Wann sollte man RFI, RFQ, e-Auktion verwenden und wann sollte man sie kombinieren?

Wann sollte man RFI, RFQ, e-Auktion verwenden und wann sollte man sie kombinieren?

Die Promitea-Einkaufssoftware bietet drei grundlegende Ausschreibungstypen und deren Kombinationen. Jede eignet sich für eine etwas andere Art von Beschaffungsproblem und es lohnt sich auf jeden Fall, sich daran zu erinnern, wann man welche Art von Ausschreibung verwenden sollte. Das ist keine Raketenwissenschaft.

RFI - Request for Information: Wenn Ihr Unternehmen nicht genügend RFIs durchführt, stimmt etwas nicht, denn RFIs können als Marktforschung, als „Vorab-Konsultation mit Lieferanten“ bezeichnet werden und dienen dazu, den Bedarf zu klären, potenzielle Lieferanten zu identifizieren, technische Spezifikationen zu schärfen, Informationen über das Preisniveau zu erhalten usw. In dieser Phase will der Einkäufer weder ein Festpreisangebot noch eine präzise technische Lösung, sondern er will verstehen, was er eigentlich kauft und welche Möglichkeiten der Markt bietet. Mit Promitea kann dieser gesamte Prozess computergestützt erfolgen und allen Mitgliedern des interdisziplinären Teams zur Verfügung gestellt werden, so dass jeder die Informationen der Lieferanten in Echtzeit einsehen und damit arbeiten kann. RFIs sollten immer dann eingesetzt werden, wenn wir etwas zum ersten Mal kaufen oder wenn sich die Anforderungen oder die Technologie erheblich geändert haben.

Die Bereitschaft, häufig RFIs durchzuführen, und die Fähigkeit, qualitativ hochwertige RFIs durchzuführen, unterscheidet große Einkäufer von mittelmäßigen. Denn nur ein Dummkopf weiß alles, während ein kluger Mann immer Ratschläge annimmt. Ich empfehle, mindestens einmal im Monat einen Bericht über die laufenden Ausschreibungen zu erstellen (in Promitea wird er automatisch für alle Arten von Ausschreibungen erstellt).

RFQ - Request for Quotation: Hierbei handelt es sich um ein klassisches Ausschreibungsverfahren, bei dem wir eine klassische Angebotsanfrage stellen, die Lieferanten zur Angebotsabgabe auffordern, ihnen die technische Spezifikation und die kaufmännischen Anforderungen übermitteln, konkrete Angebote einholen, diese auswerten, den besten Lieferanten auswählen, unsere Empfehlung zur Genehmigung vorlegen und dann einen Vertrag und eine Bestellung erstellen und den Kauf durchführen. Der Ausschreibungsprozess kann eine oder mehrere Runden umfassen, je nach unserer Strategie. Bei Neuanschaffungen beginnen wir in der Regel mit einer Ausschreibung. Sobald wir wissen, was wir brauchen, erstellen wir die endgültigen Spezifikationen und führen die erste Runde von Ausschreibungen durch. Bei größeren Anschaffungen verhandeln wir dann in einer zweiten Ausschreibungsrunde mit den Lieferanten über den endgültigen Preis und die technischen und kommerziellen Bedingungen, und bei größeren Anschaffungen führen wir eventuell noch eine E-Auktion durch.

Wenn Ihr Unternehmen alle Ausschreibungen auf die gleiche Weise durchführt, haben Sie ein Problem und lassen Geld auf dem Tisch liegen. Denn der moderne Einkauf basiert auf einer gut durchdachten Einkaufsstrategie, bei der jede Gelegenheit genutzt wird, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen - manchmal sind es versiegelte Umschläge und „ein Schuss“, manchmal sind es mehrere Verhandlungsrunden, und manchmal funktioniert ein Wettbewerbsmechanismus in Form einer elektronischen Auktion am besten. Und für die wichtigsten Ausschreibungen sollten Sie die gesamte Palette nutzen.

E-Auktionen: Vor zwanzig Jahren schien es, als würden elektronische Auktionen die Welt des Unternehmenseinkaufs beherrschen. Ihr Potenzial wurde jedoch nur für ganz bestimmte Arten der Auftragsabwicklung genutzt: standardisierte Komponenten mit hohem Mehrwert und eine große Anzahl von Lieferanten. Das Prinzip von E-Auktionen besteht darin, die Preise schrittweise zu senken, da die Lieferanten um das beste Angebot konkurrieren (Marktmechanismus). E-Auktionen finden in der Regel innerhalb eines kurzen Zeitrahmens statt (ca. 5-15 Minuten) und können bei Bedarf verlängert werden, wenn es zu einem großen Konkurrenzkampf kommt. Der Wettbewerb kann sich auf den Preis beschränken oder mehrere Kriterien umfassen. Neben den traditionellen Auktionen gibt es auch so genannte Ticker-Auktionen, die in einem weniger wettbewerbsintensiven Markt eingesetzt werden, in dem die Anbieter keine Gebote von Wettbewerbern sehen. Der größte Vorteil von E-Auktionen ist die Kürze, die Transparenz und die Nutzung des Wettbewerbs. Sie eignen sich jedoch nicht für kritische und strategische Güter, bei denen E-Auktionen die Beziehung zum Lieferanten beeinträchtigen können.

Jedes Unternehmen hat Einkaufskategorien, für die elektronische Auktionen am besten geeignet sind. Wenn Sie dieses Instrument überhaupt nicht nutzen, lassen Sie Geld auf dem Tisch liegen. Promitea bietet standardisierte Vorlagen, um eine E-Auktion mit nur wenigen Klicks einzurichten.

Aus den vorangegangenen Zeilen ist ersichtlich, dass die Form des Anfrageverfahrens sehr sorgfältig im Hinblick auf die zu beschaffende Kategorie, die Neuartigkeit des Kaufs und die Ziele des Auftraggebers durchdacht werden muss. Eine gute Einkaufssoftware muss diese drei Grundtypen von Ausschreibungen und eine Kombination davon anbieten.

Rufen Sie uns an und lassen Sie uns darüber sprechen, ob Promitea die richtige Lösung für Ihre Anfrage ist.