Sourcing

Sourcing

Sourcing umfasst elektronische Anfragen, Ausschreibungen und Auktionen. Wichtige Artikel werden am häufigsten über diese Methoden beschafft. Für diese Artikel gibt es einen Markt mit mehreren alternativen Lieferanten, die aus Sicht der Beschaffung austauschbar sind und auf einem ähnlichen Niveau konkurrieren.

Traditionell besteht ein Beschaffungsprojekt aus den folgenden Schritten:

Erstellung einer Informationsanfrage (RFI), die an ausgewählte, zugelassene Lieferanten gerichtet wird.

Es besteht aus:

• Angaben zur Einkaufsorganisation (Kontaktangaben und Personen)
• eine Beschreibung der angeforderten Artikel und ihrer Menge
• Lieferbedingungen, Zeitangaben usw.

Die Anfragen werden per E-Mail an ausgewählte Lieferanten gesendet.

Die Lieferanten antworten mit Angeboten. Ihre Antworten sind nicht einheitlich formatiert, so dass die Auswertung manuell erfolgen muss, was zeitaufwändig ist.

Die Erstellung einer neuen Anfrage in Promitea kann Zeit sparen:

• Daten können aus bestehenden Anfragen übernommen werden
• der Antrag wird auf der Grundlage bestehender Vorlagen gestellt
• Artikelbeschreibungen werden vom ERP an Promitea übertragen

Ein ähnliches Verfahren wird bei der Auswahl eines Lieferanten und bei der Einrichtung des elektronischen Versands von Ausschreibungen angewandt.

Nach Erhalt einer Angebotsanfrage geben die Lieferanten ihr Angebot in ihrem Browser im Promitea-System ein - dies beschränkt sich auf die Eingabe des Preises pro Artikel.

Das bedeutet, dass der Zeitaufwand für die Bearbeitung der Anfrage auf der Seite des Einkaufs und des Lieferanten minimal ist, es handelt sich um wenige Minuten.

Promitea wird die eingegangenen Angebote automatisch auswerten.

In einfachen Fällen kann der Auftrag auf der Grundlage des besten Angebots vergeben werden. Andernfalls lohnt es sich, eine elektronische Ausschreibung (RFQ, Request for Quotation) auf der Grundlage einer Bewertung der Anfrage durchzuführen.

Der RFQ-Einkauf muss die folgenden Schritte durchführen:

• Auswahl der besten Lieferanten
• Hinzufügen von nicht-monetären Kriterien (Lieferzeit, Reifegrad, Qualitätskriterien) für die multikriterielle Bewertung des Angebots
• andere vom Lieferanten verlangte Dokumente auszufüllen
• Festlegung der Beschaffungsstrategie (Rosinenpickerei vs. Gesamtangebot, verdeckte Ausschreibung, Auswertung der Angebote nach mehreren Kriterien, reine Preisauswertung)

Die Erfahrung zeigt, dass sich die zusätzlichen Kosten für eine elektronische Ausschreibung durchaus lohnen und die besten Angebote um bis zu 10 % verbessern. Für die Auswertung gilt dasselbe wie für die Anfragen.

Hinweis: Es ist möglich, die Anfragephase zu überspringen und direkt zum Auswahlverfahren überzugehen.

Das Projekt kann durch ein Auswahlverfahren beendet werden. Wir empfehlen jedoch den Übergang zu einer elektronischen Auktion.

Hier sind einige weitere Einstellungen:

• weitere Verringerung der Anzahl der Lieferanten
• Hinzufügung zusätzlicher Kriterien für die Bewertung der Angebote
• Nutzung anderer Funktionen (Cost Break Down, TCO)

Die Lieferanten werden zu der Auktion eingeladen. Es wird ein fester Zeitpunkt für den Beginn der Auktion festgelegt. Die Lieferanten haben die Möglichkeit, ihr Angebot online zu verbessern. Sie können auch die Parameter des bisher besten Angebots einsehen. So haben sie die Chance, ein interessanteres Angebot abzugeben und den Zuschlag zu erhalten.

Die Dauer der Online-Auktion ist in der Regel auf 30 Minuten festgelegt, kann aber verlängert werden.

Ein typischer Auktionsablauf ist im folgenden Bildschirm dargestellt:

Diese Beschreibung bezieht sich auf die so genannte English Reverse Auction (ERA), neben der Promitea zwei weitere Ticker-Auktionsmethoden anbietet.

• DRA (Dutch Reverse Auction)
• JRA (Japan Reverse Auction).

Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie an weiteren Einzelheiten interessiert sind oder sich beraten lassen möchten, wie Sie verschiedene Auktionsformen strategisch am besten kombinieren können.

Die Auktion bringt zusätzliche Preisverbesserungen von etwa 5 % zu den Einsparungen durch die elektronische Ausschreibung.

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Verfahren bietet Promitea weitere Funktionen:

• Berichte vollständige Überwachung aller Schritte (Protokoll), die von allen Nutzern durchgeführt wurden, wodurch überprüft werden kann, ob alles gemäß den Einkaufsregeln des Unternehmens erfolgt ist

Zusammenfassung:

Die Beschaffung ist die effektivste Methode, um einen Preisverfall zu gewährleisten und gleichzeitig die Kosten erheblich zu senken. Nach einer eintägigen Schulung sind die Einkäufer in der Lage, das System vollständig zu bedienen und in kurzer Zeit einen ROI von über 100 % zu erzielen.