Wie wählen Sie das optimale Digitalisierungssystem für Ihren Einkauf?

Wie wählen Sie das optimale Digitalisierungssystem für Ihren Einkauf?

Wenn Sie Ihre Einkaufsprozesse digitalisieren wollen, ist es wichtig, eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen. Dabei geht es bewusst nicht um die Wahl des „besten“ Systems an sich, sondern um das für Sie funktional und kostenoptimalste System, d.h. das Beste für Ihren Einkaufsbedarf und Ihre Möglichkeiten.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den Kauf zu digitalisieren:

Wenn Sie ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Infor usw. oder das ERP-System eines hausinternen Softwareanbieters verwenden, stellen Sie möglicherweise fest, dass

• die angebotenen ERP-Module für den Einkauf entsprechen nicht Ihren Bedürfnissen
• insbesondere multinationale ERP-Systeme für Sie unerschwinglich sind
• die Lieferanten des Systems sich weigern, Änderungen für Sie vorzunehmen, oder die Änderungen zu überhöhten Preisen vorgenommen werden
• die Bedienung dieser Systeme ist nicht benutzerfreundlich und wird daher von Ihren Käufern nicht akzeptiert, was die Kosten für die Implementierung erhöht
• Die Einführung dieser Systeme ist oft mit kostspieligen Beratungen verbunden.

Alternativ können Sie eine Cloud-basierte SaaS-Lösung (System as a Service) zur Ergänzung Ihres ERP-Systems von Entwicklern implementieren, die sich auf den digitalen Einkauf spezialisiert haben.

Wir erläutern die Vorteile von SaaS am Beispiel des Systems Promitea von Apitea s.r.o., das auf der Grundlage der folgenden Prinzipien entwickelt wurde:

Vollständigkeit der Digitalisierung

Promitea als integrierte Lösung besteht aus den folgenden Modulen:

Total Spend Analysis für die Kostenanalyse der Einkaufsaktivitäten. Strukturiert und kartiert den Ausgangszustand des Einkaufs und identifiziert Bereiche, in denen schnelle und effektive Verbesserungen möglich sind („low hanging fruit“).

Katalogeinkauf für den Einkauf von Standardprodukten sowohl durch die Einkaufsabteilung als auch durch autorisierte Anforderer in anderen Abteilungen mit einem benutzerfreundlichen Workflow

e-Sourcing für den Einkauf von Schlüsselprodukten (Hebelprodukte) durch Category Manager unter Verwendung von RFIs, RFQs und elektronischen Auktionen

SRM (Supplier Relationship Management) für die Auswahl der besten Lieferanten und den Aufbau von Beziehungen mit ihnen

Purchase 2 Pay für die elektronische Abwicklung von der Bestellung bis zur Rechnung

Der Kunde hat die Wahl zwischen einer kompletten Implementierung oder einer beliebigen Kombination dieser Module. Es liegt auf der Hand, dass die höchste Effizienz des digitalen Einkaufs erreicht werden kann, wenn alle Module zusammen implementiert werden. In der Praxis empfiehlt es sich, die Implementierung für einen bestimmten Kunden schrittweise vorzunehmen.

1. Konzentration auf das Wesentliche

Das Pareto-Prinzip gilt auch für den digitalen Einkauf: Mit den wichtigsten 20% aller möglichen Workflows decken Sie etwa 80% aller wesentlichen Einkaufsfunktionen ab. Der Preis für die restlichen 20 % der Funktionen wird Sie mehr als 80 % der zusätzlichen Kosten kosten.

Promitea konzentriert sich auf die 20 % der wichtigsten Arbeitsabläufe, wobei zusätzliche Funktionen jederzeit je nach Bedarf hinzugefügt werden können.

Die Umsetzung einer 100%igen Digitalisierung ist kostspielig. Der marginale Nutzen von 80 % der unwichtigen Arbeitsabläufe ist begrenzt. Wir empfehlen, diese Workflows erst dann zu implementieren, wenn Sie sich mit den attraktivsten Funktionen die nächsten Schritte „verdient“ haben :-)

Darüber hinaus fügen SaaS-Betreiber auf der Grundlage ihrer Erfahrungen und Kundenwünsche ständig zusätzliche Funktionen hinzu, die auf dem bestehenden Workflow aufbauen.

2. Akzeptanz der Digitalisierung

Wir wissen aus Erfahrung, dass die Einführung des digitalen Einkaufs bei den Einkäufern oft auf anfängliche Skepsis stößt. Diese Haltung entspringt einem Misstrauen gegenüber Veränderungen. Was nützt das beste System, wenn es als Eindringling ohne offensichtlichen Nutzen wahrgenommen wird!

