Purchasing compliance

Purchasing compliance

Die Einhaltung der Vorschriften für den Einkauf wird in der Regel als Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorschriften, Verfahren und Richtlinien für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen definiert. Mit anderen Worten: Mit der Einkaufs-Compliance messen wir die Einhaltung interner und externer Vorschriften und Standards bei der Durchführung von Einkaufsvorgängen, von denen die wichtigsten sind:

Einhaltung externer Vorschriften und Normen: z.B. Vergaberecht, Verbraucherschutz, geistiges Eigentum, Datenschutz und andere externe Vorschriften, die direkt oder indirekt mit dem Beschaffungsprozess zusammenhängen.

Einhaltung der internen Einkaufsrichtlinien: d.h. Einhaltung der festgelegten Verfahren für die Auswahl von Lieferanten, die Genehmigung von Einkäufen, die Einhaltung finanzieller Grenzen und anderer interner Regeln der Organisation.

Transparenz und ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen: d.h. klare Dokumentation aller Beschaffungsaktivitäten und Gewährleistung eines Prüfpfads, Transparenz der Prozesse und der Entscheidungsfindung.

Risikokontrolle: Dazu gehören die Identifizierung und das Management von Lieferantenrisiken, finanziellen Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften und unausgesprochenen Risiken wie Korruption, unethisches Verhalten usw.

Audit-Prozesse: Regelmäßige Kontrollen und Audits dienen dazu, die Einhaltung festgelegter Regeln zu überprüfen und Bereiche zu ermitteln, in denen Verstöße auftreten können.

Für das aktive Compliance-Management gibt es einfache Regeln und bewährte Verfahren:

(1) Wenn Sie das Risiko als wenig bedeutsam und folgenschwer einschätzen, sollten Sie die operative Effizienz der aktiven Risikobeseitigung oder dem Risikotransfer vorziehen.

(2) Umgekehrt sollten Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit oder schwerwiegenden Folgen proaktiv angegangen werden, mit aggressiveren Maßnahmen, um sie zu beseitigen. So kann beispielsweise die Möglichkeit eines Lecks in den Kundendaten schwerwiegende Folgen haben (Verstoß gegen die DSGVO)

(3) Planung regelmäßiger Audits des gesamten Einkaufszyklus, d.h. Überprüfung aller Dokumente und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Einkauf, Bewertung bestehender Verfahren und Richtlinien, Bewertung von Lieferantenbeziehungen und Lieferantenrisiken sowie aller Hinweise auf illegales oder unethisches Verhalten.

(4) Erstellen Sie eine Liste der zugelassenen Lieferanten. Anhand dieser Liste können Sie schnell sichere Lieferanten ermitteln, mit denen Sie bereits Erfahrung haben oder die ausreichend geprüft wurden. Dadurch wird der Einkaufsprozess beschleunigt und die Einhaltung der internen Richtlinien gewährleistet.

(5) Wenn Sie ein multinationales Unternehmen sind, sollten Sie das richtige Gleichgewicht zwischen zentralem und dezentralem Einkauf finden. Ein zentraler Einkauf bietet eine bessere Kontrolle und verringert die mit dem Einkauf verbundenen Risiken. Andererseits verleiht der dezentrale Einkauf den Abteilungsleitern mehr Befugnisse, was die Prozesse beschleunigen kann. Ziehen Sie auch einen hybriden Ansatz in Betracht, der die Vorteile beider Ansätze vereint, aber auch hier relativ teuer ist.

(6) Einsatz von Software-Tools zur Verbesserung der Einhaltung von Einkaufsprozessen und -aktivitäten: Procure-to-pay, Supplier Relationship Management (SRM), Sourcing, Risikomanagement usw.

(7) Festlegung klarer Beschaffungsrichtlinien und -verfahren, die Richtlinien für die Auswahl von Lieferanten, die Kaufgenehmigung, die Finanzierung, die Einhaltung von Vorschriften und andere wichtige Aspekte des Beschaffungsprozesses enthalten.

(8) Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf das Risiko von Lieferanten, den Prozess der Einkaufsgenehmigung und wichtige Vorschriften.

(9) Rüsten Sie sich mit den geeigneten Instrumenten aus: Verwenden Sie spezielle Software-Tools und -Systeme für die Verwaltung von Lieferanten, die Verfolgung von Einkaufsprozessen und Prüfpfaden. Wir haben bei der Programmierung und Definition der Promiteo-Architektur großen Wert auf Compliance gelegt und verstärken diesen Aspekt ständig. Bei der Compliance gilt zu 100 %, dass das Glück den Vorbereiteten hold ist.