Elektronische Beschaffung: Erinnerungen eines Dinosauriers

Wenn ich mich heute, im Jahr 2025, zurückblicke, komme ich mir ein wenig vor wie ein Dinosaurier, der den Beginn der elektronischen Beschaffung aus der ersten Reihe miterlebt hat – den dieses unglaubliche Verbesserungswerkzeug aber im Grunde genommen verpasst hat.

1996: Einkauf per Telefon und Fax

Meine Karriere im Einkauf begann 1996 – in einer Zeit, in der Telefon und Fax die wichtigsten Arbeitsmittel waren und eine Excel-Tabelle als Inbegriff von Effizienz galt. Ausschreibungen wurden minutenlang über Telefonleitungen übermittelt, und man musste stets sicherstellen, dass das Fax auch tatsächlich durchgegangen war. Die Angebote der Lieferanten stapelten sich auf dem Schreibtisch – und nicht selten auch darunter – in Form von Papierbergen. Und trotzdem erschien uns diese Arbeitsweise damals modern: schneller als die klassische Post oder Abmachungen auf einem Zettel, die lediglich mit einem Handschlag bestätigt wurden.

1998: E-Mail als Game Changer

Zwei Jahre später, im Jahr 1998, kam in unserer Firma die wahre Revolution: der massive Umstieg auf den Einkauf per E-Mail. Wir bekamen Laptops und konnten Anfragen innerhalb weniger Sekunden verschicken. Ich erinnere mich noch gut daran, wie viele Lieferanten das Wort „E-Mail“ zum ersten Mal hörten und erst lernen mussten, damit umzugehen. Natürlich verlief nicht alles reibungslos – insbesondere große Zeichnungen in Anhängen „kamen nicht durch“ und sorgten für technische Schwierigkeiten.

Unvergesslich waren auch die Momente, in denen wir alle potenziellen Lieferanten in einer einzigen E-Mail anschrieben und diese dann ihre Angebote über die Funktion „Allen antworten“ abgaben. Excel wurde in dieser Zeit zur zweiten Natur für jeden Einkäufer. Die Lieferanten schickten Preisaufschlüsselungen in Excel, wir entwickelten Vorlagen mit automatischen Kalkulationen. Ich erinnere mich, wie wir die Angebote der Lieferanten durchgingen, die wichtigsten Informationen per Copy-Paste in Excel übertrugen und dann das beste Angebot auswählten.

Natürlich blieben auch die typischen Fehler nicht aus: falsch gesetzte Klammern in den Formeln, Werte, die nicht als Zahlen formatiert waren und deshalb nicht mitgerechnet wurden, oder Währungsfehler – wie bei dem Fall, als überraschend ein Angebot in Pfund gewann, weil ein unaufmerksamer Kollege es ohne Umrechnung in Euro in die Tabelle kopiert hatte.

2004: Erste E-Auktionen und Sourcing-Software

Seit 1998 bis 2004 hat sich in meinem Einkaufsleben im Grunde nicht allzu viel verändert. Ich wechselte in Unternehmen, die über ein fantastisches Einkaufs-Know-how verfügten, deren Prozesse aber noch auf dem Niveau des frühen Computerzeitalters lagen – die meisten Einkäufer lebten weiterhin im Dreieck E-Mail–Excel–Word.

Der Gipfel der Raffinesse waren elektronische Bestellanforderungen, Pivot-Tabellen und die ersten E-Auktionen. In einigen Unternehmen, etwa bei großen Playern der Automobilindustrie, begannen E-Auktionen bereits die ersten Millioneneinsparungen zu bringen, doch der Rest betrachtete sie mit einem gewissen Misstrauen.

Ich erinnere mich, wie ich 2004 zu einem Vorstellungsgespräch bei einem der größten Akteure der Bahnindustrie eingeladen war, und der Leiter des globalen Einkaufs mich fragte, ob ich schon von E-Auktionen gehört hätte – denn sie rechneten damit, diese innerhalb von zwei bis drei Jahren einzuführen! Vielleicht.První e-aukce jsem zažil v roce 2002 a první sourcingový software v roce 2004 – a byl to vlastně pokus z vlastní zahrádky. Náš management usoudil, že nákupní software je vrchol sofistikovanosti nákupu a musí se vyrobit na míru. A protože jsme měli bezedné kapsy, naprogramovali jsme si ho sami. Upřímně, byl hrozný a každý nákupčí se musel psychicky připravit na hodinku denně, kdy se systémem pracoval. Neohrabaný, složitý, neintuitivní. Ale byl to začátek cesty, který vedl k přiznání vlastní chyby a nákupu pořádného software (protože nákupčí s tím původním prostě odmítali pracovat). Zatímco my jsme experimentovali, firmy jako Procter & Gamble nebo Unilever už v té době začínaly plošně využívat profesionální e-sourcingové platformy a dosahovaly díky nim nejen úspor, ale také transparentnosti a dokonce řízení dodavatelů, o kterém jsme ve firmě zatím jen vášnivě diskutovali.

