Supplier Relationship Management (SRM)

Supplier Relationship Management

SRM in Promitea optimiert die Beziehung zwischen der Einkaufsabteilung und den Lieferanten durch digitale Kommunikation. Das Ziel von SRM ist es, eine enge und dauerhafte Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Lieferanten zu initiieren und zu entwickeln, von der beide Seiten profitieren.

Beim SRM steht nicht der kurzfristige Effekt im Vordergrund, sondern die Entwicklung langfristiger Beziehungen und die Förderung strategischer Vorteile für alle beteiligten Parteien. Im Allgemeinen richtet sich die Intensität der Zusammenarbeit nach der Relevanz der Lieferanten: Strategischen Lieferanten wird mehr Aufmerksamkeit geschenkt und umgekehrt. Dank der Digitalisierung der SRM-Prozesse wird jedoch für alle Kategorien von Lieferanten derselbe Ansatz verfolgt.

Promitea bietet die folgenden Funktionen zur Implementierung und Entwicklung von SRM:

1. Registrierung neuer Lieferanten
Interessierte Lieferanten registrieren sich einmalig auf dem Promitea-Portal, das für sie frei zugänglich ist. Diese Funktion steht allen Lieferanten zur Verfügung und stellt eine vernachlässigbare Kostenquelle für den Einkauf dar.

Die erforderlichen Registrierungsdaten werden durch den Einkauf vorgegeben und vom Lieferanten im Browser ausgefüllt. Dazu gehören neben den Basisdaten des Lieferanten auch Informationen über die zugeordnete Artikelgruppe und Geschäftsdaten wie

• Finanz- und Personaldaten (Umsatz, Gewinn vor Steuern, Anzahl der Beschäftigten)
• Zertifikate für die gelieferten Waren
• Marktreferenzen
• andere, kaufbedingte Bewertungskriterien Marktpräferenzen

Promitea erstellt aus den Registrierungsdaten automatisch eine Erstqualifizierung des Lieferanten (ISQ).

2. Kontinuierlicher Prozess zur Verbesserung von Qualität und Liefertreue
Sobald die ISQ abgeschlossen ist, wird ein zyklischer Prozess der Qualifizierung, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten eingeleitet.

2.1. Genehmigung der Lieferanten
Die Genehmigung von Lieferanten wird z. B. durch die Zuordnung von Lieferanten zu Gruppen eingeleitet:

• strategische Lieferanten
• genehmigte Lieferanten
• nicht genehmigte Lieferanten

Mit ISQ qualifiziert der Einkauf alle Lieferanten. Die Bewertungsskala ist frei einstellbar.

Hinweis:

Erfahrungsgemäß werden etwa 5-10 % der Lieferanten in die strategische Lieferantengruppe aufgenommen, 20-40 % werden genehmigt und der Rest wird vorläufig gesperrt, bleibt aber auf der Liste aller Lieferanten.

*2.2. Permanente Bewertung der Lieferanten
Die nächste Stufe des SRM ist eine periodische und detailliertere Bewertung der genehmigten und strategischen Lieferanten. Die Häufigkeit, der Umfang und die Einzelheiten der Bewertung werden von der Beschaffungsabteilung einzeln oder gemeinsam festgelegt, z. B. für Lieferanten der gleichen Kategorie.

Die Auswertungsdaten werden in Auswertungssegmente unterteilt. Beispiele für Auswertungssegmente

• Finanzdaten (Gesamt-/Regionalumsatz, Gewinn vor Steuern, fällige Rechnungen, ...)
• Persönliche Daten (aufgeschlüsselt nach Qualifikation)
• Qualität der Lieferung (Rate der fehlerhaften Waren und ihrer Rücksendung, Reparaturkosten)
• Logistik (Einhaltung von Fristen und Mengen, Fähigkeit zum elektronischen Datenaustausch - EDI)

Dabei handelt es sich um „harte Fakten“, die aus Informationen der Lieferanten (Finanzdaten) oder aus den ERP-Daten der Einkaufsorganisation (Qualität, Logistik) automatisch in das SRM übernommen werden.

Neben diesen quantifizierbaren Daten berücksichtigt Promitea auch „Softfacts“, die vor allem aus subjektiven Bewertungen von Fachabteilungen der Einkaufsorganisation gewonnen werden.

Beispiele:

• Innovationsfähigkeit der Lieferanten
• Kommunikationsfähigkeit
• Bereitschaft zu individuellen Anpassungen

Alle erforderlichen Auswertungsparameter werden vom Einkauf nach seinen Bedürfnissen festgelegt und weiter verwaltet.

Die Auswertung kann eingestellt werden für:

• Gruppe von Artikeln/Kategorien
• jeden gekauften Artikel einzeln

Alle Bewertungen werden entsprechend der Gewichtung automatisch in eine Bewertungszahl für jeden Lieferanten umgerechnet. Der Endwert liegt zwischen 0 und 1 (1 ist die ideale Bewertung) und ist die Grundlage für eine genauere Qualifizierung der Lieferanten. Das Konsolidierungssystem ist im folgenden Diagramm dargestellt:

Die Lieferanten werden jährlich oder in kürzeren Abständen nach Bedarf bewertet. Die Ergebnisse der Bewertung werden jedem Lieferanten - sofern mit ihm vereinbart - zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt in Form eines elektronischen Berichts übermittelt.

2.3. Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten
Strategische Lieferanten und gegebenenfalls genehmigte Lieferanten werden in der Regel in die Entwicklung von Lieferantenbeziehungen einbezogen.

Die Entwicklungsziele werden vom Einkauf vorgeschlagen und mit den Lieferanten vereinbart. Der Lieferant muss geeignete Maßnahmen zur Erreichung der Ziele vorschlagen und diese mit dem Einkauf abstimmen.

Promitea unterstützt die Entwicklung der Beziehungen zu den Lieferanten durch:

• Identifizierung von Lieferanten, die für den Aufbau von Lieferantenbeziehungen in Frage kommen.
• Elektronischer Informationsaustausch zwischen dem Einkauf und dem jeweiligen Lieferanten, Dokumentation der Ziele und der zu ihrer Erreichung unternommenen Schritte.
• Ständige Überwachung der Zielerreichung und der Umsetzung der einzelnen Ziele, einschließlich des elektronischen Austauschs von Belegen und Informationen über den Stand und die Verwaltung.

SRM kann für den Kauf aller Arten von Artikeln (A, B, C) und für alle Lieferanten verwendet werden. In vollem Umfang für Artikel des Typs A, die für die Produktion wesentlich sind oder in großen Mengen eingekauft werden. Häufig wird der Einkauf dieser Artikel an einen einzigen Lieferanten (Single Sourcing) oder aus Gründen der Versorgungssicherheit an 2-3 Lieferanten gerichtet. Durch die Zusammenarbeit mit diesen Lieferanten können Beziehungen aufgebaut werden und es kann eine offene Preisgestaltung erfolgen, so dass konkurrierende Beschaffungsmethoden ausgeschaltet werden.