Erstellen Sie einen Business Case für E-Procurement in Ihrer Organisation

Erstellen Sie einen Business Case für E-Procurement in Ihrer Organisation

Top-Manager sind rationale Menschen, die sich nicht von Luftschlössern und unklaren Vorteilen beeindrucken lassen. Mit anderen Worten: Der Antragsteller muss nachweisen, dass E-Procurement keine Kosten verursacht, sondern eine Investition ist, die einen klaren und hohen Ertrag bringt. In diesem Artikel geben wir Ihnen daher einen einfachen Leitfaden an die Hand, mit dem Sie den Nutzen von E-Procurement für das Unternehmen nachweisen können, d. h. den Geldbetrag, den die Einführung von E-Procurement dem Unternehmen tatsächlich einbringt.

E-Procurement - Theorie und Realität

Die elektronische Beschaffung verspricht eine Reihe von Vorteilen: Sie senkt die Einkaufspreise durch bessere Transparenz, bringt Einsparungen durch effizientere Prozesse (schnellere Genehmigungen, weniger Fehler, Automatisierung von Routineaufgaben) und stärkt die Compliance (Minimierung von Korruptionsrisiken, Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und Verfahrensanforderungen).

Diese Vorteile sind seit mindestens 25 Jahren bekannt, und doch zögern viele Unternehmen noch immer, den elektronischen Einkauf zu vertiefen. Warum eigentlich? Der Grund liegt oft darin, dass es keine klare Möglichkeit gibt, diese Vorteile tatsächlich zu messen, ihren Wert gegenüber dem Management zu verteidigen und zu beweisen, dass die elektronische Beschaffung nicht nur ein weiteres IT-Projekt ist, sondern eine strategische Veränderung mit echten Auswirkungen auf das Geschäft.

Man sollte meinen, dass jemand, der das liest, sofort ins Trudeln gerät und nach einer Möglichkeit sucht, das Geld, das buchstäblich auf dem Boden liegt, so schnell wie möglich aufzutreiben. Ein Seufzer des Einkaufsleiters eines Bauunternehmens holt uns jedoch schnell wieder auf den Boden der Tatsachen zurück: Der Direktor ließ mich nicht einmal ausreden: „Aber wir haben doch den gesamten Einkauf in ERP.“ Ja, das haben wir, aber ERP ist kein E-Procurement. ERP deckt nur einige Prozesse wie Anforderungen, Genehmigungen, Auftragserstellung und Lieferanteninformationen ab. Aber der Rest wird immer noch auf die altmodische Art und Weise erledigt - Anfragen per E-Mail und Angebotsvergleiche in Excel, kein Category Management, kein Tool für effektive Verhandlungen, die Lieferantenbewertung haben wir auf dem Schoß und niemand aktualisiert sie. Ganz zu schweigen von der Zeit, die die Mitarbeiter mit der manuellen Übertragung von Daten verbringen.

Als ich ihm das erkläre, schaut er mich skeptisch an: „Und wie viel werden wir real einsparen? Als ich mit nichtpreislichen Einsparungen argumentiere, wie Zeitersparnis, bessere Kontrolle, weniger Fehler, sagt er, das sei ja alles schön und gut, aber er müsse es in Geld beziffern. Und dann kommt der letzte Einwand: „Wir werden in zwei Jahren sowieso auf ein neues ERP-System umsteigen“, also werden wir noch zwei Jahre lang ineffizient arbeiten. Dazu will er nichts sagen, weil es für ihn kein echtes Geld ist. Er hat nicht das Gefühl, dass wir jetzt Geld verlieren, er vermisst es nicht.

Die Frage ist nun, was man dagegen tun kann. Wenn mir kein besseres Argument einfällt, werde ich nicht weitermachen.

Vorteile einer besseren e-Beschaffung

Wenn die e-Beschaffung überhaupt eine Chance haben soll, genehmigt zu werden, müssen wir einen überzeugenden Business Case erstellen, der die Auswirkungen auf das Endergebnis der Organisation klar aufzeigt. Der Schlüssel zu einem guten Geschäftsszenario ist die Konzentration auf vier miteinander verknüpfte Faktoren - Effizienz, Effektivität, Innovation und Einhaltung der Vorschriften (siehe Tabelle).

