Verstehen die Eigentümer überhaupt, wie viel sie der traditionelle Einkaufsprozess pro Jahr kostet?

Nur wenige Eigentümer und Geschäftsführer verfügen über wirklich tiefgehende Erfahrungen im Einkauf – und schon gar nicht mit modernen elektronischen Werkzeugen, die heute in Unternehmen, die den Einkauf wirklich professionell betreiben, zum Standard gehören. Es ist daher nicht verwunderlich, dass sie sich nur schwer vorstellen können, welch große Reserven in ihrer eigenen Einkaufsabteilung verborgen liegen. Das ist keine Kritik, sondern einfach eine Tatsache.

Bei Promitea haben wir deshalb ein einfaches Experiment vorbereitet, damit Sie sich nicht nur mit eigenen Augen, sondern auch am eigenen „Schweiß“ überzeugen können:

• Am Vormittag haben wir den Ablauf „traditionell“ vorbereitet – so, wie es im Unternehmenseinkauf typischerweise läuft. Der Geschäftsführer probiert die Arbeit mit einem Bestellanforderungsformular aus, das natürlich unvollständig ist und daher einen Anruf beim Antragsteller sowie die Ergänzung fehlender Informationen erfordert. Danach muss nur noch die Ausschreibungsunterlage mit allen Bedingungen erstellt und per E-Mail an die Lieferanten verschickt werden. Es folgen Erinnerungen an die Lieferanten, Kontrolle der eingehenden Angebote, Übertragung in Excel-Tabellen, Prüfung der Übereinstimmung mit den Geschäftsbedingungen, eine weitere Runde telefonischer Verhandlungen und schließlich die Erstellung einer Empfehlung, die zur Genehmigung verschickt und mehrmals nachgefasst werden muss. Das Ergebnis? Stundenlange Arbeit, ständiges Übertragen von Informationen aus einer Tabelle in die andere, viele unnötige Schritte und ein permanentes Fehlerrisiko.

• Am Nachmittag haben wir dasselbe Szenario durchgeführt – nur mit dem Einsatz der Einkaufssoftware Promitea. Der Bestellbedarf war standardisiert und der Antragsteller füllte ihn anhand einer Vorlage aus. Das Ausschreibungsverfahren ließ sich mit einem Klick eröffnen: Es genügte, die Anforderungen und die automatisch erstellte Einladung an die Lieferanten zu prüfen. Die Software überwacht Fristen, verschickt Erinnerungen, verarbeitet Angebote übersichtlich im Bietersaal und vergleicht sie sofort. Die zweite Runde des Auswahlverfahrens fand telefonisch statt, und die Ergebnisse konnten mit einem Klick zur Genehmigung weitergeleitet werden.

➡️ Das Ergebnis: Gleiches Szenario, gleiche Anzahl von Lieferanten – aber ein dramatisch schnellerer Ablauf, deutlich geringere Prozesskosten, null Fehler und ein optimaler Workflow.

Es drängt sich also die Frage auf: Warum arbeiten Eigentümer intensiv daran, die Produktionseffizienz um vielleicht fünf Prozent zu steigern oder investieren in Tools, die den Vertrieb um zwei Prozent verbessern, während sie den Einkauf – wo Optimierungen leicht siebzig Prozent erreichen können – oft unbeachtet lassen? Liegt es an Unwissenheit, an Trägheit oder einfach an mangelndem Vertrauen?

👉 Wenn Sie Eigentümer oder Geschäftsführer sind, überzeugen Sie sich selbst und erleben Sie den Unterschied. Lassen Sie sich bei Promitea zeigen, wie ein Tag im Leben Ihres Einkäufers „auf die alte Art“ aussieht – und welche Revolution moderne Werkzeuge bringen können, die nur wenige Tausend Kronen im Monat kosten. Der Unterschied könnte Sie stärker überraschen, als Sie es sich heute vorstellen können.