Spezialisierte Einkaufssoftware oder haben Sie schon alles in Ihrer Unternehmenssoftware?

Spezialisierte Einkaufssoftware oder haben Sie schon alles in Ihrer Unternehmenssoftware?

Ich gebe zu, dass ich, als ich Einkaufsleiter wurde und die Befugnis und Verantwortung hatte, meine Abteilung zu entwickeln, mein Hauptaugenmerk auf die Entwicklung der Einkaufskompetenzen, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, die Zentralisierung, das Einkaufscontrolling und die Einführung eines minimalen Lieferantenbeziehungsmanagements gerichtet habe. Der Stärkung der Einkaufsprozesse hingegen schenkte ich weniger Aufmerksamkeit, sondern beschränkte mich auf die Optimierung der bereits eingesetzten Instrumente.

Ich vermisste zwar die elektronischen Beschaffungsinstrumente, mit denen ich aus meiner früheren Tätigkeit vertraut war, da ich selbst keine Ausschreibungen mehr durchführte, aber mir war nicht bewusst, wie schwerfällig und verwaltungsaufwändig unser derzeitiger Beschaffungsprozess ist. Es stimmte nicht, dass wir das System nicht verbessert hatten: Wir hatten ein zentrales Repository für Dokumente geschaffen, eine Plattform, auf der wir Preise mit Schwesterwerken austauschen, wir hatten ein halbautomatisches Berichtswesen geschaffen.

Die stärkere Elektronisierung des Einkaufs wurde von der IT-Abteilung nicht unterstützt, die ansonsten in Bezug auf die Prozessoptimierung gut funktionierte, weil sie der Meinung war, dass unser Einkaufsprozess im Hinblick auf die Softwareunterstützung optimiert war, wenn wir ein SCM-Modul (Supply Chain Management) in unserer Unternehmenssoftware hatten). Mehr oder weniger zufällig erfuhren wir, dass unser ERP-Anbieter über eine spezialisierte Einkaufssoftware verfügte, aber der Preis schreckte uns so sehr ab, dass wir leider keine weiteren Nachforschungen anstellten.

Ich bekam kein Feedback von meinen Teammitgliedern oder der Geschäftsleitung, da keiner von ihnen jemals für ein anderes Unternehmen im Einkauf gearbeitet hatte, keine Gelegenheit hatte, sich mit spezieller Einkaufssoftware auseinanderzusetzen, und daher unseren Excel- und telefonbasierten Ausschreibungsprozess, bei dem die Ergebnisse in das ERP hochgeladen wurden, als optimal ansah.

Und schließlich bin ich noch nie direkt von einem Anbieter von Einkaufssoftware angesprochen worden mit dem Angebot, die Vorteile der Software im Rahmen einer Demo auszuprobieren oder bei einem ähnlichen Unternehmen, das bereits ein elektronisches Tool einsetzt, „nachzufragen“.

Ich denke, viele Einkaufsleiter und Geschäftsführer sind heute in der gleichen Situation wie ich vor Jahren: Sie spüren intuitiv, dass der Einkauf digital transformiert werden muss, wissen aber nicht genau wie, d.h. durch den Weg über eine spezielle Einkaufssoftware oder durch die Optimierung bestehender Lösungen innerhalb der Unternehmenssoftware?

Wir haben schon alles in der Unternehmenssoftware?

Wenn wir auf Einladung des Vorstandsvorsitzenden eine Software bei Einkaufsleitern und Führungskräften eines Unternehmens vorstellen, erhalten wir eine interessante und scheinbar unverständliche Reaktion. Während die Geschäftsführer großes Potenzial in der Software sehen und mit Ideen aufwarten, wie die Software ihre Einkaufsfunktion sofort verbessern könnte, sind die Einkaufsleiter sehr zurückhaltend oder sogar feindselig gegenüber der Software und die folgenden Worte sind das stärkste Argument

„Alle Funktionen, die Ihre Software bietet, werden bereits von unserer Unternehmenssoftware abgedeckt, so dass Ihre Lösung nichts Neues für uns bringt. Wir sind dabei, unsere Unternehmenssoftware schrittweise zu verbessern, damit alles, was wir im Einkauf brauchen, vorhanden ist.“