Faktor	Profit	Reflexion in der Wertungsliste
Effizienz	Gleiche Arbeit in kürzerer Zeit, mit weniger Aufwand und weniger Fehlern	Geringere Personalkosten, geringere Fehlerquoten und geringere Reparaturkosten.
Wirksamkeit	Bessere Einkaufsqualität, bessere Preise und Bedingungen	Niedrigere Stückkosten, besserer Cashflow, höhere Qualität.
Innovation	Mehr und bessere Innovationen dank Einkaufs-Know-how	Höhere Verkaufspreise, niedrigere Kosten, höherer Umsatz aufgrund einer schnelleren Markteinführung.
Compliance	Einhaltung der Vorschriften, Transparenz und Kontrolle	Höherer Umsatz mit Kunden, die auf die Einhaltung von Lieferanten achten, geringere Bußgelder für die Nichteinhaltung von Regeln und Gesetzen, Beseitigung von Verlusten aufgrund von Korruption, niedrigere Kreditzinsen für ESG-konforme Unternehmen.

Effizienz: die gleiche Arbeit in kürzerer Zeit, mit weniger Aufwand und weniger Fehlern

Die elektronische Beschaffung steigert die Effizienz durch die Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung von Aufgaben, die andernfalls eine manuelle Bearbeitung und Neuschreibung bereits erstellter Daten erfordern. Die Genehmigung von Anforderungen, das Versenden und Vergleichen von Angeboten, die Erstellung von Bestellungen, die Verfolgung von Vertragsbedingungen, die Bewertung von Lieferanten - all dies wird schneller und fehlerfrei erledigt.

Auswirkungen auf den Einkauf: mehr Arbeit in kürzerer Zeit, geringere Verwaltungskosten, weniger Arbeitsstunden für operative Aufgaben und Freisetzung von Kapazitäten im Einkaufsteam für strategische Aufgaben.

Auswirkungen auf das Endergebnis: geringere Personalkosten, geringere Fehlerquoten und Kosten für deren Behebung.

Wirksamkeit: bessere Einkaufsqualität, bessere Preise und Bedingungen

E-Procurement bedeutet systematisches Category Management, bessere Daten für Verhandlungen und Entscheidungen, stärkere Kontrolle über Lieferanten und Einkaufsprozesse. Unternehmen mit fortschrittlichen Beschaffungssystemen erzielen bessere Preise und Konditionen dank Analysetools, automatisierter Verhandlungen und verstärktem Wettbewerb unter den Lieferanten.

Auswirkungen auf den Einkauf: bessere Prozesse und Schätze, mit denen gearbeitet werden kann, die Möglichkeit, mehr Aktivitäten mit größerem Mehrwert durchzuführen, mehr Kontrolle über die Einkaufsaktivitäten.

Auswirkungen auf das Endergebnis: niedrigere Stückkosten, besserer Cashflow, höhere Qualität.

Innovation: mehr und bessere Innovationen dank des Einkaufs-Know-hows

Moderne E-Procurement-Tools erleichtern die Einbindung interner Kunden und Lieferanten in den Einkaufsprozess. Dank besserer Daten können wir Bereiche mit hohem Innovationspotenzial, neue Technologien, effizientere Materialien, Produkte und Verfahren leichter ermitteln.

Auswirkungen auf die Beschaffung: schneller, billiger, besser, d. h. mehr Innovation, mehr Einsparungen, ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.

Auswirkungen auf das Endergebnis: höhere Verkaufspreise, niedrigere Kosten, höherer Umsatz aufgrund der kürzeren Markteinführungszeit.

Compliance: Einhaltung der Vorschriften, Transparenz und Kontrolle

Die elektronische Beschaffung gewährleistet, dass die Prozesse in Übereinstimmung mit den Unternehmensregeln und den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt werden, wodurch das Risiko von Betrug und Korruption sowie von nicht genehmigten Einkäufen verringert, die Einhaltung der Vertragsbedingungen durchgesetzt und die Kontrolle und Transparenz des Einkaufs erhöht wird.

