Intelligente E-Auktionen sind nicht nur eine Frage des Preises

Intelligente E-Auktionen sind nicht nur eine Frage des Preises.

Es geht um Daten, Strategie und fairen Wettbewerb, der zu einem messbaren Ergebnis führt – in diesem Fall 27 % niedrigere Kosten.

📘 Fallstudie: Damit eine E-Auktion mehr bringt als nur finanzielle Einsparungen

Eine elektronische Auktion ist kein Allheilmittel für Einsparungen. Aber wenn sie richtig eingestellt und als eine Runde im Vergabeverfahren eingesetzt wird, kann sie ein sehr starkes Instrument sein.

Illustrieren wir dies am Beispiel der Auswahl eines Anbieters von Reinigungsdiensten für ein großes Betriebsgelände. Der Auftraggeber hat die Spezifikation sorgfältig erarbeitet – sowohl auf Basis vorhandener Daten als auch durch Ideen der Anbieter im Rahmen einer vorgelagerten Marktkonsultation. Um den größtmöglichen Effekt zu erzielen, definierte der Auftraggeber vier Bewertungskriterien:

• Stückpreis für einzelne Reinigungsarten,

• Preisstabilität (in Jahren),

• Zahlungsbedingungen (in Tagen),

• Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln (bestätigt oder abgelehnt).

Alle drei nicht-preislichen Kriterien wurden transparent in Geldwerte umgerechnet. So wussten die Anbieter beispielsweise, dass eine Verlängerung der Preisfixierung um ein Jahr einen Bonus von 5.000 € bedeutet. Ebenso galt: 30 Tage Zahlungsziel ist Standard, und für jede Verlängerung um 30 Tage erhielt der Anbieter einen Bonus von X €.

💻 In der Auktionsumgebung rechnete die Software in Echtzeit um, sodass die Teilnehmer genau sehen konnten, wie sich Änderungen ihrer Bedingungen auf ihr Gesamtangebot auswirkten.

🏁 Ablauf des Wettbewerbs Schritt für Schritt

• In der Vorbereitungsphase nahmen 6 Anbieter teil. Sie besichtigten das Gelände, machten sich mit den Anforderungen vertraut und boten mögliche Verbesserungen an, von denen einige in die Ausschreibungsunterlagen aufgenommen wurden.

• In die erste Auswahlrunde gelangten 5 Anbieter, die ihre Angebote in der geforderten Struktur einreichten.

• Die drei besten wurden in die nächste Runde eingeladen, die als elektronische Auktion durchgeführt wurde. Der Auftraggeber bot den Anbietern eine „Testauktion“ an, um den Ablauf auszuprobieren. Gleichzeitig erklärte er sehr transparent, warum er eine E-Auktion durchführt, wie Fairness und Transparenz sichergestellt werden und wie mit dem Ergebnis umgegangen wird.

• Der Startpreis für jeden Anbieter entsprach seinem Angebot aus der vorigen Runde.

• Die Auktion dauerte 15 Minuten, mit einer automatischen Verlängerung um 2 Minuten, wenn in der letzten Minute ein Gebot abgegeben wurde. Die Teilnehmer sahen das beste Angebot pro Position sowie ihre Gesamtplatzierung.

🧠 Taktik der einzelnen Teilnehmer

• Der aktuelle Anbieter begann relativ hoch und wartete ab. Er reagierte spät, aber aggressiv. Offensichtlich hatte er eine Mindestgrenze, die er nicht unterschreiten wollte – an einem Punkt stoppte er und verbesserte sein Angebot nicht mehr.

• Der ehemalige Anbieter startete mit einem Standardangebot und reagierte dann Schritt für Schritt. Zuerst senkte er den Preis, erst danach nutzte er die nicht-preislichen Kriterien. Seine Absicht war wohl, den Auftrag um jeden Preis zu gewinnen.

• Ein neuer Marktteilnehmer setzte sofort auf Preisreduktion und hielt die Führung, um psychologischen Druck aufzubauen. Auch er hatte eine Mindestgrenze und stieg aus, sobald diese erreicht war.

📉 Ergebnis

• Der Preis sank um 27 % im Vergleich zum besten Erstrundenangebot.

• Gleichzeitig wurden die nicht-preislichen Kriterien maximal berücksichtigt.

• Der Endpreis lag 13 % unter der internen Schätzung des Auftraggebers für einen „fairen Preis“.

🔍 Praxisnutzen

• Bieten Sie nicht nur auf den Preis – wenn Anbieter wissen, dass ökologische Reinigungsmittel oder bessere Zahlungsbedingungen in die Gesamtbewertung einfließen, werden sie ihre Angebote ganzheitlich verbessern.

• Geben Sie den Anbietern Gelegenheit, die E-Auktion vorab zu testen und die Berechnungskriterien zu verstehen. Implementieren Sie Sicherungen im System, die falsche Eingaben verhindern.

• Qualität vor Quantität – drei engagierte Anbieter sind wertvoller als zehn passive. „Glücksschützen“, die nicht lieferfähig sind, gefährden die Glaubwürdigkeit.

• Lernen Sie Ihre Warengruppe und den Markt kennen – Spezifikation und Anbietermotivation müssen sauber vorbereitet sein, das finale Verhandeln kann dann dem Marktmechanismus überlassen werden.

• Probieren Sie neue Ansätze aus – vermeiden Sie Routine und seien Sie nicht vorhersehbar. Kombinieren Sie verschiedene Auktionsarten und Kriterien, erwägen Sie auch die Aufteilung des Auftrags auf mehrere Anbieter, um Wettbewerb zu sichern.

• Rechnen Sie mit abnehmenden Ergebnissen bei wiederholten E-Auktionen.

🔗 Warum Promitea?

Promitea ist nicht nur eine E-Auktionssoftware. Es ist eine komplette Sourcing-Plattform, die ermöglicht:

• Kombination mehrerer Vergaberunden (inkl. Marktkonsultation, Qualifizierung, Verhandlung und E-Auktion),

• Nutzung von Vorlagen: Kriterien werden einmalig festgelegt und Auktionen können mit „einem Klick“ gestartet werden,

• Zugriff auf eine umfangreiche Bibliothek von Preis- und Nicht-Preiskriterien, um Ausschreibungen zu optimieren und Fehler zu vermeiden,

• Einrichtung individueller Umrechnungsformeln von qualitativen Parametern in Punkte oder Geldwerte – selbst oder mit Unterstützung des Promitea-Teams,

• Arbeiten in einer einheitlichen Umgebung, integriert in Ihr ERP-System, mit klarer Struktur und ohne ständiges Wechseln zwischen Tools.