Vorteile eines effizienten Einkaufsprozesses

Vorteile eines effizienten Einkaufsprozesses

Manager sind buchstäblich allergisch gegen schwülstige Marketingbotschaften, die Wunder auf der Stelle versprechen, das Unmögliche innerhalb von drei Tagen und einen perfekt abgewickelten Firmeneinkauf innerhalb von spätestens einer Woche, was sich sofort in Einsparungen von W% beim Kaufpreis, X% bei den Verwaltungskosten, Y% bei der eingesparten Zeit, Z% bei der verbesserten Qualität niederschlägt, und mir gehen die Buchstaben für das nächste Abrakadabra aus.

Wir haben daher beschlossen, die realen Erfahrungen der Nutzer der Promitea-Shopping-Software zu untersuchen. Der Klarheit halber stellen wir auch den Kontext dar, in dem das Ergebnis erzielt wurde:

Ein Kosmetikhersteller konnte die Kosten für den Ausschreibungsprozess um 45 % senken, und zwar durch vorkonfigurierte Vorlagen (alles wird konfiguriert, und dann klickt der Einkäufer auf „Vorhandene Vorlage verwenden“), die elektronische Auktion und den Softwarevergleich von Lieferantenangeboten (der Einkäufer kann wählen, ob er das beste Angebot global oder Zeile für Zeile auswählen möchte) sowie die computergestützte Genehmigung der Lieferantenauswahl und Kommunikation mit den Lieferanten. Der nächste Schritt wird die Verknüpfung von Promiteo mit der Unternehmenssoftware sein, so dass Beschaffungsanfragen und -ergebnisse automatisch miteinander verknüpft werden und den Einkäufern zusätzlicher Verwaltungsaufwand erspart bleibt.

Geeigneter Kontext: immer dann, wenn Sie eine große Anzahl sich wiederholender oder ähnlicher Beschaffungsvorgänge durchführen (z. B. verschiedene Arten von Etiketten). Umgekehrt sind die Einsparungen bei großen, strategischen Ausschreibungen vernachlässigbar, bei denen die Verwaltung einen vernachlässigbaren Teil der Aktivitäten des Einkäufers ausmacht (im Vergleich zu Marktforschung, Spezifikationsabstimmung, Innovation, Verhandlungs- und Implementierungsphase).

Der Lebensmittelbetrieb schätzt die langfristigen Preiseinsparungen auf 5 bis 12 %, je nach Ware, und misst die Einsparungen anhand der tatsächlichen Marktpreise. Die Einsparungen ergeben sich aus einem guten Beschaffungsmarketing (alle anstehenden Ausschreibungen werden auf dem Beschaffungsportal veröffentlicht und neue Lieferanten können sich registrieren lassen), aus einer gut durchdachten E-Auktion, die den Konkurrenzkampf zwischen den Lieferanten ausnutzt, aus einer gut durchdachten Ausschreibungsstrategie, die mehrere Runden umfassen und multikriteriell sein kann (d. h. nicht nur der Einkaufspreis wird verglichen, sondern auch die Betriebskosten und Zahlungsbedingungen). d. h. es wird nicht nur um den Kaufpreis gekämpft, sondern auch um die Betriebskosten, die Zahlungsbedingungen usw.) und die Beseitigung von „Nicht-Standard-Verhalten“ (durch das Protokoll kann der Manager sehen, wer, wann und welche Änderungen an den Angeboten vorgenommen hat und kann daher rechtzeitig reagieren).

Geeigneter Kontext: Die Einkaufskategorie ist noch nicht optimiert, der Markt hat sich verändert (Preisbewegung, neuer Anbieter), die Kategorie ist für aggressive Preisverhandlungen geeignet. Besonders gute Ergebnisse werden in der Regel bei Dienstleistungen erzielt. Andererseits sind die finanziellen Einsparungen bei langfristig eingekauften und fein abgestimmten Kategorien minimal (egal, was die Softwareanbieter sagen), und man muss sie sich durch inkrementelle Verbesserungen und Innovationen erarbeiten

Das Industrieunternehmen schätzt, dass die vollständig computergestützte Beschaffung 60 % der Zeit der Einkäufer einspart. Der ursprüngliche Ausschreibungsprozess sah wie folgt aus: eine Kaufanfrage erhalten, technische Dokumente hochladen, Ausschreibungsdokumente und Angebotsanfragen per E-Mail an alle Lieferanten senden, die Frist für die Abgabe von Angeboten im Auge behalten, Lieferanten anrufen und sie zur Abgabe von Angeboten auffordern, Angebote in Excel vergleichen, Lieferanten anrufen und über den Preis verhandeln, zur Genehmigung an den Chef schicken, den Chef auffordern

Neuer Prozess mit Promitea: Kaufanfrage erhalten, Ausschreibungsvorlage auswählen, Unterlagen beifügen, System überwacht Fristen und erinnert Lieferanten, System vergleicht Angebote, Einkäufer führt abschließende Verhandlungen oder aktiviert E-Auktion, leitet Empfehlung automatisch an Chef weiter, der abwählt.

Geeigneter Kontext: immer. Es gibt kein Argument dafür, die Zeit der Einkäufer mit administrativen Tätigkeiten zu verschwenden. Nutzen Sie ihre Zeit für Aktivitäten, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Und wenn sie das nicht können, ist es nicht ihre Schuld, weil sie nie die Zeit dazu hatten - schulen Sie sie und zeigen Sie ihnen, wo das Geld im Einkauf wirklich steckt.

Die vorangegangenen Beispiele zeigen, dass die Informatisierung des Einkaufsprozesses große Einsparungen bringt. Wie hoch die Einsparungen sind, hängt vom Stand Ihres derzeitigen Einkaufsprozesses ab. Der Kunde kauft nie eine Einkaufssoftware, sondern eine Lösung für ein konkretes Einkaufsproblem, die zu spürbaren Einsparungen führen muss. Rufen Sie uns an und lassen Sie uns darüber sprechen, ob Promitea die richtige Lösung für Ihren Unternehmenseinkauf ist.