Teil 1 - Supplier Relationship Management (SRM)

Artikelserie zur Digitalisierung des Einkaufs:

SRM in Promitea optimiert die Beziehung zwischen den Einkäufern und den Lieferanten mittels der digitalen Kommunikation. Ziel von SRM ist die Initiierung und Entwicklung von engen und nachhaltigen Kooperation zwischen Einkauf und seinen Lieferanten zum fairen Vorteil aller Beteiligten entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

SRM stellt nicht kurzfristige Effekte in Vordergrund, sondern entfaltet seine volle Wirkung langfristig und fördert die strategischen Vorteile aller Stakeholder. Generell richtet sich die Intensität der Kooperation nach der Relevanz der Lieferanten: Den strategischen Lieferanten wird höhere Aufmerksamkeit gewidmet und umgekehrt. Methodisch gibt es jedoch dank der Digitalisierung der SRM-Prozesse die gleichen Ansätze für alle Lieferanten.

Promitea bietet zu SRM Einführung und Entwicklung folgende Funktionen an:

1. Onboarding neuer Lieferanten

Die interessierten Lieferanten registrieren sich einmalig in dem Promitea-Portal, der für jeden Lieferant frei zugänglich ist. Diese Funktion ist für alle Lieferanten bestimmt und läuft für den Einkauf aufwandslos ab.

Die Registrierungsdaten sind durch den Einkauf vorgegeben und werden durch die Lieferanten im Browser eingegeben. Neben den Kommunikationsparametern des Lieferanten sind es Angaben zu lieferbaren Warengruppen sowie Geschäftsdaten wie

Finanz- und Personaldaten (Umsatz, EBT, Anzahl der Mitarbeiter, ...)
Zertifikate zu den gelieferten Gütern
Referenzen im Markt
andere, durch den Einkauf vorgegebene Bewertungskriterien.
die durch den Lieferanten im Promitea-Portal erfasst werden.

Aus den Registrierungsdaten ermittelt Promitea automatisch die erste Lieferantenbewertung (ISQ, Innitial Supplier Qualification).

2. Kontinuierlicher Prozess der Verbesserung

Nach dem Abschluss der ISQ startet der zyklische Prozess der Lieferanten-Qualifizierung, -Bewertung und -Entwicklung.

2.1. Lieferantenzulassung

Die Lieferantenzulassung startet mit der ersten Einschätzung der Lieferantenqualifikation in Klassen wie

Strategische Lieferanten
Zugelassene Lieferanten
Nicht zugelassene Lieferanten

In Abhängigkeit von der ISQ qualifiziert der Einkauf alle Lieferanten ein. Die Bewertungsskala ist frei durch den Einkauf einstellbar.

Anmerkung: Als strategische Lieferanten werden erfahrungsgemäß 5-10% der Lieferanten eingestuft, 20-40 % der Lieferanten werden zugelassen und die restlichen Lieferanten werden vorläufig geblockt, verbleiben jedoch in dem Verzeichnis aller Lieferanten.

2.2. Lieferantenbewertung

Der nächste SRM Schritt ist die periodische und tiefere Bewertung der zugelassenen und der strategischen Lieferanten. Bewertungshäufigkeit, -umfang und -details stellt der Einkauf als Default pro Kategorie oder Lieferanten-individuell ein.

Die Bewertungsdaten werden in Bewertungssegmente gruppiert. Beispiele der Bewertungssegmente:

Finanzdaten (Umsatz gesamt/regional, EBT, Zahlungsfristen)
Personaldaten (nach Qualifikation gegliedert)
Lieferqualität (Ausschuss- und Rückgabequote, Nachbearbeitungskosten)
Logistik (Mengen- und Termintreue, EDI - Fähigkeit)

Dies sind die „Hard Facts“, die automatisch aus den Angaben der Lieferanten und/oder der ERP-Daten der einkaufenden Organisation in SRM übernommen werden.

Neben den Hard Facts berücksichtigt Promitea auch „Soft Facts“, die weitestgehend aus den subjektiven Beurteilungen der Fachabteilungen gewonnen werden. Beispiele:

Innovationsstärke der Lieferanten
Kommunikationsfähigkeiten
Bereitschaft zu individuellen Anpassungen

Alle erforderlichen Bewertungsparameter stellt der Einkauf nach Bedarf ein und pflegt sie. Zur Vereinfachung der Einstellung bei ihrer gleichzeitigen Verfeinerung können die Bewertungen

pro Warengruppe / Kategorie
pro jedes Einkaufsgut individuell

eingestellt werden.

Alle Bewertungen werden durch Gewichtung und Normierung zu einer einzigen Bewertungszahl für jeden Lieferant automatisch konsolidiert und aggregiert. Der finale Bewertungswert liegt zwischen 0 und 1 (ideal) und liefert die Basis für die genauere Qualifizierung aller Lieferanten. Die Systematik der Konsolidierung und der Aggregation ist in dem nachfolgenden Bild schematisch dargestellt:

Die Lieferanten werden je nach Bedarf jährlich oder in kürzeren Perioden bewertet. Das Ergebnis der Bewertung erhält jeder Lieferant - falls es mit ihm vereinbart wird - zu vorbestimmten Zeitpunkten als ein kompletter Bericht elektronisch zugestellt.

2.3. Lieferantenentwicklung

Die strategischen Lieferanten und je nach Bedarf auch die zugelassenen Lieferanten werden in die Lieferantenentwicklung aufgenommen. Sie besteht im Prinzip aus zwei Schritten:

Vereinbarung der Entwicklungsziele
Definition der Maßnahmen, die zur Zielerreichung vereinbart werden.

Die Entwicklungsziele werden durch den Einkauf vorgeschlagen und mit den Lieferanten abgestimmt. Der Lieferant schlägt geeignete Maßnahmen zu Erreichung der Ziele vor.

Promitea unterstützt die Lieferantenentwicklung durch folgende Schritte:

Identifikation der Lieferanten, für die die Lieferantenentwicklung erforderlich ist
Elektronischer Informationsaustausch zwischen dem Einkauf und den jeweiligen Lieferanten sowie Dokumentation der Ziele und der Maßnahmen
Permanentes Monitoring der Zielerreichung und der Durchführung der einzelnen Maßnahmen inkl. des elektronischen Austausches der begleitenden Dokumente und der Status- und Steuerungsinformationen.

SRM kann für den Einkauf aller ABC-Produkte und aller Lieferanten eingesetzt werden. Im vollen Umfang für A-Produkte, die für die Produktion essentiell sind bzw. in hohen Volumen zugekauft werden. Oft konzentriert sich die Beschaffung dieser Produkte auf einen einzigen Lieferanten (Single Sourcing) oder aus Gründen der Liefersicherheit auf 2-3 Lieferanten. Die Kooperation mit diesen Lieferanten kann bis zu einer gemeinsamen Entwicklung und offener Preiskalkulation gehen (Open Book), so dass kompetitive Einkaufsmethoden entfallen oder nur zur Kontrollzwecken eingesetzt werden.

Dr. František Bumba