Natürlich ist es schwierig, gegen dieses Argument zu argumentieren, denn warum sollte man Geld für etwas ausgeben, das vielleicht eine schönere Benutzeroberfläche hat und zusätzliche Funktionen bietet, aber nicht wirklich etwas grundlegend Neues bringt. Wenn wir jedoch den Einkaufsleiter höflich bitten, den gesamten Einkaufsprozess zu beschreiben und zu erläutern, was alles in der Unternehmenssoftware und was außerhalb stattfindet, stellt sich heraus, dass die Unternehmenssoftware (ERP-Systeme) nur einen sehr kleinen Teil des Einkaufsprozesses computerisiert und dass der wichtigste Teil des Einkaufsprozesses vollständig außerhalb des Systems stattfindet. In der Tat werden in einem herkömmlichen ERP-System in der Regel die Kaufanfrage, ihre Genehmigung, die Kauffreigabe und die Erstellung der Bestellung computerisiert. Was jedoch fehlt, ist der gesamte Einkaufsprozess von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Lieferantenfreigabe, den wir in der Grafik als „Black Box“ dargestellt haben, was bedeutet, dass die wichtigsten wertschöpfenden Einkaufsaktivitäten nicht computerisiert sind (siehe Grafik).

Tender black box?

Welche Aktivitäten umfasst die „Black Box“? Zunächst gibt es die Phase der technischen Spezifikation, in der der Einkauf und der interne Kunde die technische Spezifikation auf der Grundlage von Anfragen potenzieller Lieferanten verfeinern; dann gibt es die Wettbewerbsphase, in der der Einkauf geeignete Lieferanten anspricht, Angebote einholt, sie analysiert, verhandelt und eine elektronische Auktion organisiert; und schließlich gibt es die Vertragsphase, in der der Einkauf und der ausgewählte Lieferant alle Geschäfts- und Lieferbedingungen festlegen (siehe Abbildung).

When we look at how these Wenn wir uns ansehen, wie diese Einkaufsphasen in der Praxis in einem Unternehmen ablaufen, gehen wir viele Jahre zurück, denn die Kommunikation erfolgt per Telefon und E-Mail, Angebote werden in Excel ausgewertet, Fristen werden in einem Kalender verfolgt, interne Kunden müssen nach dem Status des Auftrags fragen, und dann werden die Ergebnisse und Angebote zur Genehmigung in die Unternehmenssoftware hochgeladen.

Die Folge dieses halbmanuellen Kaufprozesses ist dann:

(1) Ein nicht optimierter Beschaffungsprozess, bei dem keine Kombination aus Ausschreibungen, Verhandlungen, elektronischen Auktionen und anderen Beschaffungsinstrumenten zum Einsatz kommt (ein Unternehmen, das „saubere“ Waren von einer breiten Palette von Lieferanten kauft, hat beispielsweise noch nie eine elektronische Auktion genutzt!)

(2) Fehler, Tippfehler, doppelte Verwaltungstätigkeiten (z. B. verbringt eine Einkäuferin, die monatlich Dutzende von Ausschreibungen durchführt, „nur etwa zehn Minuten mit jeder einzelnen, bevor sie die Angebote in Excel auswertet und sie dann zur Genehmigung in das ERP einpflegt“. Insgesamt wendet sie zwei bis drei Arbeitstage pro Monat für unnötige Verwaltungsarbeit auf),

(3) Null-Transparenz des Beschaffungsprozesses und Fehlen eines Prüfpfads (z. B. weiß der Einkaufsleiter nicht, wen der Einkäufer während der Verhandlungen angerufen hat, ob der Einkäufer wirklich alle Möglichkeiten ausgeschöpft hat, um bessere Konditionen auszuhandeln, ob er systematisch bestimmte Lieferanten bevorzugt, ob im Ausschreibungsverfahren etwas Ungewöhnliches passiert).