Auswirkungen auf den Einkauf: Standardisierung, Einhaltung der Vorschriften, Transparenz und Überprüfbarkeit.

Auswirkungen auf das Endergebnis: mehr Umsatz mit Kunden, die auf die Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten achten, geringere Geldstrafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften und Gesetzen, Beseitigung von Verlusten aufgrund von Korruption, niedrigere Kreditzinsen für ESG-konforme Unternehmen.

Business Case für die Vertiefung der E-Procurement

In dem von uns untersuchten Unternehmen erstellte der Einkaufsleiter den folgenden Business Case für das Top Management:

Es ist an der Zeit, die elektronische Beschaffung auf die nächste Stufe zu heben! Tests an realen Ausschreibungen zeigen deutlich, dass die Digitalisierung der Beschaffung nicht nur eine kosmetische Wohlfühlverbesserung ist, sondern einen großen Nutzen für das Endergebnis bringt. Die Automatisierung des Katalogeinkaufs und des Angebotsmanagements spart hunderte von Stunden pro Jahr, die für strategische Aufgaben genutzt werden können. Ein durchdachtes Ausschreibungsmanagement mit Hilfe von Kriterienkatalogen und E-Auktionen bringt uns spürbare Einsparungen gegenüber den derzeitigen Verhandlungen mit den Lieferanten und dem Risiko, bei einer Ausschreibung etwas zu übersehen. Gezielte Zusammenarbeit mit Lieferanten bei Innovationen bedeutet Kostensenkungen in Millionenhöhe! Gegenwärtig verfügen wir nicht über die Instrumente, um systematisch mit den Lieferanten an Innovationen zu arbeiten. Gleichzeitig garantieren wir mit der Software ein höheres Maß an Compliance, achten auf Informationsverluste und vermeiden unnötige finanzielle Verluste, die mit einem inkonsistenten Vertragsmanagement und unzureichender Lieferantenleistung verbunden sind. Der Gesamtnutzen von 2,85 Mio. CZK pro Jahr allein bei den durchgeführten Ausschreibungen ist eine Zahl, die wir nicht ignorieren können.

Die Tabelle fasst die vier wichtigsten Vorteile der elektronischen Beschaffung und die geschätzten Einsparungen zusammen, die sich ergeben, wenn wir die Software systematisch einsetzen. Warnung! Die Software ist nur ein kluger Helfer und Berater, die Einsparungen müssen wir uns als Unternehmen selbst erarbeiten.

Faktor	Beschreibung	Jährlicher finanzieller Nutzen durch den Test (CZK)	Geschätztes Potenzial nach der gleichen Logik (CZK)
Effizienz	Automatisierung des Katalogeinkaufs und Beschleunigung der Anfragenverwaltung - 76% Zeitersparnis, insgesamt 30 Stunden pro Monat bei 600 CZK pro Stunde.	216.000	600.000
Wirksamkeit	Nutzung der Demoversion und Implementierung von Mehrklassenausschreibungen und E-Auktionen, Einsparung gegenüber dem Standard 160.000 CZK pro Ausschreibung.	160.000	8.500.000
Innovation	Alternative Material- und Transportoptimierung in Absprache mit dem Lieferanten - Einsparung von 200.000 CZK pro Monat.	2.400.000	32.000.000
Compliance	Eine Prüfung der Vertragsbedingungen ergab, dass die Zahlungsbedingungen schlecht waren, was zu einer Zinsersparnis von etwa 70.000 CZK führte.	70.000	4.000.000
Insgesamt	Jährlicher Gesamtbeitrag	2.846.000	45.100.000

In den folgenden Abschnitten wird jeder Test im Detail beschrieben. Wir haben Beispiele ausgewählt, die unseren üblichen Ausschreibungen und Tätigkeiten entsprechen. Wir stellen außerdem fest, dass die Einhaltung der Vorschriften für den Einkauf derzeit in einem katastrophalen Zustand ist und wir uns schnell auf die Anforderungen der Innenrevision und vor allem der Kunden einstellen müssen.

