Rahmenvertragserfüllung – exakt, transparent, in Echtzeit

Die Idee in wenigen Worten: Jeder Einkäufer hat stets einen aktuellen Überblick über den Stand der Ausschöpfung von Rahmenverträgen – ohne Suchen, ohne Verzögerungen, ohne Verwirrung.

📊 Erfüllungsgrad von Rahmenverträgen – exakt, übersichtlich, in Echtzeit Gedanke in wenigen Worten: Jeder Einkäufer hat stets einen aktuellen Überblick über den Stand der Ausschöpfung von Rahmenverträgen – ohne Suchen, ohne Verzögerungen, ohne Verwirrung.

Die Einführung des Tools hat dem Unternehmen viel Geld gespart dank:

⏳ Zeitersparnis bei der Informationssuche, die nun mit einem Klick verfügbar ist, 📅 rechtzeitigem Start neuer Ausschreibungen, 🤝 aktivem Management der Verpflichtungen gegenüber Lieferanten und Nutzung reservierter Kapazitäten, 🚨 schnellem Erkennen von Anomalien – wenn ein Vertrag zu langsam oder zu schnell ausgeschöpft wird.

📚 Praxisbeispiel:

Ein Einkäufer wurde vom Lieferanten kontaktiert, dass die reservierten Mengen praktisch ausgeschöpft seien und dass man aufgrund gestiegener Marktpreise nicht mehr zu den aktuellen Konditionen liefern könne. Der Einkäufer versuchte, den Vertrag zu verlängern, bis ein neuer Lieferant gefunden war, doch der Lieferant blieb hart. Das Unternehmen erlitt einen großen Verlust, da es unter Druck und zu ungünstigen Bedingungen einen neuen Vertrag ausschreiben musste. Natürlich könnte man dem Einkäufer vorwerfen, den Vertrag nicht überwacht zu haben. Doch wenn man bedenkt, wie kompliziert es ist, die Information zu beschaffen – er muss sich daran erinnern, dass er den Vertrag prüfen sollte, die Daten im ERP-System finden, den Vertrag einsehen, das Ergebnis bewerten und handeln – wird klar, dass das Problem nicht beim Einkäufer lag.

🛠 Lösung:

Im Rahmen von Promitea haben wir einen einfachen Report erstellt, der sich problemlos mit dem ERP-System des Kunden integrieren ließ. Ergebnis ist ein übersichtliches Dashboard, das:

🔄 automatisch Bestelldaten zu einzelnen Rahmenverträgen einliest, 📉 den Ausschöpfungsgrad im Vergleich zum vereinbarten Wert visuell darstellt, ⚠️ auf das Überschreiten einer Warnschwelle hinweist, die der Einkäufer festgelegt hat, 👁️ die Warnungen im Start-Dashboard anzeigt, sodass der Einkäufer sie bei jedem Login sieht.

🔧 So funktioniert es in der Praxis:

1️⃣ Wir haben in Form einer Funktionsspezifikation den tatsächlichen Bedarf, die Ausgaben und die betroffenen Tätigkeiten des Einkäufers identifiziert. 2️⃣ Wir haben einen Lösungsvorschlag erstellt und getestet. 3️⃣ Wir haben Promitea mit dem ERP-System verbunden. 4️⃣ Wir haben Ausschöpfungsgrenzen und Warnungen definiert. 5️⃣ Wir haben die Warnungen dort platziert, wo der Einkäufer sie sofort sieht und reagieren kann. 6️⃣ Wir haben die Einkäufer geschult, wie sie das Tool nutzen können.

🧩 Promitea bietet alle Funktionen, die Kunden von einer hochwertigen Einkaufssoftware erwarten: Sourcing, Lieferantenmanagement und -bewertung, strategische Vorlagen.

🆚 Von der Konkurrenz unterscheidet sich Promitea jedoch durch eine Vielzahl praktischer Features, die Einkäufern ermöglichen, ihre Arbeit besser, schneller und effizienter – und mit weniger Aufwand – zu erledigen.