4. Informations- und Know-how-Verlust, da alles in E-Mails, Tabellenkalkulationen und im Kopf gespeichert ist, so dass es schwierig ist, etwas zurückzuverfolgen, wenn der Einkäufer das Unternehmen verlässt (z. B. muss sich der Einkäufer im Falle eines Streits über die Auslegung einer Zeichnung daran erinnern, wann die Ausschreibung stattgefunden hat, um die Anfrage des Lieferanten und seine genaue Antwort zu finden).

(5) Chaotische und oft irrelevante Berichterstattung, bei der die Einkäufer viel Zeit aufwenden, um ihre Empfehlungen klar zusammenzufassen, die Preisentwicklung im Laufe der Zeit aufzuzeigen, Informationen über den Lieferanten und seine Leistung bei Ausschreibungen zu erhalten und die Geschäftsbedingungen bei verschiedenen Ausschreibungen vergleichen zu können.

Warum fehlen diese Funktionen im ERP?

Es stellt sich die Frage, warum Standard-ERPs diese Funktionalitäten nicht anbieten, wenn sie standardmäßig das Modul „Einkauf und Logistik“ oder „Supply Chain Management“ anbieten. Die Antwort ist sehr einfach.

(a) Der Einkaufsprozess ist zwar standardisiert, aber jedes Unternehmen passt ihn in hohem Maße an, je nach den zu kaufenden Komponenten, dem Reifegrad der Einkaufsorganisation und den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens.

(b) Gleichzeitig stellt sich heraus, dass es gar nicht so einfach ist, einen qualitativ hochwertigen Beschaffungsworkflow für Ausschreibungen direkt im ERP-System zu erstellen, da die Plattform in mehreren Stufen mit den Lieferanten verbunden sein muss und ihnen die Möglichkeit geben muss, Angebote abzugeben, Kommentare zu Verträgen abzugeben usw.

(c) Schließlich steigen mit der zunehmenden Komplexität der Beschaffung auch die Anforderungen an die bereitgestellten Funktionen (Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, elektronische Kataloge usw.) ständig.

Aus diesen praktischen Gründen bieten die Anbieter von Standard-ERP-Systemen keine umfassende Computerisierung des Einkaufs an und konzentrieren sich nur auf die „vollständig standardisierten“ Einkaufsschritte wie Bestellanforderung und Bestellung.

Aus diesem Grund gibt es eine Reihe spezialisierter Einkaufssoftware auf dem Markt, die eine breite Palette von Einkaufsbedürfnissen abdeckt. Einer der führenden Anbieter von Unternehmenssoftware, SAP, hat dies dann radikal gelöst, indem er Ariba gekauft hat und seinen Kunden eine spezialisierte Software namens SAP Ariba anbietet, die als Add-on zu einem bestehenden SAP-System erworben werden muss.

Warum brauchen wir keine Einkaufssoftware?

Doch nun kommen wir zur Schlüsselfrage: Warum verspüren die Einkäufer von Unternehmen, die den Einkaufsprozess bis auf die ERP-Funktionalität nicht elektronisiert haben und wichtige Phasen des Einkaufsprozesses halbmanuell durchführen, keinen Änderungsbedarf und drängen das Einkaufsmanagement nicht zur Anschaffung einer speziellen Software? Und warum stehen sie einer Einkaufssoftware sogar von vornherein skeptisch gegenüber, wenn die Initiative vom Management ausgeht? Ich kann dies aus drei Gründen erklären:

(1) Sie sind der Meinung, dass die derzeitige Unternehmenssoftware bereits alle Funktionen enthält und dass eine spezialisierte Einkaufssoftware nichts hinzufügt. Ich habe versucht, diese Ansicht in diesem Artikel zu widerlegen, aber anstelle von 1000 Worten wird ein Test, bei dem der Einkäufer die Ausschreibungsverwaltung, die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, die Arbeit mit dem e-Katalog und die gemeinsame Ausschreibung mit mehreren Schwesterunternehmen ausprobiert, überzeugen.

(2) Sie sind der Meinung, dass der Einkauf ihres Unternehmens absolut spezifisch, einzigartig und perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist und dass der Einkauf optimale Leistungen erbringt, und dass jede Änderung unmöglich ist und zu einer Verschlechterung des Status quo führen würde.

