Zentrale Beschaffung: vom Kampf gegen Windmühlen zu realen Einsparungen

Zentrale Beschaffung gleicht für viele einem Minenfeld. Sie wird oft als Eingriff in die Kompetenzen einzelner Abteilungen wahrgenommen, und die Einkäufer führen dadurch einen endlosen Kampf gegen Windmühlen.

Was wäre, wenn das Ziel nicht sofort die Gewinnmaximierung, strikte Standardisierung und das Durchsetzen von Regeln um jeden Preis wäre – sondern vielmehr eine ruhige Ausschreibung, um Transparenz zu gewinnen, Skaleneffekte zu nutzen und Prozesse effizienter zu gestalten? Ein solcher Ansatz eröffnet den Weg zu einer schrittweisen und sanften Zentralisierung, zu besseren Ergebnissen und weniger Konflikten.

In der Einkaufssoftware Promitea haben wir auf Basis umfangreicher Erfahrungen ein Werkzeug entwickelt, das technische Experten einbindet und gemeinsame Ausschreibungen ermöglicht – mit der Option, unterschiedliche Lieferanten und Spezifikationen für verschiedene Standorte auszuwählen.

(1) Vorbereitung der Ausschreibung durch Experten: Schon in der Vorphase definieren Fachleute direkt in Promitea die zentralen technischen und funktionalen Parameter – inklusive zusätzlicher Spezifikationen und empfohlener Lieferanten. Das ist einfach, flexibel, und Parameter können beliebig ergänzt oder weggelassen werden. Praktisch ist auch, dass Experten sofort passende Lieferanten vorschlagen können.

(2) Ergänzung der Geschäftsbedingungen und Ausschreibungsstrategie: Die Einkäufer fügen die Geschäftsbedingungen hinzu, ergänzen die Lieferanten und veröffentlichen die Ausschreibung. Es muss nichts aus einem System ins andere übertragen werden – das spart Zeit und verhindert Fehler oder Missverständnisse.

(3) Gezielte Angebote: Lieferanten bieten nur das an, was für sie realistisch umsetzbar ist, und kalkulieren die Preise anhand der spezifischen Spezifikationen und Kosten für die jeweiligen Standorte (z. B. unterschiedliche Verpackungen, Transportanforderungen, Spezifikationsunterschiede).

(4) Intelligente Lieferantenauswahl: Die Einkäufer vergleichen anschließend die Angebote und teilen die Volumina auf mehrere Lieferanten auf – entsprechend deren relativer Leistungsfähigkeit und Preisniveau. Bei Bedarf lässt sich problemlos eine zweite Runde für ausgewählte Lieferanten und Standorte öffnen.

Dank dieser Struktur bildet Promitea die Realität der zentralen Beschaffung ab, reduziert Reibungspunkte, spart Zeit und Geld und ermöglicht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die reibungslose und flexible Einbindung der einzelnen Standorte.

Für ernsthafte Interessenten haben wir ein anschauliches Beispiel zum Einkauf von Werbeartikeln vorbereitet, an dem wir den gesamten Prozess Schritt für Schritt demonstrieren können.

💡 Nutzen Sie unser Know-how und machen Sie aus der zentralen Beschaffung ein Werkzeug, das verbindet – und nicht trennt.