Die Kunst der nutzlosen Einkaufsberichte

Die Kunst der nutzlosen Einkaufsberichte

Wie erkennt man einen nutzlosen Einkaufsbericht?

Also, das:

• „fasst nicht vollständig, wahrheitsgetreu, klar und ohne Verzögerung die Ausführung der wichtigsten Einkaufsaufgaben zusammen“. (wichtig in Bezug auf Strategie, Management und interne Kunden),* „der Adressat unternimmt nichts Konkretes mit den im Bericht enthaltenen Informationen.“ (versäumt es, mindestens fünf konkrete Maßnahmen anzugeben, die in den Minuten, höchstens Stunden, nach Erhalt des Berichts ergriffen wurden).

Auf operativer Ebene bin ich ein großer Fan von situativen Einkaufsberichten, die das Wichtigste auf einen Blick zusammenfassen, so dass der Nutzer des Berichts sofort weiß, was wichtig ist, welche Leistung zu erwarten ist, wo genau das Problem liegt und was zu tun ist. Ein solcher Bericht sollte automatisiert werden und dem Einkäufer bei jeder Bestellung im System angezeigt werden.

Ein guter Beschaffungsmanager verbringt Tage damit, es herauszufinden und verfeinert es ständig, um seinem Team eine Orientierung zu geben, während er sieht, wo das Problem liegt und proaktiv eingreifen kann.

Auf der Ebene der Einkaufsabteilung ist der Schlüssel zum Erfolg ein Bericht, der sich auf die Prozesse konzentriert: wie effektiv sie sind, wie sie umgesetzt werden, ob sie zu den erwarteten Leistungen führen. Prozessberichte sind in der Regel eine Mischung aus harten und weichen Daten, und ihre Erstellung und anschließende Interpretation kann nicht vollständig automatisiert werden.

Ein guter Beschaffungsmanager widmet sich zu 10 % den Ergebnissen und zu 90 % dem Prozess, mit dem sie erzielt wurden, denn ein Beschaffungsmanager ist nicht dazu da, die Arbeit eines Einkäufers zu erledigen, sondern sein Team in die Lage zu versetzen, seine Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen und gleichzeitig die Kontrolle darüber zu haben, dass die Ergebnisse durch den richtigen Prozess erzielt werden.

Die überflüssigen Berichte frustrierten mich so sehr, dass ich einen MSc. in Corporate Performance Management absolvierte. Nach zehn Jahren der Prüfung von Einkaufsberichten bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die meisten Einkaufsberichte so schlecht sind, dass man sie am besten wegwirft und neu beginnt.

Ich bin davon überzeugt, dass eine verbesserte Einkaufsberichterstattung zu raschen und greifbaren Verbesserungen der Einkaufsleistung und zu einem klaren Aktionsplan für Einkäufer, Einkaufsleiter, Innenrevision und Führungskräfte führen wird.