Berichte und Compliance

Berichte und Compliance

📌 Manager sind in der Regel an zwei Arten von Einkaufsberichten interessiert. Diagnoseberichte fassen die Ergebnisse zusammen, d. h. das Ergebnis der Ausschreibung, die Anzahl der Ausschreibungen in einem bestimmten Zeitraum, die Einsparungen, die Auslastung der Einkäufer, das Lieferanten-Dashboard.

📌 Prozessberichte hingegen informieren über die Art der Ausschreibungen, die Anzahl der Teilnehmer, die Dynamik der elektronischen Auktionen, die Dauer der Ausschreibungen und die nicht standardmäßigen Vorgänge der Käufer/internen Kunden.

📌 Die Promitea-Einkaufssoftware legt großen Wert auf standardisierte Berichte, die genau auf die Anforderungen der Benutzer zugeschnitten sind. Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch nicht in der Erstellung des Berichts, sondern darin, die dargestellten Informationen richtig zu interpretieren und etwas Sinnvolles damit anzufangen.

👀 Sehen wir uns an, wie Promitea-Nutzer die Berichte in der Praxis verwenden:

📌 Diagnoseberichte fassen die Ergebnisse zusammen: Manager nutzen sie zur Verteilung neuer Ausschreibungen, um die Kapazitäten des Einkaufsteams optimal zu nutzen, Einkäufer nutzen sie als „Dashboard“ laufender Ausschreibungen und Termine sowie zur Analyse der Aktivität und des Erfolgs von Lieferanten, das Controlling ist an den erzielten Einsparungen interessiert und das Top-Management an der Gesamtleistung der Einkaufsabteilung.

📌 Prozessberichte zeigen, ob das Ergebnis durch den richtigen Prozess erreicht wurde, z.B. werden alle Änderungen archiviert und in einem Protokoll festgehalten, was für Transparenz sorgt und die Verfolgung der Historie von Einkaufsprozessen ermöglicht.

📌 Interessant ist auch die Dauer des Beschaffungsprozesses und seiner einzelnen Phasen, wobei auch die Indikatoren zu erwähnen sind, die auf eine Verschlechterung der Situation hinweisen - weniger Anbieter in der Ausschreibung, wenig Wettbewerb in der E-Auktion, unangemessene Gestaltung des Ausschreibungsverfahrens.