Wo machen die Kollegen aus dem öffentlichen Sektor einen Fehler?

Stellen Sie sich vor, Sie sind Direktor des strategischen Einkaufs und beschaffen Mobilfunkdienste (eine praktisch perfekte Ware) für 300 Franchise-Filialen. Das bedeutet, jede Filiale ist eine separate Organisation, hat etwas unterschiedliche Anforderungen, eine unterschiedliche Anzahl von Mitarbeitern und wird selbst bezahlen.

Sie wählen zwischen drei Möglichkeiten:

(1) Sie lassen jede Organisation die Mobilfunkdienste selbst ausschreiben.

(2) Sie erstellen Standardschablonen, Methodiken und Preisanalysen und lassen jede Organisation die Ausschreibung im Einklang mit diesen Vorgaben durchführen.

(3) Sie zentralisieren das Ausschreibungsverfahren, standardisieren die Pakete, entwickeln eine Strategie, bei der Sie den Auftrag zwischen zwei Bietern aufteilen, z. B. 80 % für den besten Anbieter und 20 % für den zweiten Anbieter. Sie automatisieren die Fakturierung und Zahlungen maximal, geben dem Lieferanten das Ziel vor, den tatsächlichen Bedarf zu verfolgen und die Pakete anzupassen …

Ich persönlich würde bei Mobilfunkdiensten die Option (3) wählen und in drei aufeinanderfolgenden Ausschreibungen vorgehen. Im ersten Schritt würde ich nur zentralisieren, ohne die Anforderungen der Nutzer zu verändern (man möchte sich nicht in Kleinkriegen verlieren) – so habe ich durch Skaleneffekte und die Vermeidung einzelner Ausschreibungen gespart. Im zweiten Schritt habe ich in Zusammenarbeit mit den Anbietern eine detaillierte Hintergrundanalyse durchgeführt, optimiert und standardisiert – dadurch habe ich dank Standardisierung gespart. Im dritten Schritt habe ich mich auf Prozesseinsparungen und Innovationen konzentriert, da ich inzwischen im Team einen Experten aufgebaut hatte, der über den Einkauf von Mobilfunkdiensten mehr wusste als die Anbieter …

Nehmen wir an, dass eine Ausschreibung 20.000 CZK an Verwaltungskosten verursacht (20 Stunden Arbeit des Vergabeverantwortlichen und anderer). Bei 295 Ausschreibungen ergibt sich eine Ersparnis von 6 Millionen pro Jahr. Wenn wir durch Zentralisierung bei den Tarifen 1 % einsparen, sprechen wir von 10 Millionen pro Milliarde. Und wenn wir die Pakete durchschnittlich um 3 % optimieren, können wir mit 30 Millionen Einsparung pro Milliarde rechnen. Große Auftraggeber sparen weniger als kleine …

Für die Lieferanten ist der aktuelle Zustand natürlich bequem, aber stellen Sie sich den Kampf vor, wenn durch meine 80-20-Strategie die Gefahr bestünde, Volumen zu verlieren, weil nur zwei Anbieter übrig bleiben und einer davon nur 20 % erhält. Und in der nächsten Ausschreibung ist wieder alles offen …

Ich glaube, dass wir im öffentlichen Sektor viele solcher niedrig hängenden Früchte haben. Und es ist überhaupt nicht administrativ kompliziert. Zum Beispiel in der Software Promitea, die sich auf den privaten Sektor spezialisiert, gibt es das Modul „Zentrale Beschaffung“, das den Nutzern ermöglicht, ähnlich zentralisierte Ausschreibungen einfach durchzuführen – sogar in mehreren Ländern gleichzeitig. (Die einzelnen Filialen tragen im System ihre aktuellen Anforderungen ein, die Software aggregiert diese zu Paketen und die Lieferanten bieten im Tender Preise pro Paket an – ich persönlich würde hier eine E-Auktion wählen). Der Einkäufer entscheidet dann, ob ein Lieferant gewinnt oder der Auftrag nach Paketen aufgeteilt wird oder sogar ein Paket zwischen mehreren Lieferanten aufgeteilt wird.