📌 Effizienz: Automatisierung und Prozessgeschwindigkeit

Auf der Grundlage der Demo und der Testausschreibung werden wir durch die Automatisierung des Katalogeinkaufs und die Beschleunigung des Anfrageprozesses 76 % der Zeit einsparen, die das Einkaufsteam jeden Monat für diese Aufgaben aufwendet. Anstatt mühsam nach Lieferanten zu suchen, Bestellungen manuell aufzugeben und Angebote manuell zu vergleichen, wurden die Prozesse digitalisiert, wodurch 30 Stunden pro Monat eingespart werden. Bei einem internen Stundensatz von 600 CZK bedeutet dies eine jährliche Einsparung von 216.000 CZK. Wir erwarten weitere erhebliche Prozesseinsparungen für interne Kunden, wenn wir die Software auf alle Kunden ausweiten.

📌 Wirksamkeit: bessere Ausschreibungen und Kosteneinsparungen

Die Demoversion des E-Procurement-Tools ermöglichte eine Ausschreibung mit mehreren Runden und eine E-Auktion, die zu deutlich besseren Ergebnissen führte als das Standardverfahren. Dank des transparenteren Wettbewerbs, des höheren Preisdrucks und des besseren Wettbewerbs zwischen den Anbietern konnte eine Einsparung von 160.000 CZK pro Ausschreibung erzielt werden. Wir glauben, dass wir bei allen anderen Ausschreibungen ein ähnliches Ergebnis erzielen werden, wobei wir davon ausgehen, dass die absoluten Einsparungen im Laufe der Zeit rasch abnehmen werden. In den ersten Jahren erwarten wir, dass die Neuausschreibung große Einsparungen bringen wird.

📌 Innovation: alternative Materialien und effizienterer Transport

Ein Test der Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten zur Optimierung des Materialeinsatzes und der Logistik durch die Module „Lieferantenentwicklung“ und „Pflichtenheft“ hat erhebliche Vorteile erbracht. Durch die Identifizierung alternativer Materialien mit einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis und die Optimierung des Transports konnten die monatlichen Kosten um 200.000 CZK gesenkt werden. Dies bedeutet einen jährlichen Nutzen von 2.400.000 CZK, was sich direkt in einer Senkung der Gesamtbetriebskosten des Unternehmens niederschlägt. Wir sollten den gleichen Ansatz bei allen anderen Lieferanten verfolgen und versuchen, Kategorien zu optimieren, für die wir sonst keine Zeit haben.

📌 Compliance: Prüfung der Vertragsbedingungen und Minderung der finanziellen Risiken

Eine detaillierte Überprüfung der Verträge und eine Prüfung der Zahlungsbedingungen über das Modul „Vertragsmanagement“ ergab, dass die Fälligkeitstermine der Rechnungen im Vergleich zum Vertrag schlecht festgelegt waren. Durch die Anpassung dieser Bedingungen und eine bessere Kontrolle der Zahlungsströme konnten die Zinskosten um 70 000 CZK pro Jahr gesenkt werden. Dank der elektronischen Beschaffung konnten wir eine eingehende Prüfung von Lieferanten und Verträgen durchführen und weitere Verschwendung und Risiken aufdecken.

📌 Nächste Schritte

Um diese Vorteile zu nutzen, brauchen wir nicht zu warten. Wir bitten daher um die Genehmigung des Budgets durch die Geschäftsleitung, damit wir sofort mit der Nutzung der Software beginnen können. Eine tiefere Integration in das ERP-System, um alle Vorteile zu nutzen, kann auf die zweite und dritte Phase verschoben werden.

Allgemeine Regeln für die Vorbereitung eines E-Procurement Business Case

Lassen Sie uns abschließend noch einige goldene Regeln für die Ausarbeitung von Investitionsvorschlägen für die Unternehmensleitung in Erinnerung rufen. Dies ist keine Raketenwissenschaft, aber viele Einkaufsleiter machen ihre Situation unnötig kompliziert, indem sie diese Regeln nicht beachten.