(3) Sie haben keine eigenen Erfahrungen mit einer Einkaufssoftware und wissen daher nicht, wie diese ihre Arbeit erleichtern würde oder wie effektiv sie ist, um bessere Einkaufsergebnisse zu erzielen. (Als eine Einkaufsleiterin in ein neues Unternehmen wechselte, in dem es keine Einkaufssoftware gab, kommentierte sie diese Erfahrung mit den Worten: „Das ist so, wie wenn Ihre Mikrowelle kaputt geht. Man sagt sich, dass man sie nicht wirklich braucht und kein Geld für eine neue ausgeben will. Und dann wärmt man zum ersten Mal sein Abendessen in einer Kasserolle auf und wartet darauf, dass der Spinat auftaut und dass einem der Appetit auf Popcorn vergeht. Und man ist so frustriert darüber, dass man schon am nächsten Tag eine Mikrowelle zu Hause hat.“

(4) Sie haben Angst vor Neuem, vor der Änderung bewährter und etablierter (manueller) Prozesse, vor der Einarbeitung in eine neue Software und vor dem zusätzlichen Verwaltungsaufwand,

(5) Die Mentalität der kleinen Buchhalter, d.h. sie finden die Software unangemessen teuer („das können wir intern in ein paar Stunden programmieren.“), überkompliziert („90% der Funktionen werden wir nie nutzen, das würde uns schon reichen...“), unnötige Investitionen ("wir machen schon mehr oder weniger alles, ich stelle es in exel...). Hinzu kommt, dass der Einkauf zwar mit Millionen, oft sogar mit Milliarden arbeitet, aber in der Regel kein eigenes Budget hat, um in seine eigene Entwicklung zu investieren. Wenn man bedenkt, wie schwierig es für Einkaufsleiter ist, Geld selbst für einfache Schulungen aufzutreiben, scheint der Versuch, eine kleine Investition in eine Einkaufssoftware durchzusetzen, eine unüberwindbare Aufgabe zu sein.

Nächste Schritte?

Wenn Sie den Einkauf im Einklang mit der guten Praxis optimieren und weiterentwickeln wollen, müssen Sie Ihre Einkaufsprozesse kontinuierlich stärken, wozu auch die digitale Transformation des Einkaufs gehört. Stellen Sie sich diese Fragen und suchen Sie nach der optimalen Lösung, sei es innerhalb Ihrer aktuellen Unternehmenssoftware, einer spezialisierten Software oder Ihrer eigenen Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.

(1) Gibt es im derzeitigen Beschaffungsprozess blinde Flecken, die nicht digitalisiert sind und in denen Mitarbeiter Zeit verschwenden, unnötige Tätigkeiten durchführen, Tätigkeiten doppelt ausführen und Fehler machen können?

(2) Können die Manager die Einhaltung von Prozessen, Regeln und ethischem Verhalten in jeder Phase überprüfen, können sie „verdächtige“ Aktivitäten identifizieren, gibt es einen Prüfpfad für jeden Schritt?

(3) Sind alle Informationen und das Know-how leicht auffindbar, an einem Ort und in einem standardisierten Format gespeichert?

(4) Ist es möglich, einfache Berichte zu erstellen, ist es möglich, auf einen Blick zu sehen, woran jemand arbeitet und welche Aufgaben bis wann zu erledigen sind?

(5) Verwenden Sie Instrumente, die dem modernen Beschaffungswesen entsprechen, wie z. B. Vorab-Konsultation des Marktes, Lieferantenbewertung, multikriterielle Bewertung, elektronische Auktionen, elektronische Kataloge ... ?

(6) Lehnen Sie alternative Lösungen aus den richtigen Gründen ab, d. h. weil sie nichts bringen, oder suchen Sie nach Abkürzungen, weil es für alle bequemer ist?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Wahl der besten digitalen Lösung für Ihr Unternehmen, sei es die Vertiefung Ihres bestehenden ERP-Systems, die Ergänzung Ihrer Unternehmenssoftware durch eine spezialisierte Einkaufssoftware oder gar die Entwicklung einer eigenen Softwarelösung.