Was passiert, wenn der Einkauf sich nicht auf Daten stützt, sondern ausschließlich auf Erfahrung?

In den meisten Einkaufsabteilungen prallen zwei Welten aufeinander.

Auf der einen Seite stehen erfahrene Einkäufer, die auf Basis von Gefühl und Intuition entscheiden – weil sie „das schon hundertmal erlebt haben“ und weil es keinen Sinn macht, sich in Analysen zu verlieren, nach dem Motto: „Man muss einem Adler nicht beibringen zu fliegen.“ Auf der anderen Seite stehen Einkäufer, die von den Ersteren spöttisch als „Tabellenmenschen“ bezeichnet werden – sie schwören ausschließlich auf Fakten und wollen Entscheidungen nur auf Grundlage objektiver Daten treffen. Beide Ansätze haben ihren Wert und ihren Platz im Einkauf.

Intuition und Praxis sind starke Werkzeuge im Einkauf und haben sich vor allem in unsicheren und schnelllebigen Umfeldern bewährt – dort, wo der Schlüssel zum Erfolg darin liegt, „unter den richtigen Stein zu schauen“, sich im Chaos zurechtzufinden und die richtigen Entscheidungsmuster zu erkennen. Anders gesagt: Es gibt Situationen, in denen „Erfahrung durch nichts zu ersetzen ist“.

Auf der anderen Seite gibt es viele Einkaufssituationen, in denen Intuition und Praxis einfach nicht funktionieren – weil vergangene Erfahrungen keinerlei Orientierung für zukünftige Entscheidungen liefern. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass eine neue Technologie auf den Markt kommt. Und plötzlich sprechen wir in einer Warengruppe, in der sich die Lieferanten bisher nur um 5 % unterschieden und 10 % Einsparung ein großer Erfolg waren, dank dieser neuen Technologie auf einmal von 80 % Rabatt.

Leider können „Routine-Einkäufer“ solche grundlegenden Marktveränderungen ohne hochwertige Daten leicht verschlafen, während „Tabellenmenschen“ sie sofort erkennen. Anders gesagt: Verlässliche Daten schaden nie. Ohne Daten erliegen Einkäufer schnell dem Gefühl „Diesen Markt und die Preise kenne ich wie meine Westentasche“, übersehen reale Einsparpotenziale, bleiben „aus Gewohnheit“ bei denselben Lieferanten und begründen ihre Entscheidungen eher mit Bauchgefühl als mit Fakten. Und das ist in Zeiten von Kostendruck, Transparenzanforderungen und Geschwindigkeit ein immer größeres Risiko.

Ein datenbasierter Einkauf bedeutet nicht, Erfahrung zu negieren – im Gegenteil.

Erst die Kombination aus beidem gibt Einkäufern echte Stärke:

📊 bessere Argumente in Verhandlungen und die Fähigkeit, effektiv auf Basis von Fakten und Daten zu verhandeln,

📊 die Fähigkeit, Preis- und Risikotrends vorherzusehen und angemessen darauf zu reagieren,

📊 messbare Ergebnisse zu erzielen und verständlich zu reporten – Ergebnisse, die auch vor Menschen bestehen, die Einsparungen im Einkauf für nicht belegbar halten.

Moderner Einkauf bedeutet nicht, „alles im Kopf zu haben und aus dem Bauch heraus richtig zu entscheiden“. Es bedeutet, Daten als Grundlage zu nutzen – und Entscheidungen dann von Menschen mit Erfahrung und geschulter Intuition treffen zu lassen.

Wie ist das bei euch im Einkaufsteam? Überwiegen Erfahrung, Daten – oder die Kombination aus beidem? 👇