Berichte und Compliance
Manager sind in der Regel an zwei Arten von Einkaufsberichten interessiert. Diagnoseberichte fassen die Ergebnisse zusammen, d. h. das Ergebnis einer Ausschreibung, die Anzahl der Ausschreibungen in einem bestimmten Zeitraum, die Einsparungen, die Auslastung der Einkäufer, das Lieferanten-Dashboard.
Berichte und Compliance
📌 Manager sind in der Regel an zwei Arten von Einkaufsberichten interessiert. Diagnoseberichte fassen die Ergebnisse zusammen, d. h. das Ergebnis der Ausschreibung, die Anzahl der Ausschreibungen in einem bestimmten Zeitraum, die Einsparungen, die Auslastung der Einkäufer, das Lieferanten-Dashboard.
📌 Prozessberichte hingegen informieren über die Art der Ausschreibungen, die Anzahl der Teilnehmer, die Dynamik der elektronischen Auktionen, die Dauer der Ausschreibungen und die nicht standardmäßigen Vorgänge der Käufer/internen Kunden.
📌 Die Promitea-Einkaufssoftware legt großen Wert auf standardisierte Berichte, die genau auf die Anforderungen der Benutzer zugeschnitten sind. Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch nicht in der Erstellung des Berichts, sondern darin, die dargestellten Informationen richtig zu interpretieren und etwas Sinnvolles damit anzufangen.
👀 Sehen wir uns an, wie Promitea-Nutzer die Berichte in der Praxis verwenden:
📌 Diagnoseberichte fassen die Ergebnisse zusammen: Manager nutzen sie zur Verteilung neuer Ausschreibungen, um die Kapazitäten des Einkaufsteams optimal zu nutzen, Einkäufer nutzen sie als „Dashboard“ laufender Ausschreibungen und Termine sowie zur Analyse der Aktivität und des Erfolgs von Lieferanten, das Controlling ist an den erzielten Einsparungen interessiert und das Top-Management an der Gesamtleistung der Einkaufsabteilung.
📌 Prozessberichte zeigen, ob das Ergebnis durch den richtigen Prozess erreicht wurde, z.B. werden alle Änderungen archiviert und in einem Protokoll festgehalten, was für Transparenz sorgt und die Verfolgung der Historie von Einkaufsprozessen ermöglicht.
📌 Interessant ist auch die Dauer des Beschaffungsprozesses und seiner einzelnen Phasen, wobei auch die Indikatoren zu erwähnen sind, die auf eine Verschlechterung der Situation hinweisen - weniger Anbieter in der Ausschreibung, wenig Wettbewerb in der E-Auktion, unangemessene Gestaltung des Ausschreibungsverfahrens.
Nur wenige Eigentümer und Geschäftsführer verfügen über wirklich tiefgehende Erfahrungen im Einkauf – und schon gar nicht mit modernen elektronischen Werkzeugen, die heute in Unternehmen, die den Einkauf wirklich professionell betreiben, zum Standard gehören.
Wenn ich mich heute, im Jahr 2025, zurückblicke, komme ich mir ein wenig vor wie ein Dinosaurier, der den Beginn der elektronischen Beschaffung aus der ersten Reihe miterlebt hat – den dieses unglaubliche Verbesserungswerkzeug aber im Grunde genommen verpasst hat.
Der entscheidende Vorteil der digitalen Transformation des Einkaufs ist die Optimierung genau in den Bereichen, in denen im Beschaffungsprozess Geld verloren geht.
In mehreren Unternehmen wurde das automatische Bestellen über AI getestet. Ihre Aufgabe war es, eigenständig den Bedarf zu bewerten, operative Nachbestellungen auszulösen und ein optimales Lagerniveau zu halten. Das Ergebnis übertraf oft die Erwartungen – leider im negativen Sinne.
Rentabilität der Investition im ersten Jahr nach der Durchführung des Projekts.*
*Die geschätzten Renditen basieren auf realen Daten, die von unseren Kunden und ihren erfolgreich abgeschlossenen Projekten gesammelt wurden.
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