📌 Sprechen Sie eine Sprache, die Manager verstehen

Das Topmanagement interessiert sich nicht für den Komfort der Mitarbeiter oder für technische Details, sondern für die Auswirkungen auf das Geschäft und vor allem auf die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Business Case muss daher auf konkreten Zahlen basieren: Welche konkreten Einsparungen werden erzielt, welche Auswirkungen werden auf das EBITDA sein und wie hoch ist die Kapitalrendite? Untermauern Sie Ihre Behauptungen mit relevanten Daten und übertreiben Sie ein wenig. Andere machen das Gleiche, also seien Sie nicht im Nachteil.

📌 Betonen Sie den strategischen Nutzen

Viele Business Cases konzentrieren sich ausschließlich auf die Vorteile und vergessen, den Vorschlag mit den strategischen Prioritäten des Unternehmens zu verknüpfen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Absicht hat, zu digitalisieren, stehen unsere Türen offen. Ebenso wird ein Unternehmen in Krisenzeiten auf Einsparungen achten. Und in Zeiten des Wachstums geht es um Prozesseffizienz und Flexibilität. Wenn sich Ihr Argument nur auf die Kosten konzentriert, werden sie es als betriebswirtschaftlich und nicht als strategisch wahrnehmen.

📌 Verwenden Sie konkrete Beispiele und Vergleiche

Pauschale Aussagen wecken Misstrauen und Widerstand. Ein Vergleich zwischen heute und morgen gelingt deutlich besser: „Die manuelle Bearbeitung von Angeboten dauert im Schnitt 70 Minuten. Dank E-Procurement übernimmt die Software dies für uns und zeigt uns sogar an, welcher Lieferant für welche Produktlinie der Beste ist, mit dem wir in den abschließenden Verhandlungen zusammenarbeiten werden.

📌 Betonen Sie die Gefahr „business as usual“

Eine der besten Möglichkeiten, das Management zu erschrecken (und zu überzeugen), besteht darin, zu zeigen, wie das Unternehmen aussehen wird, wenn die Änderung nicht vorgenommen wird: „Ohne E-Procurement werden wir mindestens X Millionen CZK pro Jahr verlieren und immer noch hinter den Wettbewerbern zurückbleiben, die E-Procurement bereits implementiert haben.“ Darüber hinaus sind wir dem Prüfungsrisiko unserer Kunden ausgesetzt, die von ihren Lieferanten ein ausgefeiltes ESG-System verlangen.“

📌 Vergessen Sie nicht die schnellen Erfolge (quick wins)

Das Management liebt Projekte, die neben langfristigen Vorteilen auch unmittelbare und sichtbare Ergebnisse bringen. Ein Beispiel: „Wir können den Katalogeinkauf sofort digitalisieren, das spart im ersten Quartal 200 Stunden und minimiert den Karteneinkauf, mit dem wir seit Jahren zu kämpfen haben.“

📌 Finden Sie interne Verbündete

Die Einkaufsabteilung ist möglicherweise nicht der einzige Befürworter des E-Procurement. Wenn wir uns im Vorschlag geschickt die Unterstützung des CFO (für Einsparungen), der internen Revision (für bessere Compliance) oder sogar der IT (einfache Integration dank der Cloud) sichern, erhöhen wir die Chancen auf eine Projektgenehmigung erheblich.

📌 Entwerfen Sie einen EGB-Implementierungsplan

SLP ist ein Akronym für drei Wörter, die alle Manager lieben, wenn es um die Implementierung geht: Einfach, günstig, beliebt. Machen Sie sich nicht die Mühe mit Details wie einem genauen Testplan, Schulungen oder Implementierung. Lieber beruhigt man ihn, wenn alles gut geht und er sich auf die ersten Ergebnisse freuen kann.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Vertiefung des E-Procurement. Und Sie gewinnen mit Promitea einen Partner, der ein tolles Produkt hat, dieses klasse umsetzen kann und durch die Zusammenarbeit mit tollen Anwendern auf Kunden- und Lieferantenseite einzigartiges Know-how im Bereich Einkauf aufgebaut hat.