivieren, verhindern Sie die Duplizität von Dokumenten.

Sie können einen Kopf für Lieferanten einzeln oder für mehrere Lieferanten gleichzeitig erstellen.

Der folgende Bildschirm zeigt ein Beispiel für den Dokumentenkopf "ISO 9001". Wir haben den Lieferanten "Obaco GmbH" gebeten, das Dokument einzufügen.

Das Dokument selbst kann durch Klicken auf die Schaltfläche "Datei" eingefügt werden. Wenn der Lieferant kein Dokument zur Verfügung hat, aktiviert er das Kontrollkästchen "Dokument nicht vorhanden".

Alle früheren Versionen des Dokuments werden auf dem Reiter "Geschichte" gespeichert.

Der Lieferant wird immer per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Dokument angefordert, genehmigt oder abgelehnt wird, kurz vor dem Ablauf steht oder bereits abgelaufen ist.

Der folgende Bildschirm bietet eine Übersicht über die bei der Organisation registrierten Dokumente.