Wie viel spart ein qualitativ hochwertiger Einkaufsprozess tatsächlich ein?
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
„Als wir ein CRM einführen wollten, hat es ein Vielfaches gekostet, und niemand hat gefragt, ob wir es wirklich brauchen. Warum also so viel Zögern beim SRM, ohne das ein professioneller Einkauf schlicht nicht auskommt?“ – genau so fasste es der Vertriebsleiter zusammen, als er den Einkauf bei der Verteidigung des nächsten Schrittes der längst beschlossenen Digitalisierungsstrategie unterstützte.
🎯 Und er hatte recht. Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
📊 In vielen Unternehmen herrscht die Meinung, dass der Schlüssel zum erfolgreichen Einkauf in der Optimierung der Einkaufspreise liegt.
Doch eine detaillierte Analyse zeigt oft: Die Preise sind bereits gut, und auch großer Aufwand führt nicht mehr zu einer Senkung (aufgrund steigender Lieferantenkosten steigen die Preise sogar leicht).
Die Analyse des Beschaffungsprozesses und der damit verbundenen administrativen Kosten deckte jedoch ein wahres Goldmine auf:
🗂️ Reduzierung unnötiger Bestellungen durch Abrufe: minus 200 Bestellungen/Monat
⚙️ Automatisierung von Katalogartikeln: minus 150 Bestellungen/Monat
📑 Mehr Fokus auf Geschäftsbedingungen und klare Preisvereinbarungen = weniger Abweichungen auf Rechnungen: schnelleres Matching und weniger Prüfaufwand
📉 Das Ergebnis: 50.000 € monatliche Einsparungen allein bei den administrativen Kosten.
💬 Die erste Reaktion des Managements? Der Finanzdirektor warf uns vor, dass wir doch nichts gespart hätten, wenn wir die administrativen Tätigkeiten abschaffen, die Mitarbeiter aber bleiben. Die Antwort des Einkaufsleiters:
👉 „Wie viel Zeit hast du täglich mit Rechnungsprüfung verbracht?“ „Etwa eine halbe Stunde.“
👉 „Und jetzt?“ „Fast keine.“
👉 „Und wofür nutzt du die Zeit jetzt?“ „Ich mache nützlichere Dinge.“
🔥 Fall abgeschlossen.
Nur wenige Eigentümer und Geschäftsführer verfügen über wirklich tiefgehende Erfahrungen im Einkauf – und schon gar nicht mit modernen elektronischen Werkzeugen, die heute in Unternehmen, die den Einkauf wirklich professionell betreiben, zum Standard gehören.
Wenn ich mich heute, im Jahr 2025, zurückblicke, komme ich mir ein wenig vor wie ein Dinosaurier, der den Beginn der elektronischen Beschaffung aus der ersten Reihe miterlebt hat – den dieses unglaubliche Verbesserungswerkzeug aber im Grunde genommen verpasst hat.
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
In mehreren Unternehmen wurde das automatische Bestellen über AI getestet. Ihre Aufgabe war es, eigenständig den Bedarf zu bewerten, operative Nachbestellungen auszulösen und ein optimales Lagerniveau zu halten. Das Ergebnis übertraf oft die Erwartungen – leider im negativen Sinne.
Rentabilität der Investition im ersten Jahr nach der Durchführung des Projekts.*
*Die geschätzten Renditen basieren auf realen Daten, die von unseren Kunden und ihren erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt wurden.
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