Sie können diese möglichen Abneigungen leichter überwinden, wenn Sie

• Ihre Mitarbeiter über das System und seine Ziele aufklären und die erforderlichen Schulungen durchführen
• die neue Lösung ist logisch aufgebaut und leicht verständlich
• die Benutzeroberfläche ist freundlich und intuitiv
• das System erleichtert die Arbeit der Einkaufsabteilung erheblich
• Der Anbieter wird bei Bedarf umgehend Unterstützung leisten. Alternativ dazu hat es sich bewährt, motivierte Mitarbeiter mit der Einführung des neuen Systems zu betrauen und ihre Erfahrungen an ihre Kollegen weiterzugeben. Der effektivste Berater ist ein sympathischer Kollege :-)

3. Strukturelle Veränderung der Beschaffungsaktivitäten

Wie wird sich die Digitalisierung auf die Einkaufspraxis auswirken? Die Ausgangslage kann wie folgt charakterisiert werden

• Manuelle Arbeitsabläufe verursachen unverhältnismäßig hohe Prozesskosten.
• Manuelle Prozesse werden häufig für einmalige oder selten benötigte Nicht-Standardprozesse eingeführt, was deren Verwaltung erschwert.
• „Mangelnde Planung führt zu operativem Chaos“.

Bei der Entwicklung des Promitea-Systems haben wir einen diametral anderen Ansatz gewählt:

• Aufteilung des Arbeitsablaufs in Haupt- und Nebenarbeiten (siehe Punkt 2).
• konsequente Standardisierung und Normalisierung der wichtigsten Arbeitsabläufe
• Definition der erforderlichen Stammdaten und Datenschnittstellen
• Einstellung von Kontrollparametern für digitalisierte Arbeitsabläufe

4. Der Prozess der Systemeinführung

Promitea enthält die Ergebnisse der oben genannten Ansätze in den Grundeinstellungen. Die Entscheidungsparameter werden nach Absprache mit dem Einkaufsmanagement an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Auf diese Weise werden die Kosten für die Einrichtung des Systems minimiert. Das System kann in Rekordzeit implementiert werden.

Die Beteiligung des Kunden an der Einführung des Systems beschränkt sich auf

• Übernahme von Stammdaten aus dem bestehenden ERP-System des Kunden über vereinbarte Schnittstellen oder Ergänzung dieser Daten aus anderen Quellen.
• Festlegung von Entscheidungsparametern für definierte Arbeitsabläufe.
• Pilotbetrieb und Systemabnahme.

Abhängig von der Datensituation des Kunden können die folgenden indikativen Zeitpläne für die Implementierung von Promitea-Modulen genannt werden:

• E-Sourcing und Total Spend Analysis: mehrere Tage
• Katalogkauf: mehrere Wochen, je nach Organisation der Antragsteller und Genehmiger
• SRM: zeigt sich erst nach mehreren Monaten, abhängig vom Informationsaustausch zwischen dem Auftraggeber und seinen Lieferanten

5. Operative Verbesserung versus strategischer Wandel

Bei den oben genannten Modulen handelt es sich um operative Instrumente, die den Einkauf effizienter machen, auch wenn sie von einigen Befürwortern des digitalen Einkaufs teilweise zu strategischen Instrumenten erhoben werden.

In der Literatur werden unter strategischen Maßnahmen weitreichende strukturelle Veränderungen verstanden, die einer Unternehmensorganisation nicht nur Wettbewerbsvorteile verschaffen, sondern auch dauerhafte Veränderungen, die den Konkurrenten langfristig nicht zur Verfügung stehen. Beispiele für strategische Veränderungen:

• Invention on demand
• Make or buy
• Vertikale Integration
• Design to cost
• Spezialisierung versus Modularisierung
• Strategic Alliances
• Fusion

Änderungen dieser Art werden in Teams umgesetzt, in denen neben dem Einkauf auch andere Abteilungen wie Marketing, F&E, Produktion, Logistik und Controlling vertreten sind.

Die operativen Ergebnisse des digitalen Einkaufs unterstützen indirekt auch strategische Entscheidungen. Eine der Schnittstellen ist das SRM und seine analytischen Einblicke in den Lieferantenmarkt. Eine effektive operative Intelligenz liefert auch die finanziellen Mittel für die Analyse strategischer Lösungen und setzt die Kapazitäten der Einkaufsabteilung frei, um permanent verschiedene Entwicklungsalternativen zu bewerten.