Wie viel lässt sich durch einen guten Einkaufsprozess einsparen?

Wie viel lässt sich durch einen guten Einkaufsprozess einsparen?

Am Ende der Präsentation vor der Geschäftsleitung, bei der ich die Vorteile einer kleinen Investition in die Optimierung des Einkaufsprozesses verteidigen musste, konnte es der Vertriebsleiter nicht mehr ertragen: „Hören Sie auf, als wir ein CRM wollten, das mindestens eine Null mehr kostet als dieses SRM, haben wir nicht darüber diskutiert, ob wir es wirklich brauchen und ob der ROI schnell genug ist. Unsere Kunden haben alle diese Portale. Und weil sie keine Idioten sind und weil wir hoffentlich auch keine Idioten sind, brauchen wir es.“

Diejenigen, die keine so aufgeklärten Verbündeten haben, finden in dem Artikel konkrete Zahlen. Ich persönlich bin auch froh, dass der Artikel nicht behauptet, dass Einsparungen universell sind, sondern immer den Kontext nennt, in dem sie funktionieren.

Meine persönliche Erfahrung in Bezug auf Prozesseinsparungen ist sogar noch dramatischer. Das liegt daran, dass die digitale Transformation des Einkaufs die Einkäufer dazu zwingt, darüber nachzudenken, wo das Geld im Einkauf steckt und wie man es erreichen kann. In meinem Unternehmen haben wir beispielsweise überlegt, wie wir die Rohstoffpreise optimieren können, aber wir haben uns darauf konzentriert, die Anzahl der Bestellungen zu reduzieren, denn ein Bestellzyklus kostete uns etwa 50 Euro pro Bestellung. In einem ersten Schritt setzten wir uns ein Ziel von 3.000 Bestellungen pro Monat auf 2.000. In Zusammenarbeit mit den Lieferanten haben wir:

• Für einen Vorgang stellten sie auf einen Rückruf um und erstellten am Ende des Monats einen Stapelauftrag und eine Rechnung nach der Copy-Paste-Methode der Rückrufliste (Reduzierung um 200 Bände/Monat),
• Wir haben einen automatischen Abgleich im e-Katalog für kleine Abfüllungen (150 Stück pro Monat) geschaffen,
• für Dienstleistungen haben wir begonnen, kleine Abweichungen von der Bestellung, die einen automatischen Abgleich verhinderten und die auf wundersame Weise verschwanden, zu verfolgen und zurückzuweisen ...

Das alles war keine Raketenwissenschaft, sondern eine monatliche Einsparung von 50.000 € an Verwaltungskosten.

Und nur so zum Spaß: Ein Kollege aus unserem Schwesterwerk hat uns ziemlich unverblümt der Manipulation bezichtigt, weil wir nichts sparen, wenn diese Leute dort bleiben. Unser Werksleiter fragte ihn also, wie viel Zeit er jeden Tag damit verbringt, Rechnungsdifferenzen zu prüfen und abzuzeichnen. Er sagte, nicht mehr als eine halbe Stunde, und dass er froh darüber sei, weil er so den Überblick behalten könne, was im Unternehmen eingekauft werde. Damit war das Thema für das Management abgeschlossen.