2005: Strategischer Einkauf und „Rückkehr zum Bleistift“

Paradoxerweise kehrte ich, je weiter ich in Richtung „super“-strategischer Einkauf aufstieg, wieder zurück zu Excel, Bleistift und Papier. In den Kreisen der strategischen Einkäufer herrschte die Überzeugung, dass der strategische Einkauf in Form von ausgefeilten Strategien, Verhandlungen mit Schlüssellieferanten, komplexen Verträgen oder partnerschaftlicher Lieferantenentwicklung zu wichtig und zu kompliziert sei, als dass ihn „eine Software erledigen könnte“. Allenfalls ab und zu eine E-Auktion oder ein Tool für das Änderungsmanagement – ansonsten waren das Höchste der Gefühle Auszüge aus dem ERP, komplexe Pivot-Tabellen und verschiedene Vorlagen. Im Gegensatz dazu setzten sich im operativen Einkauf die Technologien schnell durch. Es wurden Kataloge, interne Anfrage-Systeme und erste Workflows für Genehmigungen eingeführt. Wir hingegen erstellten einen „Lieferantenauswahlvorschlag“ für die Managementkommission. Mit anderen Worten: Es war die Zeit, in der sich die Wege zu trennen begannen – der strategische Einkauf blieb bei Excel, während sich das operative Geschäft in eine digitalisierte Umgebung verlagerte.

2009 – 2015: Eine verpasste Chance

Als ich heute auf die digitale Transformation des Einkaufs zurückblicke, bedaure ich am meisten die Jahre 2009–2015. Damals stand ich nämlich in der ersten Reihe und hätte die Prozesse elektronisieren können, so wie ich es wollte. Im Rückblick weiß ich, dass ich Milliarden hätte sparen können – und ich übertreibe wirklich nicht.

👉 Siemens führte bereits 2010 flächendeckend E-Sourcing ein und berichtete dank Zentralisierung und Automatisierung der Prozesse über Einsparungen in Höhe von mehreren hundert Millionen Euro.

👉 Ähnlich begann Škoda Auto in dieser Zeit systematisch E-Auktionen und elektronische Kataloge einzusetzen und konnte damit nicht nur Preise senken, sondern auch den Zyklus von Ausschreibungen um Dutzende Prozent beschleunigen.

Während die Besten fieberhaft digitalisierten und uns jedes Jahr „um ein ganzes Schiff“ davonzogen, sahen wir anderen nur aus der Ferne zu – weil wir oft nicht einmal wussten, wo und wie wir anfangen sollten, und weil wir dem Ganzen häufig mit Misstrauen begegneten.

Doch zurück zu meiner persönlichen Erfahrung: Es gibt keine Entschuldigung dafür, dass ich meine Abteilung damals nicht digital transformiert habe. Ich hätte robuste Prozesse einführen können, die den Einkauf von Serienkomponenten und Ersatzteilen vereinfacht hätten, Informationsverluste über interne Kunden minimiert, überflüssige administrative Tätigkeiten beseitigt – die meine Abteilung regelrecht lähmten – und die Einkäufer für echte Einsparungen und strategische Arbeit freigemacht hätten.

Das Problem war: Ich ahnte nicht, welches Potenzial die Elektronisierung in sich barg. Und selbst wenn ich es gewusst hätte, hätte ich nicht gewusst, wie ich sie in die Praxis umsetzen sollte. Denn ich hatte sie nie am eigenen Leib erlebt – nicht aus der Sicht eines „normalen Anwenders“ oder Mitglieds eines Implementierungsteams.

Einen Teil der Schuld gebe ich auch den Softwareanbietern. Damals nahm ich an keinen Einkaufs­konferenzen teil, weil sie mir wie Selbstbeweihräucherung narzisstischer Einkaufsleiter oder als Marketingvorträge von Firmen vorkamen, die dafür bezahlt hatten. Und in all den Jahren hat mich niemand aktiv angesprochen oder mir eine helfende Hand bei der Einführung angeboten.

Und ich selbst verspürte keinen dringenden Handlungsdruck, weil ich schlicht „nicht wusste, dass ich nichts wusste.“ Das war ein Fehler, den ich mir heute ankreiden muss.

2025: Zweite Chance

Wenn ich heute, im Jahr 2025, in derselben Situation wäre wie 2009, würde ich die Elektronisierung des Einkaufs als einmalige Chance betrachten, mit einem Schritt Lichtjahre nach vorne zu gelangen. Heute muss man nicht mehr lange erklären, warum die Elektronisierung des Einkaufs sinnvoll ist – es gibt Hunderte von Beispielen und Referenzen aus Unternehmen jeder Größe. Hochwertige Einkaufssoftware ist verfügbar, ihre Implementierung ist innerhalb weniger Wochen machbar, und die Anbieter bieten heute nicht nur Technologie, sondern auch Methodik und Unterstützung.

Natürlich war die beste Zeit für die Elektronisierung des Einkaufs vor zwanzig Jahren. Aber die zweitbeste Zeit ist heute. Wenn Sie zögern, stellen Sie sich eine einfache Frage: Was werden Sie sich in zehn Jahren vorwerfen, dass Sie es nicht getan haben, obwohl Sie es hätten tun sollen? Die Erfahrung zeigt, dass wir am meisten die Dinge bereuen, die wir nicht getan haben, obwohl wir sie hätten tun sollen.

Schlusswort?

Eines ist sicher: Ein endgültiger Abschluss ist nicht in Sicht. Wir stehen bereits vor der nächsten Revolution der digitalen Transformation im Einkauf – diesmal in Form von Künstlicher Intelligenz (AI). Und wie so oft werden die Vorreiter, die es schaffen, diese Technologie sinnvoll einzusetzen – trotz vieler Versuche und Irrtümer – einen klaren Wettbewerbsvorteil erzielen. Die Nachzügler hingegen laufen Gefahr, noch weiter zurückzufallen oder sogar gänzlich vom Markt überrollt zu werden.

🚀 Mein Wunsch an Sie: Nutzen Sie die heutigen Möglichkeiten der Elektronisierung, um Ihre aktuelle Situation radikal zu verbessern. Und steigen Sie rechtzeitig in den Zug der AI-gestützten Einkaufsprozesse ein – denn hier liegt die Chance, die eigene Zukunft fest in den Händen zu halten.