Wie viel spart ein qualitativ hochwertiger Einkaufsprozess tatsächlich ein?

Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.

„Als wir ein CRM einführen wollten, hat es ein Vielfaches gekostet, und niemand hat gefragt, ob wir es wirklich brauchen. Warum also so viel Zögern beim SRM, ohne das ein professioneller Einkauf schlicht nicht auskommt?“ – genau so fasste es der Vertriebsleiter zusammen, als er den Einkauf bei der Verteidigung des nächsten Schrittes der längst beschlossenen Digitalisierungsstrategie unterstützte.

🎯 Und er hatte recht. Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.

📊 In vielen Unternehmen herrscht die Meinung, dass der Schlüssel zum erfolgreichen Einkauf in der Optimierung der Einkaufspreise liegt.

Doch eine detaillierte Analyse zeigt oft: Die Preise sind bereits gut, und auch großer Aufwand führt nicht mehr zu einer Senkung (aufgrund steigender Lieferantenkosten steigen die Preise sogar leicht).

Die Analyse des Beschaffungsprozesses und der damit verbundenen administrativen Kosten deckte jedoch ein wahres Goldmine auf:

🗂️ Reduzierung unnötiger Bestellungen durch Abrufe: minus 200 Bestellungen/Monat

⚙️ Automatisierung von Katalogartikeln: minus 150 Bestellungen/Monat

📑 Mehr Fokus auf Geschäftsbedingungen und klare Preisvereinbarungen = weniger Abweichungen auf Rechnungen: schnelleres Matching und weniger Prüfaufwand

📉 Das Ergebnis: 50.000 € monatliche Einsparungen allein bei den administrativen Kosten.

💬 Die erste Reaktion des Managements? Der Finanzdirektor warf uns vor, dass wir doch nichts gespart hätten, wenn wir die administrativen Tätigkeiten abschaffen, die Mitarbeiter aber bleiben. Die Antwort des Einkaufsleiters:

👉 „Wie viel Zeit hast du täglich mit Rechnungsprüfung verbracht?“ „Etwa eine halbe Stunde.“

👉 „Und jetzt?“ „Fast keine.“

👉 „Und wofür nutzt du die Zeit jetzt?“ „Ich mache nützlichere Dinge.“

🔥 Fall abgeschlossen.